E-mail en het probleem van informatie-overload

E-mail en het probleem van informatie-overload

Regieverschuiving in communicatie van verzender naar ontvanger

Ik verwees gisteren al naar de column van Frank Janssen op Frankwatching waarin hij stelt dat we misschien wel moeten stoppen met e-mail. Een interessante stelling, e-mail leidt immers in toenemende mate tot een overvloed aan communicatie. Een beetje zakelijke mailboxbezitter ontvangt per dag tientallen tot meer dan honderd berichten per dag. Wereldwijd praten we over ruim 135 miljard e-mailberichten per dag. Een enorme communicatiegolf die gemakkelijk ontaardt in chaos. De nachtmerrie van iedereen is de mailbox na de vakantie. Zoeken naar de belangrijke berichten kan soms uren duren.

Of Frank Janssen het recente boek Wisseling van de Macht van Cor Molenaar heeft gelezen weet ik niet, maar zijn betoog komt aardig overeen met die van Molenaar. Deze laatste schetst in zijn boek vier mogelijkheden om te voorkomen dat e-mail zal bezwijken onder zijn eigen succes:

  • de e-mail altijd en overal kunnen lezen
  • een goed filter bouwen
  • een protocol afspreken
  • andere technieken toepassen

Op pagina’s 45 tot 52 gaat Molenaar uitgebreid in op deze vier mogelijkheden waarbij hij een tweetal modellen gebruikt waarin de regieverschuiving in communicatie van verzender naar ontvanger duidelijk wordt.

De evolutie in de omkering van de regiefunctie in de communicatie

In het eerste model plaatst Molenaar de verschillende communicatiemiddelen in een overzicht waarbij op de horizontale as het belang en op de verticale as de regie is weergegeven. In het tweede model schetst hij de verschuiving van de regie in communicatie in de tijd. Daar waar voor 1995 de verzender bepaalt wat de ontvanger te lezen, horen of zien krijgt, is het de laatste jaren vooral de ontvanger die bepaalt en de regie heeft. Hij noemt daarbij voorbeelden als IM, RFID en RSS.

Gaan we terug naar de stelling van Frank Janssen - moeten we wellicht stoppen met e-mail als communicatiemiddel - dan spreken de modellen van Molenaar voor zich en is het slechts een kwestie van tijd voordat e-mail in het rijtje vaste telefoon, post en fax kan worden geplaatst. Om niet direct alle e-mail marketeers op mijn nek te krijgen, ik denk dat het nog een flinke tijd zal duren voordat we zover zijn maar ik ben er wel van overtuigd dat e-mail in zijn huidige vorm uiteindelijk plaats zal moeten maken voor andere communicatiemiddelen. Welke dat zijn zal de tijd moeten leren maar het zou me niets verbazen als RSS daarvoor nu de basis legt.


Geplaatst in

Delen

0
0


Er zijn 15 reacties op dit artikel

  • Leuk in dit verband is het bericht van Robert Scoble dat hij gisteren plaatste op: http://scobleizer.wordpress.com/2006/01/21/blog-constipation/
    "There are so many things to say so much about that I just don’t know where to start, so I won’t try. I’m also experiencing very high email flows. Now I have hundreds of things to blog about. I’m so far behind it isn’t funny. Maybe I should just delete my “blog this” folder and start over."
    De suggestie die hij krijgt is om als experiment zijn "blog this" lijst gewoon te publiceren in de hoop dat anderen de tijd hebben er wat mee te doen:-)

    geplaatst op
  • Dank voor de link Willem. Een herkenbaar probleem; ik kom inmiddels ook niet meer door mijn emails heen. Hoe goed ook bedoeld al die suggesties, uitnodigingen voor seminars, congressen en afspraken die dagelijks binnenkomen, ik kom er simpelweg niet meer aan toe om ze allemaal te lezen (laat staan te beantwoorden). Scoble opereert op wereldniveau dus die heeft dat probleem in het kwadraat.

    Vergelijk nu eens email (de verzender verwacht een antwoord) met RSS (de ontvanger bepaalt zelf of hij het leest en er iets mee doet). Associaal gedrag? Ik denk het niet, het is een vorm van zelfbescherming tegen de informatie-overload. Bij e-mail voel ik een druk omdat ik er nog iets mee moet; bij RSS is die druk veel minder, als ik er niets mee doet is dat mijn eigen verantwoordelijkheid. En als iemand mij dringend wil spreken? Dan kan er altijd nog worden gebeld op mijn mobiel. Ik neem in de regel alleen nog die telefoontjes op met nummerherkenning. Daar zit nog een klein probleem, een goede vriend vertikt het om zijn nummerherkenning aan te zetten ;-)

    Maar goed, om een lang verhaal kort te maken; wellicht moet ik ook maar eens iets doen met al die suggesties voor Marketingfacts die nu op de stapel komen te liggen.

    geplaatst op
  • Een eerste stap tegen informatie-overload is dit boek ongelezen laten :-) Ik vind deze modelletjes eerlijkgezegd nogal triviaal. Het zou een leuke oefening zijn voor leerlingen in de onderbouw van het voortgezet onderwijs om de communicatievormen in kaart te brengen en in dit modelletje te gieten.

    Kan iemand mij overigens uitleggen wat RFID in dit model doet? Bedoeld wordt waarschijnlijk een bepaalde toepassing van RFID, anders snijdt het geen hout, maar welke?

    geplaatst op
  • Op naar een model van 'permission based' email?
    Of veel filters instellen op basis van trefwoorden en afzenders zodat alleen gewenste mail nog in je inbox terecht komen & de rest in 'inbakken' met een nadere prioriteit. Er valt best wat te doen om de emailregie in eigen handen te krijgen.

    Het al dan niet regie hebben is nog wel een aardig uitgangspunt in het model. Het af- en toenemend belang voelt inderdaad meer triviaal. Het telegram is ook van afnemend belang?!

    geplaatst op
  • Dat er een overload aan informatie en berichten/contactwensen is is een feit maar ik vind dat hier te makkelijk wordt gesteld dat e-mail maar moet worden afgeschaft of vervangen door bijv. RSS.

    Bij B2B of commerciële berichten zou dit een mogelijkheid zijn maar vergeet niet dat er ook veel (semi-)priveberichten per e-mail plaatsvinden en die zie ik niet snel vervangen worden door RSS en als dat al zou gebeuren stroomt je RSS-reader dus net zo hard vol. Het gaat dus niet zo zeer om het medium maar om de kwantiteit en wat dat met de mens doet.

    Persoonlijk ben ik ook al bijna allergisch geworden voor de telefoon terwijl het op zich een prachtig en direct medium is.

    geplaatst op
  • Kasper, ik zeg niet dat RSS de vervanger is van e-mail. RSS in zijn huidige vorm is ook niet geschikt als persoonlijk communicatiemiddel. Wat ik wel zeg is dat e-mail zal bezwijken aan zijn eigen succes en derhalve in zijn huidige vorm plaats zal moeten maken voor andere communicatiemiddelen. Welke dat zijn zal de tijd moeten leren maar het zou me niets verbazen als RSS daarvoor nu de basis legt.

    geplaatst op
  • Ik heb het boek van Molenaar niet gelezen, maar ik sta volledig achter het model. Volgens mij bewegen we ons inderdaad richting een situatie waarbij de ontvanger, gesteund door de alsmaar verbeterende tools - geleidelijk aan de regie vam de verzender overneemt. Het lijkt misschien moeilijk voorstelbaar maar maak nou eens de vergelijking met de 'gewone' wereld: als iemand je op straat aanspreekt bepaal je toch ook zelf of je wel of niet antwoord geeft, of je kort of lang in gesprek gaat en of je veel of weinig terugzegt.

    Ik herken de problematiek van Marco, kom zelf ook al tijden niet meer door mijn e-mail heen. Ik voel dan ook veel voor Antoinette's invulling met filters en permission based e-mail. Misschien een next step voor Google's Gmail: niet alleen spam eruit filteren, maar ook laten sorteren op bijvoorbeeld persoonlijk contact, nieuw contact etc?

    geplaatst op
  • Misschien moeten we het begrip E-mail 2.0 introduceren ;-)
    Het eerste is wat mij betreft om alle mails waarin je alleen ge-cc-t staat in een aparte bak te parkeren (prio 3 mail). Daarnaast een bak waarin alle mail van een beperkt aantal personen terecht komt (prio 1 mail). Alle overige mail in een bak met prio 2. Een paar rules dus, verzachten de pijn al aardig.
    Wat mij betreft blijft het zo dat ik per e-mail een veelvoud aan werk kan verrichten, als wanneer ik alles via de telefoon zou moeten doen. Het kost wel bakken met tijd.

    geplaatst op
  • @ Martijn: Prima idee, die sortering in bakken/mappen. En nog een keer voor alle duidelijkheid: mijn stelling (in het artikel) is niet dat e-mail verdwijnt, maar wel dat communicatie efficënter en effectiever kan. Inderdaad, e-mail is - over het algemeen - een heel verbetering t.o.v. de telefoon. Maar dat wil niet zeggen dat het niet beter kan en moet, zeker als e-mailboxen niet meer bij/schoon te houden zijn.

    geplaatst op
  • Als we spreken over filters en permission based e-mail komen we al een heel eind in de richting van wat RSS-readers eigenlijk doen!

    E-mail 2.0, ach waarom niet? Kijk ook eens naar het afgelopen week geintroduceerde feedxs.com.

    geplaatst op
  • @marijn / @ Frank

    tja.."folders" ik heb ongeveer 16 "hoofdfolders" en menig "subfolder" daaronder in OE. Bestaat al enige tijd! Of is OE een vies woord in deze lijst

    geplaatst op
  • E-mail overload heeft me ook al veel hoofdbrekens gekost. Toch heb ik het nu redelijk onder controle. Goede oplossingen: e-mail niet als to do list gebruiken, filteren en nog eens filteren, G-Mail gebruiken... Op mijn website e-mail de baas doe ik verslag... http://www.emaildebaas.info

    geplaatst op
  • @ Outlook: Outlook Express is geen vies woord. En zeker, die folders zijn handig. Maar bij verandering van pc ben je alles weer kwijt, zo heb ik ook nu - Outlook overgeheveld van ene naar andere pc - weer gemerkt.

    Bovendien helpt Gmail me erg goed bij het bundelen van gerelateerde berichten, en heb ik het altijd (kantoor, thuis en onderweg) bij de hand. Dus ik merk dat het zwaartepunt van mijn e-mailgedrag steeds meer bij Gmail komt te liggen. Alleen dat adressenboek en die agenda zijn bij Outlook natuurlijk weer vele malen beter geregeld.

    Trouwens erg jammer dat je je naam niet bekend hebt gemaakt. Dat praat toch wat gemakkelijker!

    geplaatst op
  • Uit een (heel andere?) wereld komt dit onderzoeksverslag naar ondermeer het gebruik en positionering van email in sociale netwerken. Overload? Dat kan generaliserend niet worden gesteld.

    Lees/blader de ongeveer 65 pagina's: http://www.pewinternet.org/pdfs/PIP_Internet_ties.pdf

    Jan van der Sluis (prive: janvds @ xs4all.nl)

    geplaatst op
  • Het blijkt wel mee te vallen met die informatieoverload. http://www.managersonline.nl/cgi-bin/newspro/viewnews.cgi?newsid1139254951,95412,

    geplaatst op

Plaats zelf een reactie

Log in zodat je (in het vervolg) nóg sneller kunt reageren

Vul jouw naam in.
Vul jouw e-mailadres in. Vul een geldig e-mailadres in.
Vul jouw reactie in.

Herhaal de tekens die je ziet in de afbeelding hieronder


Let op: je reactie blijft voor altijd staan. We verwijderen deze dus later niet als je op zoek bent naar een nieuwe werkgever (of schoonmoeder). Reacties die beledigend zijn of zelfpromotioneel daarentegen, verwijderen we maar al te graag. Door te reageren ga je akkoord met onze voorwaarden.