De top 10 pr-ergernissen
Ik mocht al een keer leeglopen over de manier waarop wij hier ter redactie bij Marketingfacts met pr-professionals en persberichten omgaan. We krijgen er veel iedere dag, en daar zijn we heel vaak blij mee als er nieuws is. We halen er informatie vandaan, voelen ons up-to-date. Maar we krijgen ook een hoop…. rotzooi. Niet eens inhoudelijk, of eigenlijk ook wel, maar eerder qua vorm. Je kunt er je schouders over ophalen, je kan ze ook bijeen harken in een blogpost (heb ze afgelopen halfjaar verzameld, dus ze komen allemaal “uit de praktijk”): tien pr-ergernissen.
Let op: het is allemaal persoonlijk en we hebben met best een heel aantal pr-bureaus een toprelatie. Wat voor de ene journalist of blogger wél werkt, werkt voor de andere totaal niet. En wat ik vervelend of irritant vind, hoeft voor een ander niet irritant of vervelend te zijn. Misschien zijn er ook journalisten die het prettig vinden dat persberichten nagebeld worden omdat ze…. het bijvoorbeeld niet zo druk hebben of het wel gezellig vinden om even bij te praten.
1 Onpersoonlijke aanhef
Dear,. Dat was de aanhef van het persbericht dat me liet beginnen met het schrijven van deze posting. Wij zijn een Nederlands weblog, publiceren heel veel Amerikaans onderzoek maar de voertaal is toch echt Nederlands. Hoe je het dan verzonnen krijgt om in het Engels, met een onduidelijk verhaal onpersoonlijk te gaan beginnen met contact maken is me een groot raadsel.
2 Lompe arrogantie: geen context, geen inhoud
“Zie bijgevoegd persbericht. Graag plaatsing in uw medium en magazine. Met vriendelijke groet, Bedrijf X.” Of we die echt, in 2011 nog steeds krijgen? Het antwoord is ja. Minimaal 3 per week en we tellen vrolijk door. Ik ga geen lans breken voor het inschakelen van een professioneel pr-bureau. Maar verstuur anders gewoon geen persberichten op deze manier… Je komt zomaar op de spamlijst. En trouwens, we hebben geen magazine, helaas.
3 Persberichten verstuurd zonder attachment
Dat gebeurt écht heel vaak. En wat volgt, binnen een paar uur, is dat er nóg een persbericht achteraan wordt gestuurd, ditmaal mét attachment. Zo heb je twee contactmomenten; maar het is zó doorzichtig…. Of zie ik spoken en gebeurt dit zeker nooit met opzet, is het geen strategie om de kracht van herhaling volledig uit te nutten? Geen idee, maar ergerlijk is het wel.
4 Nabellen
Voorbeeld: “Heeft u ons persbericht ontvangen?” Ik antwoord altijd met een wedervraag: heeft u een melding gekregen dat de mail gebouncd of vertraagd is? Zo’n ding met hoofdletters “MAIL”, dan allerlei rare codes en iets met DAEMON, ofzo? Als het antwoord dan nee is, wordt het een kort gesprek. Soms worden zelfs voicemails ingesproken, met de vraag of we even terug wil bellen. Dat doen we soms, maar bijna nooit.
5 Attachment zonder toegevoegde waarde
“Meer informatie vind u in de bijlage.” De bijlage bevat vervolgens het persbericht dat al in de body zit, zónder extra informatie. Je vraagt je af waarom dit dan zo gedaan wordt. Een .pdf lijkt waardevoller? Of om door te sturen? Ik vind het tijdverspilling, hoewel het natuurlijk altijd goed is om het volledige bericht in de body op te nemen.
Bron: Chris Brogan
6 Een relatie faken
In sommige persberichten wordt in de aanhef je naam gebruikt. Dat is top, lekker persoonlijk. Het is dan wel handig als er ook daadwerkelijk een relatie ligt aan de basis van dit contact. Als dat niet zo is, wordt het verwarrend. Hou je vast:
“Wij kennen elkaar nog niet zo goed, maar het lijkt me leuk om daar verandering in te brengen. Daarom bied ik jullie graag met trots het persbericht in de bijlage aan.”
7 Persberichten twee keer versturen
Op een normale dag, delete je heel wat persberichten. Het ruimt lekker op, want er is nog heel veel aanbod wat gewoon niet interessant is voor de lezers van Marketingfacts en dus deleten wij veel. Als je dan een persbericht hebt gedelete en er wordt heel doelbewust, nog een keer door dezelfde persoon hetzelfde persbericht verstuurd, een paar uur later, dan wekt dat irritatie op. Zoveel, dat ik well eens terugmail. Men is zich dan meestal van geen kwaad bewust en murmelt iets over “collega x”. Dat is bullshit. Het is strategie. Door-de-strot-duw strategie, push. Alsof we achterlijk zijn, hiero.
8 Echt aandachttrekkende subjectline
“Vergeet je vanavond onze date niet?” Van ene Christel. Dus ik meteen kijken. Ging over een of ander programma van Nickelodeon (nee, ik ben niet de doelgroep en ik heb helemaal geen zin om naar TeenNick te kijken om 21.00 op maandagavond). Stop, Christel. Echt niet meer doen.
9 Hardcore borstkloppen
“Persbericht: Telegraaf Media Nederland grootste digitale uitgever”. Ja, dat stuurde Telegraaf Media Nederland écht uit, op vrijdag 4 maart 2011. Het mág dan wel zo zijn dat je de grootste bent in de STIR-parade; dat onverbloemd neerkalken komt erg vervelend over. “Wij zijn de grootste,” dat staat er eigenlijk. So what, denkt de gemiddelde journalist. Tenminste, dat hoop ik. (deze rectificatie is inmiddels alweer verwijderd, bekijk de url…)
10 Persbericht onder embargo
Ja, zo werkt dat in de relatie tussen pr-bureau en media: soms worden er embargo’s afgesproken voor een bepaalde tijd om te publiceren en volgt 2 uur of nog later precies hetzelfde bericht. Doen we zelf graag aan mee. Maar als je aan de andere kant zit, is het minder leuk. Onlangs nog meegemaakt; ik word er heel chagrijnig van. Vooral, omdat het er niet bij wordt verteld en het pr-bureau er vanuit gaat dat er niet gecheckt wordt of het bericht al ergens staat (wij vinden bij Marketingfacts dat we dan een ‘via’ of ‘bron’ moeten opnemen). Word je dan als journalist/blogger voor het lapje gehouden? In mijn ogen wel. Ik weet het: pure beroepsdeformatie….
Zorg er nu gewoon voor, dat JIJ die scoop krijgt en investeer daarin, Matthijs, dan hoef je je ook niet te ergeren, zeg je? You got me. Mochten jullie nog andere ergernissen hebben, zet ze dan hieronder in de comments of mail ze naar redactie[at]marketingfacts.nl. We maken er dan een mooi co-created whitepaper van, doen er een strik omheen en stellen hem gratis beschikbaar. En verder horen we natuurlijk heel graag van je wat je wél goed vindt, waar krijg je een WOW-gevoel van bij het ontvangen van een persbericht? Dat is voer voor volgende postings…
Van april 2007 tot juni 2011 was ik freelance editor/ communitymanager / hoofdredacteur bij Marketingfacts. Tussendoor werkte ik bij Insites Consulting, IDG Nederland, Saatchi&Saatchi;/Leo Burnett (voor Samsung) en voor onderzoeksbureau WUA. Vanaf 1 november 2021 vorm ik samen met Luuk Ros de hoofdredactie van Marketingfacts.
Mooi verhaal Matthijs, en deels wel herkenbaar. Heb er zelf gelukkig een stuk minder last van, maar krijg ook wel mail over ‘ons coole product graag nieuwsitem over schrijven dank u!’ en al dat soort dingen.
Ben wel benieuwd naar de juweeltjes, na deze drama-voorbeelden.
Alsof de duivel ermee speelt. Wat komt er zojuist de mailbox binnen?
“Geachte redactie,
Gelieve bijgaand persbericht over te nemen in uw publicatie. Bij voorbaat dank.”
En natuurlijk betreft het ook een wereldschokkend persbericht, dus ik heb direct de persen stopgezet, het internet gepauzeerd, en 14 mt-vergaderingen belegd om hier alle aandacht aan te kunnen geven. U roept, wij publiceren!
Gaat het weer een beetje, meneer Van den Broek?
Laten we maar een biertje gaan drinken Matthijs, Rebecca ga je ook mee ?-) Praten helpt 😉
Als de overige 9 punten niet van toepassing zijn, kan ik best leven met een minder persoonlijkere opening. Zeker wanneer de mail binnenkomt via een ‘algemene’ mailbox, ik ken die mensen ook niet allemaal persoonlijk.
Geeft trouwens ook weer hoeveel effect die – ontelbare – artikelen met PR-tips in de praktijk uitrichten: de doelgroep leest ze blijkbaar niet.
Matthijs, wat vind jij irritanter? Een onpersoonlijke aanhef of een persoonlijke aanhef van iemand die je niet kent? Ik krijg ze regelmatig met ‘Beste Bas, en dan een ‘persoonlijk’ verhaal met iemand met wie ik nog nooit contact heb gehad. Doe me dan maar een ‘wij sturen bij deze het persbericht’, dan weet ik tenminste dat ik er niet teveel aandacht aan hoef te besteden.
@remybergsma: Ik denk dat iedereen die wel eens blogt ermee in aanraking komt.
@ingejanse: Haha, mooi comment. Enige relativering zou inderdaad op zijn plaats zijn.
@rebeccar: Ha mooi. Ik krijg er gelijk van langs omdat ik alleen de ergernissen opsom en niet met een oplossing kom. Laatste zinnen uit het verhaal natuurlijk niet gelezen 😉
@henkey: Dat lijkt me prachtig!
@rvanswol: Inmiddels wel weer
@postma: vanaf nu leest de doelgroep ze wel, daar ben ik van overtuigd.
@bvdhaterd: Liever onpersoonlijk als er geen relatie is inderdaad. Relatie faken staat op nummer zes, en onpersoonlijk op nummer 1, maar ik heb niet écht een precieze schifting gemaakt op de 0-10 irritatie ladder bedenk ik nu.
Hier even een bericht vanuit de Dark Side. Ik zou ook zo een top 10 kunnen maken van smerig gedrag van journalisten en bloggers. Bijvoorbeeld:
1. Beloven over onderwerp X te komen interviewen maar toch wéér vragen stellen over onderwerp Y en daarvooral over publiceren.
2. Heel veel informatie opvragen om een item te maken, een belofte doen daarover te publiceren, daar niks mee doen, zonder enige uitleg.
3. Bij televisieoptredens: Wanneer je vooraf vraagt wat de samenstelling van de tafel is waar men zit: Daar keihard over liegen en uiteindelijk een andere samenstelling neerzetten.
En zo kan ik wel even doorgaan.
Als PR-adviseur bij een bureau zit je daar maar mooi tussen. We hebben twee belangen te verdedigen. We worden betaald door onze klanten, maar we moeten inhoudelijk juist iets meer bij die journalisten/bloggers staan.
Het idee van Henk om met elkaar allerlei ergernissen te delen is ongetwijfeld reuzeleuk en gezellig. Het zou pas echt helpen als je met zowel pr-mensen áls journalisten en bloggers gaat praten. Als die rubriek waar Matthijs het in het begin over had mij 1 ding leert: Beide kanten stinken zo nu en dan. Journalisten klagen steen en been over nabellen en andere zaken, maar het gebeurt nog steeds door pr-mensen. Kennelijk moet het dan werken. Het massaal uitsturen van persberichten: kennelijk loont het voor een deel nog altijd de moeite. Persberichten opmaken in PDF zodat je er lekker veel mee kan. Het gebeurt allemaal.
@Jos Govaart, begrijp je reactie niet, voel je je eigen aangesproken dan ? lijkt nu op terugslaan naar journalisten en vervelende bloggers die hun eigen mening geven, je had nu juist inhoudelijk kunnen reageren. En hoezo de dark side, beide kanten stinken, come on zeg ! geef aan wat je als buro kunt doen om het positief te krijgen. Dit is echt een #gemistekans.
Verders, mijn vraag om met Thijs en Rebecca een biertje te gaan drinken (volle glazen) heeft geen mallemoer te maken met ergenissen delen, het tegenovergstelde juist beste Jos, wederom come on zeg !! hoewel jouw reactie nu wel een onderwerp kan worden 😉
Henk. Dan heb je je echt heel erg slecht verdiept in wat we al lange tijd doen. We hebben al meer dan een halfjaar een rubriek waarbij we precies doen wat Matthijs hier doet. Dus die zelfspot naar de eigen branche is er ontzettend.
Mijn ’tip’ aan de persberichtenverstuurders: zie een persbericht dat je verstuurt als een soort sollicitatie.
Dus: verdiep je vantevóren in het medium waarheen je het stuurt. Kijk of er een relatie is tussen de onderwerpen waarover ze meestal publiceren en het onderwerp van je persbericht.
Probeer uit te zoeken wie er zich bij dat medium bezighoudt met welke onderwerpen. Doen ze eigenlijk ueberhaupt iets met persberichten? Probeer in je persbericht een duidelijke relatie tussen het medium en jouw nieuwtje aan te geven.
Mail of bel vantevoren met een medium, vraag aan wie je welke berichten het best kunt sturen, vraag in welke vorm ze het persbericht het lieftst binnenkrijgen, in welk formaat en bestandstype ze het liefst eventuele foto’s hebben.
Verstuur je persberichten niet als bulk, maar 1-op-1. Je kunt beter 5 individuele persberichten schrijven die goed worden opgepakt dan 250 ‘algemene’ berichten de mail injagen die door de ontvanger irrelevant of, erger nog, irritant worden gevonden.
Kortom: bouw een relatie op met het medium. Selecteer wat je wanneer aan wie stuurt en wat niet.
Hilarisch lijstje Matthijs. Ik mis nog de – ‘Ik heb geen idee wat voor media u maakt, maar ik vroeg me wel af of dit iets voor u is’-telefoontjes of het -‘Ik ga er maar even vanuit dat u net stond te tafeltennissen en op mijn telefoontje wachtte’-telefoontje of het beroemde – ‘Oh heeft u een half jaar geleden anderhalf uur uitgetrokken om mijn collega bij te praten’-telefoontje en het immer terugkerende – ‘wanneer weet u precies of u iets met mijn persbericht gaat doen’-gesprek en de allerergste: ‘Ik hoop maar dat mijn klant u vertelt dat ze volgende week ook op de cover bij uw concullega staat.’. Anderzijds heeft Jos gelijk: wij gedragen ons smerig.
@Jos @ Henk Ik vind dat je als PR-bureau de journalist/blogger als de belangrijkste klant moet behandelen. Belangrijker dan de betalende klant. Dat betekent dat je inderdaad de boodschap moet afstemmen op de doelgroep. En natuurlijk zitten wij er als bureau ook wel eens naast. Als je maar kunt uitleggen waarom je zo hebt gehandeld. Klanten behandel je met respect. Hoezeer je je soms ook aan ze kunt ergeren.
@Annerieke
Helemaal eens natuurlijk. Daarvoor huurt je “eigen klant” je ook in. Als je alles doet wat een klant van je vraagt, ben je een slechte adviseur.
@Henk:
Wat ik vooral bedoelde: Laten we dat biertje gezamenlijk doen: dan komen we echt ergens. Want we zijn het er allemaal over eens dat de dingen die Matthijs beschrijft niet zouden moeten gebeuren. Maar ze gebeuren.
“Meer informatie vind u in de bijlage.” als dat inclusief spelfout is, is die behoorlijk ergerlijk inderdaad ;-).
Maar even serieus: ik krijg ook van dit soort persberichten en laten we stellen dat 90% van wat binnenkomt sowieso niet interessant genoeg is, niet voor online en niet voor het offline magazine waar ik voor schrijf. Zonde. En dan heb ik het over mijn eigen mailadres, dus geen algemene inbox. Als ze net iets beter doorhebben waar ik over en voor schrijf, dan kunnen ze dus toe met minder werk.
Nog een extra ergernis: heel kort melden dat er nieuws is over product x, y en z (jawel, we hebben meerdere nieuwe producten) en dan in de bijlage 2 pdf’s per product, met in de ene 5 kantjes over de features van het product en in de andere 3 kantjes met een persbericht, afbeeldingen en een specsheet. Direct mijn inbox vol en serieus, je producten mogen wel heeeeeeel interessant zijn wil ik alles over alle features weten.
Dan liever dat je in de body van de mail even samenvat wat het nieuws is, met de belangrijkste USP’s per product, een pdf bijvoegt met een kort maar krachtig persbericht, een link neerzet naar hoge resolutie afbeeldingen en een specsheet online en de bijbehorende productsite oid. Contactpersonen ook altijd handig, inclusief mailadres, want soms heb ik geen zin om te bellen.
Overigens vertel ik dat soort dingen wel eens aan PR-bureaus en dan zijn ze heel blij, want dan kunnen ze dat doorgeven aan hun klant, omdat die klanten nooit geloven dat journalisten hun informatie niet op een bepaalde manier willen hebben. PR-bureaus zitten helaas soms ook vast aan reglementen van de PR en Marketingafdelingen van het bedrijf van hun klant. En die moeten ze dan even opvoeden.
Herkenbaar lijstje. Kanttekening (en ja ik heb je opmerkingen over het persoonlijke tintje gelezen ;)): nabellen wordt in vrijwel elk soortgelijk lijstje sterk afgeraden. Wordt een soort mythe zo.
Ongetwijfeld is een medium als Marketingfacts inderdaad niet blij met nabellen, en krijg je niet eerder publiciteit als je Marketingfacts belt na het sturen van een persbericht. Maar er zijn diverse andere soorten media waarbij nabellen vaak juist een must is. Vooral als je een kleinere, nieuwe organisatie bent die niet of nauwelijks bekend is bij dat medium. En niet omdat journalisten het niet druk hebben of graag babbelen.
Bijvoorbeeld bij regionale omroepen hoor je nog steeds vaak aan de andere kant ”Eh ja we hebben het geloof ik wel gezien, maar zou u het nog een keer willen sturen?”. Had je niet gebeld, waren ze je vergeten, nu maak je een nieuwe kans. De waan van de dag regeert nu eenmaal meer bij tv-redacties, zeker bij regionale.
Misschien een idee om eens nog specifieker per sector te bekijken wat wel werkt en wat niet. Want wat bij sector A een afknapper is kan bij sector B juist noodzaak zijn.
@Jeroen: bellen is niet (altijd) erg. Al weet ik dat er genoeg journalisten zijn die er niet van houden. Maar voorbellen is beter dan nabellen. Verdiep je in het medium. Zoek vervolgens contact. Leg uit waarom je de keuze hebt gemaakt om ze te benaderen. Dan zal een journalist je vrijwel altijd antwoord geven. Als je zelf de moeite neemt, krijg je dat meestal wel terug.
In mijn bescheiden ervaring weet ik dat een goede relatie met de journalist/blogger voorop dient te staan.
Persberichten spammen werkt niet mee aan deze relatie en is gelijk aan het schieten met hagel.
Als ik iets te melden heb, waarvan ik denk dat het voor een bepaalde publicatie of journalist interessant is, dan bel ik diegene eerst op. Ik vertel waar het over gaat en als het dan interessant bevonden wordt, stuur ik op verzoek het persbericht of meer informatie.
Het is absoluut arbeidsintensiever dan een ‘send-to-all’ persbericht, maar levert als je het goed doet wel voor beide partijen een positief resultaat op.
Ik heb absoluut geen moeite met onpersoonlijke persberichten, maar waar ik mij echt groen en geel aan irriteer is persoonlijke verzoeken (met fout geschreven namen) om plaatsingen waar ze het medium van een ander in vermelden. Dikke #fail
“Beste redactie van Trotse Moeders, wij vinden uw medium zo geweldig, slijm slijm, bla bla bla dat wij heel graag een vermelding op “noemt de naam van een willekeurige concurrent die ze bij het aanpassen van deze correspondentie vergeten zijn”
Hallo allen (= aanhef)
Anno 2011 praat iedereen de hele dag over en met Social Media, maar de e-mail-etiquetten zijn anno 2011 nog niet helemaal zoals het hoort. Hoeveel bedrijven reageren niet of nauwelijks of zeer laat op hun e-mail. Zelfs als dit leads kunnen zijn. En elkaar op de hoogte houden, is ook vaak erg lastig en complex.
Ik ben het niet eens met het punt over “heeft u mijn e-mail gehad?”. De verzender krijgt namelijk NIET de mededeling als de e-mail in de spambox van de (bedoelde) ontvanger terecht komt. Of denk aan een catchall-emailadres; dan kan een foutje in een emailadres bij de systeembeheerder terecht komen.
Daarbij komt dat het ook een stukje fatsoen is om iemands persoonlijke (!) e-mail ook te bevestigen qua ontvangst.
Met vriendelijke groet,
Chris (= afsluiting)
Beste Matthijs,
Volgens mij heb je hulp nodig en doe op zijn minst eens aanschuiven een groep met praat therapie. Je haalt een groot deel van je informatie uit al deze persberichten en dat is je vak waar je zelf voor hebt gekozen. Daar hoort dit bij. Als je de illusie hebt dat de wereld zo ‘dom’ in elkaar zit en dit dan de top 10 aan ergenissen is waar jij in je werk mee te maken hebt wordt het eens tijd om in 10 verschillende bedrijven 10 dagen stage te gaan lopen in 10 verschillende administratieve, sales, marketing en management functies. Dan piep je wel anders. Wees een flinke man, doe je werk en verras ons met je scoops uit je serieus opgebouwde netwerk! Ik weet het zeker, je kan het. Succes!
Beste remedie tegen ergernis… DELETE. Aan de kop herken je al of het een boeiend kan bericht zijn. Zo niet, gewoon op delete drukken. En inderdaad, als bureau moet je niet nabellen, maar voorbellen. Laatste ingrediënt voor fijne samenwerking is inlevingsvermogen van beide kanten:-)
Gerelateerde artikelen
Marketingfacts. Elke dag vers. Mis niks!
Marketingfacts. Elke dag vers. Mis niks!