E-mailmarketing – wat mag wel en wat mag niet?

Wat mag nu wel en wat mag niet bij het versturen van commerciële e-mails? Er zijn een aantal dingen waar je als bedrijf op moet letten met betrekking tot de aanmelding, de inhoud en het afmeldproces voor de ontvangers. Dit conform diverse wet- en regelgeving in Nederland, die effect heeft op wat wel en niet toegestaan is binnen e-mailmarketing.

Regulering e-mailmarketing

E-mailmarketing is gereguleerd in Nederland.Deze regulering is bedoeld om de e-mailmarketing af te scheiden van spam. De wetgeving is vastgelegd in de Telecomwet en gedragsregels in de NL Reclame Code.

Deze regels en wetgeving zijn in dit blog opgedeeld in drie categorieën: het aanmelden, de inhoud, afmelden.

Aanmelden voor nieuwsbrief

Actieve inschrijfhandeling

De ontvanger moet een actieve inschrijfhandeling verrichten tijdens de aanmelding. Dus geen vooraf aangevinkte vakjes op het inschrijfformulier of de aanmelding verbergen in de Algemene Voorwaarden of het Privacy Statement, dit geldt niet als toestemming.

Duidelijke omschrijving

Er moet een duidelijke omschrijving worden gegeven van wat de ontvanger kan verwachten wanneer hij zich inschrijft. Dit kun je bijvoorbeeld doen door de laatst verschenen nieuwsbrief online te zetten om de ontvanger te laten zien wat de inhoud van de e-mails zijn.

Frequentie vermelden

Het is niet verplicht om de frequentie te vermelden, maar dit wordt wel aangeraden. Op deze manier is het voor de ontvanger duidelijk hoe vaak hij een e-mail kan verwachten en is de kans op uitschrijvingen kleiner.

Actieve toestemming aantonen

De verzender van de e-mailing moet kunnen aantonen dat er vooraf toestemming is gegeven door de ontvanger. Het staat niet vast op welke manier de toestemming moet worden verkregen en hoe deze wordt vastgelegd, als het maar aantoonbaar is. De manier om makkelijk het bewijs te verkrijgen is door middel van een double opt-in. Wanneer de ontvanger zich heeft ingeschreven voor de nieuwsbrief wordt er een e-mail verstuurd met daarin een link om de aanmelding te bevestigen.

Deze bevestiging van de aanmelding geldt als bewijs en zal je moeten bewaren voor wanneer het tonen ervan nodig is. Het uitwisselen van visitekaartjes op een zakelijk event is dus geen legitieme verkrijging van e-mailadressen. Wanneer je een e-mailadres via een visitekaartje wil toevoegen, verstuur dan net als hierboven een double opt-in waarin de aanmelding moet worden bevestigd door de ontvanger. Hierdoor heb je een aantoonbaar bewijs dat het e-mailadres op de juiste manier verkregen is.

Uitzondering

Voor het aanmeldproces geldt er een uitzondering, wanneer de e-mails worden verzonden naar bestaande klanten. Maar let op, dit geldt alleen wanneer:

• De klant op de hoogte is gebracht dat de gegevens worden gebruikt voor commerciële doeleinden
• De mogelijkheid tot verzet is geboden tijdens het verkrijgen van de gegevens
• De communicatie moet betrekking hebben op eigen en gelijksoortige producten

Daarnaast mogen servicegerichte e-mailings, dienstmededelingen of interne e-mails zonder expliciete toestemming verstuurd worden.

Inhoud van mailings

Het is belangrijk dat de naam van het bedrijf terugkomt in de afzendernaam. De ontvanger vindt op deze manier herkenning en weet van wie de e-mail afkomstig is. Daarnaast moeten het logo en bedrijfsnaam in de e-mail overeenkomen met de afzender. Het klinkt logisch, maar het is wel een punt waar je als marketeer goed op moet letten.

Iedere e-mail moet beantwoord kunnen worden, dus ook commerciële e-mails. Het gaat om communicatie, een gesprek aangaan met de ontvangers. Een no-reply adres kan dus niet meer in deze tijd. Geef de consument het gevoel dat hij kan reageren wanneer hier behoefte voor is.

Afmelden

De ontvanger moet áltijd de mogelijkheid hebben om zich af te melden. Alle e-mails moeten dan ook voorzien zijn van een afmeldlink.

De manier van afmelden moet overeenkomen met het aanmeldproces. Heeft de ontvanger zich op concernniveau aangemeld, dan gaat het afmeldproces op het niveau. Is de aanmelding op labelniveau gebeurd, dan moet de ontvanger zich ook weer op labelniveau kunnen afmelden.

Uitzondering

Servicegerichte e-mailings, dienstmededelingen of interne e-mails hoeven geen afmeldlink te bevatten. Deze e-mails zijn niet commercieel, dus is dat niet van belang.

Waardevolle e-mailmarketing

Samengevat is het van belang dat je de inschrijving goed inricht, dat de inhoud transparant is en het afmelden altijd mogelijk is. Wanneer je deze tips opvolgt, behoudt e-mailmarketing waarde voor je organisatie. Door de wetten en regels goed na te leven, weet je zeker dat je de reputatie van het merk of bedrijf waarvoor je e-mailingmarketing uitvoert niet schaadt.