Social media voor evenementen: een beleving van 365 dagen per jaar

Onlangs kregen wij van Olympisch Vuur de vraag om met een advies te komen voor de positionering en marketing rondom het Olympisch Plan 2028. Hier komt enorm veel bij kijken: het hele land moet op verschillende gebieden uiterlijk in 2016 klaargestoomd zijn. Eén van de belangrijke onderdelen hiervan is dat wij als land in staat moeten zijn om grote evenementen te organiseren. Daartoe ontwikkelt Olympisch Vuur een manual waarmee evenementenorganisatoren hun voordeel kunnen doen. Ik heb me bezig gehouden met de ontwikkeling van het marketinggedeelte in deze manual, met de specifieke vraag om social media extra uit te lichten als marketingkanaal. Een mooi onderwerp om over te bloggen!

Doorlopende beleving

Voor de marketing van evenementen wordt naast de inzet van traditionele marketingkanalen (print, radio en tv, outdoor en free publicity) steeds meer gebruik gemaakt van social media. Marketing bij evenementen houdt niet op zodra het fysieke evenement gestart is; sterker nog: de marketing tijdens en na het evenement is minstens zo belangrijk. In het voortraject gaat het om het creëren van awareness zodat er voldoende bezoekers op het evenement af komen. Maar ook tijdens en na het evenement is marketing belangrijk. Beleving staat hierin centraal: beleving voor de bezoekers maar ook beleving voor de thuisblijvers (zodat ze dit evenement volgend jaar absoluut niet willen missen).

Door social media op verschillende manieren in te zetten tijdens en na het evenement, kan er een continue beleving gecreëerd worden, 365 dagen per jaar.

Inzet sociale media

Waar de traditionele marketingkanalen als print en outdoor voornamelijk worden ingezet in de pre-event fase, wordt social media in alle fases actief ingezet.

We hebben gekeken hoe grote Nederlandse evenementen, zoals Lowlands, 3FM Serious Request, De Nijmeegse Vierdaagse, Sensation en de Amstel Gold Race social media gebruiken gedurende de evenementencyclus om uiteindelijk te komen tot enkele best practices.

Social media wordt bij evenementen ingezet voor verschillende doeleinden:

• Stimuleren van de kaartverkoop
• Verstrekken van informatie
• Verbinden van bezoekers
• Stimuleren merchandise
• Creëren en vasthouden van beleving
• Monitoren hoe het publiek over het evenement denkt/praat en hierop inspelen (wanneer nodig)

Case: Nijmeegse Vierdaagse

Zoals gezegd – een evenement duurt maximaal maar een aantal dagen per jaar, maar de kunst is om mensen ook voor en na dit evenement betrokken te laten blijven. Zo heeft de Nijmeegse Vierdaagse een hele community opgetuigd waar wandelaars, deelnemers en andere belanghebben elkaar virtueel ontmoeten. In een half jaar tijd zijn er 666 onderwerpen aangemaakt en 12.530 berichten geplaatst en hebben 2084 personen zich voor de community geregistreerd. De community wordt gebruikt om trainingspartners te vinden ter voorbereiding van het fysieke evenement, om praktische informatie te verzamelen, maar ook om achteraf de ervaringen te delen. Om de beleving te versterken, is er een soort eigen YouTubekanaal opgezet met video’s over alles wat met de vierdaagse te maken heeft: televisie uitzendingen, dagcompilaties, video’s van de vierdaagse tips, wandeltips. etc.

Daarnaast hebben ze ook nog ‘De vierdaagse live’: hier kun je actuele locatie zien van een deelnemer. Dit werkt via barcode of mobiele telefoon, waardoor thuisblijvers de start- of verwachtte finishtijd kunnen opvragen via internet of smsdienst. Lowlands heeft een compleet geïntegreerde social media aanpak. Tijdens het evenement zelf kan gebruik gemaakt worden van Foursquare en de Lowlands applicatie met buddyfinder, GPS map, extra informatie en mededelingen van de organisatie. In aanloop naar het event worden Facebook en Twitter ingezet om mensen te enthousiasmeren en de kaartverkoop te stimuleren door de line-up te delen, nieuwsberichten te plaatsen, foto’s en video’s van voorgaande jaren te plaatsen, etc. Zodra het event voorbij is, worden deze platformen gebruikt voor het onderling delen van ervaringen, foto’s en video’s.

Social media enabler van 365-dagen beleving

We kunnen stellen dat in de huidige samenleving social media als marketingkanaal rondom evenementen een niet te missen kanaal is. Uiteraard moeten ook de traditionele marketingkanalen blijven bestaan, maar om de beleving 365 dagen per jaar vast te houden, is social media het meest geschikt. Social media versterkt de beleving rondom een evenement dan ook enorm: bezoekers kunnen foto’s en video’s plaatsen, ervaringen delen, elkaar opzoeken ,etc. Neem daarbij ook nog de mobiele toepassingen als apps en Foursquare voor tijdens het fysieke evenement zelf en de klantbeleving is compleet!