Sla opt-in data op!

Een paar weken terug schreef ik hier over de belangrijkste regels binnen de wet bescherming persoonsgegevens. Hierin haalde ik aan waar marketeers zeker op moeten letten wanneer zij aan de slag gaan met (e-mail) marketingcampagnes waarbij je gegevens van de klant(en) verzamelt. Maar naast de standaard persoonsgegevens die je verzamelt is het ook belangrijk te weten waar, wanneer en hoe een klant zich bij jou inschrijft. Hou jij dit bij?

Bedrijven vergeten vaak op te slaan hoe abonnees op een mailinglijst terechtgekomen zijn. Indien ze juridisch in de problemen komen door klachten van ontvangers is het meer dan handig te weten en aan te kunnen geven waar iemands gegevens vandaan komen. Hiermee voorkom je dat je in geval van dergelijke klachten wordt gelabeld als spammer, onnodige discussies met de klant of sancties van instanties als de OPTA.

Cruciale data

Het is dus niet alleen zaak een bezoeker/klant van een specifieke opt-in te voorzien wanneer hij zich op jouw website inschrijft. Net zo belangrijk is te noteren hoe en waar hij zich bij jou heeft ingeschreven. Dit kan op verschillende manieren, bijvoorbeeld:

• Via je website
• Per e-mail
• Door het verrichten van een aankoop
• Via mondelinge overeenkomst

Wanneer een ISP, e-mailclient, de OPTA of de klant vraagt om bewijs van inschrijving, zijn het juist deze gegevens die hij opvraagt. Op deze manier voorkom je eventueel juridisch getouwtrek of je wel op legale wijze de gegevens van de klant hebt vergaard.

Geautomatiseerde inschrijving

Als je webformulieren aanbiedt om in te schrijven voor je mailings, dan kun je hier eenvoudig een onzichtbaar veld aan toevoegen. In dat veld neem je op hoe iemand zich heeft aangemeld. Dus op je website staat default ingevuld dat men via dat kanaal binnenkomt, vanuit e-mail laat je het veld voorinvullen met ‘per e-mail’, etcetera. Als je je e-mailings voorziet van een ‘wijzig gegevens’ link of kader met persoonsgegevens, kun je deze informatie benoemen. De lezer hoeft dan nooit te aarzelen of hij zich wel had aangemeld.

Kleine database

Maak je gebruik van een kleine database waar geen uitgebreide software aan te pas komt? Dan kan je gebruik maken van een Excel bestand waarin je duidelijk aangeeft waar, wanneer en hoe je relaties zich hebben ingeschreven. Op deze manier heb je dit zwart op wit staan. Wanneer je database naar verloop van tijd uitbreidt, kan je gemakkelijk van je Excel bestand overschakelen naar uitgebreide marketingsoftware.

Bij verrichten van een aankoop

Bestaat je relatiedatabase uit kopers van een product binnen je webshop die zich hebben ingeschreven in de loop van het aankoopproces? Zorg dan dat je de transactiegegevens ook nauwkeurig bijhoudt. Vergeet hierbij natuurlijk niet om de toestemming te vragen! Tijdstip, thuisadres en IP-adres van waaruit de klant de bestelling heeft geplaatst, welk product er is gekocht en hoeveel er is betaald,…enzovoort. Allemaal informatie dat op een later tijdstip goed van pas kan komen. Deze informatie is te gebruiken om aan te tonen dat een relatie zich wel degelijk bij jou heeft aangemeld. Maar daarnaast kan deze informatie ook goed gebruikt worden voor uitgebreide personalisatie of segmentatie.

Dubbele opt-in

Maak je gebruik van een mondelinge overeenkomst waarbij je mensen face-to-face (of telefonisch) om toestemming vraagt zich in te schrijven voor je database? Zorg dan dat je hierbij ook standaard een inschrijfformulier via het web invult.

Bijvoorbeeld: Een sales verantwoordelijke die een klant vraagt of deze een nieuwsbrief wil ontvangen, vult dit via een webformulier voor de klant in. De klant krijgt hierop een mail met de vraag of hij zich wel degelijk wil inschrijven voor de nieuwsbrief (double opt-in). Wanneer de klant bevestigt, staat dit ook meteen genoteerd in je database. Zo heb je bevestiging en bewijs van inschrijving voor later.

Opslaan voor later!

Het is zeker aangeraden bij te houden hoe, waar en wanneer elke klant zich bij jou aanmeldt. Doe je dat niet, dan zou dat op termijn wel eens voor problemen kunnen zorgen. Kan je een klant niet aantonen of bevestigen dat hij zich bij jou heeft ingeschreven, dien je hem uit je database te verwijderen. Stel je voor dat je dit met 10.000 adressen dient te doen…dat zou je toch liever voorkomen? Sla je opt-in data dus op voor later en voorkom zo onnodige problemen.