De toegevoegde waarde van intern Social Media gebruik

Social Media zit binnen bedrijven in veelal dezelfde fase waarin Excel zich bevond eind jaren tachtig. Toentertijd waren managers erg terughoudend om Excel beschikbaar te stellen aan hun werknemers aangezien zij bang waren dat hun medewerkers hun tijd zouden verdoen met het maken van boodschappenlijstjes of met het bijhouden van de tussenstanden van verschillende sporten. Kortom, eigenlijk zijn we qua managers mentaliteit niet heel erg verandert in de afgelopen 20 jaar. Echter als je je ervan bewust bent dat bedrijven die social media goed benutten een gemiddelde omzet groei doormaken van 18% (ten op zichte van een omzetkrimp van 6% voor bedrijven die geen gebruik maken van social media)…..

…en als je je ervan bewust bent dat de gemiddelde kenniswerker maar 7% van zijn tijd spendeert aan businessprocessen en ruim 80% van zijn tijd bestaat uit activiteiten rondom samenwerken met anderen en kennisactiviteiten. Dan is het op zich heel bijzonder dat managers nu niet staan te dringen om social media toe te willen passen in hun organisatie, niet zozeer voor B2C gebruik, maar puur voor intern gebruik, want daar ligt voor de meeste bedrijven een gigantisch potentieel.

Meetings

Meetings (en met name meetings met meer dan 4 personen) zorgen vaak voor een gigantische tijdsconsumptie, terwijl de waarde die je eruit terugkrijgt soms te wensen overlaat. Zo zag ik dit ook bij een organisatie, die iedere maandagochtend een update meeting had van 2 uur waarin 10 man elkaar bijpraatte wat de afgelopen week was gebeurd. Probleem hierbij was dat deze 2 uur niet voor iedereen continu interessant was en dat het ging om oud nieuws, immers het ging over wat de afgelopen week gebeurd was, dus op er kon alleen nog maar achteraf ingegrepen worden.

De switch die gemaakt is, is dat men hiervoor nu een microblogging platform voor gebruikt (Yammer) om op het moment dat het feit zich voordoet, dit te melden aan hun collega’s. Dit geeft direct de mogelijkheid voor mensen om direct op de update in te springen, echter het bespaart hen ook anderhalf uur per persoon per week omdat men voor hetzelfde resultaat van de meeting, maar ongeveer een half uur per week op Yammer hoeven door te brengen. Door het anders inrichten van deze meeting bespaart deze organisatie 750 man uur op jaarbasis.

Telefonie en reizen

IBM heeft een tijd terug op het Smarter Work event cijfers laten zien hoeveel zij besparen op het gebied van telefoon en reizen. Uiteraard speelt bij IBM de wet van de grote getallen een rol (een kleine besparing per persoon per maand, leidt tot een enorme besparing voor het bedrijf per maand), desalniettemin is dit wel iets wat voor ieder bedrijf van belang kan zijn. IBM heeft gecalculeerd dat zij dankzij instant messaging vier telefoontje per medewerker per dag kunnen elimineren, dat geeft hen een besparing van $39.000 per werkdag dus $780.000 per maand. Een zelfde calculatie hebben zij gedaan met betrekking meetings en reizen. Ook zij kiezen ervoor om meetings op een andere manier in te richten, namelijk via web conferencing. In hun geval scheelt hen dit 72 miljoen dollar op jaarbasis wat zij besparen aan mensen die niet reizen, maar aan de meeting deelnemen via webconferencing.

Email

Email heeft als karakteristieken dat het eenvoudig, goedkoop en flexibel is. Naast dat dit een voordeel is, is dit gelijk ook een groot nadeel, zodra een mailtje versturen ook maar letterlijk 1 cent zou kosten per geaddresseerde dan zouden we een hoop minder mail krijgen. Echter je kan mensen ook op een andere manier laten mailen. Binnen onze eigen organisatie (Capgemini) hebben we gezien dat de toepassing van een wiki binnen projecten tot een reductie van 90% van de emails kan leiden. Daarnaast ziet Andy Mulholland, Global CTO Capgemini Group, een reductie van 40% van de emails in zijn inbox dankzij het gebruik van Yammer:

“the continuous need to connect people and events across business operational boundaries which was time consuming but important has dropped away and the mails I get now are for the most part around serious thoughtful requirements.”

Marges en kosten

Kortom social media kunnen bedrijven een gigantische zet geven als het gaat om het doen van kostenbesparingen en het verhogen van hun marges. Dit zijn slechts een paar voorbeelden wat bedrijven kunnen doen, echter in iedere situatie waar het gaat om menselijke interactie, al dan niet in de virtuele wereld, kan social media een rol spelen. Niet alleen om deze menselijke interactie te ondersteunen, maar juist ook om deze zowel kwalitatief als kwantitatief te verbeteren.