Intranet monitor: Intranet wordt steeds socialer

Met de opmars van social media wordt veel geschreven over de externe communicatie van organisaties met hun klanten. Minstens zo belangrijk is de interne communicatie met medewerkers. De mate van ‘Brand citizenship’, ofwel hoe verbonden een medewerker zich met het merk voelt, kan veel voor het imago van een organisatie betekenen. Eén manier om medewerkers te betrekken bij het reilen en zeilen van de organisatie is door middel van het intranet. Entopic deed voor de zesde keer onderzoek naar de huidige staat van dit medium onder ruim 400 Nederlandse organisaties. Daar uit blijkt onder andere dat bij meer dan 70 procent van Nederlandse organisaties medewerkers interne social media gebruiken voor het uitwisselen van informatie en communiceren met collega’s.

De reeks over Het Nieuwe Werken wordt mogelijk gemaakt door Projectplace, een online tool voor efficiënte samenwerking en communicatie. Met Projectplace kun je onder andere overleggen met teamleden, documenten delen, afspraken inplannen en online meetings organiseren. Lees hier verder over wat er allemaal mogelijk is met Projectplace.

Intranet belangrijk middel voor interne communicatie

Het communiceren met collega’s is de belangrijkste reden voor het gebruik van het intranet. Het belang van het intranet als communicatiemiddel is flink toegenomen. In 2009 vond 64 procent van de organisaties communicatie belangrijk, in 2011 groeide dit tot 92 procent. Het vergroten van de betrokkenheid blijft een belangrijke reden om intranet in te zetten (2009: 80%, 2011: 79%). Het percentage respondenten dat geen belang zag om het intranet in te zetten voor het vergroten van de betrokkenheid bij de organisatie is gedaald van 9 procent in 2009 naar 1 procent in 2011. Daarnaast is het intranet belangrijk als informatiebron, waar kennis gedeeld kan worden met collega’s (71%).

Meest gebruikte onderdelen

1. Interne nieuwsvoorziening (90%)

2. Interne telefoongids (73%)

3. Mededelingen (67%)

4. Informatie over arbeidsvoorwaarden (62%)

5. Formulieren (58%)

Toegang tot intranet

Het overgrote deel van de huidige medewerkers heeft toegang tot intranet. Dit aantal is in de loop der jaren toegenomen. In 2003 verstrekte ruim 74 procent van de organisaties toegang tot het intranet, terwijl in 2011 ruim 91 procent van de organisaties toegang geeft tot het intranet. Het percentage werknemers dat vanuit huis toegang heeft tot het bedrijfsintranet is flink gestegen; van 56 procent in 2009 naar 70 procent in 2011.

Tekortkomingen

Een intranet is niet in alle situaties een ideale oplossing. Zes op de tien respondenten geeft aan dat het intranet weinig taakgericht is. Een ander punt van kritiek is dat informatie vaak moeilijk te vinden is (53%) en dat er weinig betrokkenheid van het management is bij de zaken op het intranet (52%). Daarnaast is volgens 50 procent van de werknemers het intranet onvoldoende gebruiksvriendelijk en sluit het niet aan op het dagelijkse werk (45%). Een andere kwestie die speelt is dat het intranet in toenemende mate wordt omgevormd tot een sociaal netwerk. Op het gebied van intranet optimalisatie is dus nog veel te winnen.

Cloud oplossingen

In toenemende mate schakelen bedrijven over op samenwerkingstools die draaien in de cloud. Deze samenwerkingstools zijn vaak interactiever waardoor het tweerichtingsverkeer wordt gestimuleerd. Daarnaast focust dit interne communicatiemiddel zich meer op de taakgerichte activiteiten, denk aan het delen van documenten, tekst- & videocommunicatie en agenda. Intranet focust zich van oudsher vooral op het beschikbaar maken van interne documenten en informatie.

Intern gebruik van Social media

Bij meer dan 70 procent van Nederlandse organisaties gebruiken medewerkers interne social media kanalen voor het uitwisselen van informatie en communiceren met collega’s. Ruim 65 procent van de organisaties heeft dit in voorbereiding. De voornaamste reden om dit in te zetten is het delen van kennis (59%) en om te informeren (45%). Andere redenen zijn het creëren van draagvlak, het vinden van collega’s en innovatie- en productie ontwikkeling.

Interessant is dat 43 procent van de respondenten het eens is met de stelling dat wanneer intern geen mogelijkheden tot het gebruik van social media gegeven worden medewerkers externe social media kanalen zullen gebruiken. Wellicht niet geheel onverwacht is het percentage respondenten, bijna 85% procent, dat aangeeft dat social media (nog) niet geformaliseerd is in hun organisatie.

Veel organisaties zijn nog zoekende hoe social media zowel intern als extern in te zetten. De mogelijkheid tot chatten is de afgelopen jaren gedaald van 42 procent in 2009 naar 10 procent in 2011. Naast deze twee middelen zijn ook het forum en de weblog veelgebruikte communicatiemiddelen op het intranet.

Kortom

Het intranet is op dit moment een belangrijke ingang naar de digitale werkplek, al zijn er complementaire programma’s in opkomst die zich richten op de punten waar intranet te kort schiet, zoals de taakgerichte interne communicatie. De digitale werkomgeving is steeds meer een must aan het worden aangezien werknemers verlangen plaats- en tijdonafhankelijk te werken. Daarnaast wordt het sociale aspect van interne communicatie steeds belangrijker. Online contacten leggen en informatie uitwisselen zijn, evenals voor externe communicatie, sleutel aspecten voor interne communicatie.

Dit artikel is onderdeel van een redactionele samenwerking met Projectplace over Het Nieuwe Werken.