Een nieuw intranet: wie betrek ik erbij?

“Een nieuw (sociaal) intranet. Dat is echt iets voor onze organisatie. Laten we het project in gang zetten. Maar wie moeten we erbij betrekken?”

Klinkt bovenstaande je bekend in de oren? Veel organisaties zijn om verschillende redenen bezig met de oriëntatie naar een nieuw intranet. Een veelgehoorde vraag is wie er allemaal betrokken dienen te zijn binnen het traject. Het korte, onbevredigende antwoord is: iedereen. Helaas is dat vaak niet mogelijk of uberhaupt werkbaar.

De keuze voor een nieuw intranet gaat niet over een nacht ijs. De impact van een intranet is voor elke medewerker voelbaar. Een goed intranet wordt door alle medewerkers als nuttig ervaren en is een tool met meerwaarde bij het uitvoeren van hun dagelijkse werkzaamheden. Wat je koste wat het kost wilt voorkomen is dat men het ziet als ‘weer een extra systeem’.

Met onderstaande tips geef ik je een aantal handvatten bij het samenstellen van je stuurgroep of kopgroep. Die groep verschilt qua samenstelling, afhankelijk van de fase in het traject.

Is het budget al geregeld?

Als het budget nog ter discussie staat of nog niet is aangevraagd, dien je ervoor te zorgen dat je zoveel mogelijk afdelingen of lagen van je organisatie overtuigd hebt van de noodzaak en nut van het nieuwe intranet.

Vroeger was de IT-afdeling vaak ‘de baas’ over het intranet. Aanvragen en oriëntatie rondom een nieuw intranet werden dan ook vaak door deze afdeling afgehandeld. Met de intranetten van vandaag, vaak sociaal van aard, is dit allang niet meer het geval.

Op vele vlakken zal een intranet bijdragen aan betere interne communicatie en kennisdeling en -overdracht. Dat alleen al zorgt ervoor dat een intranet voor meerdere afdelingen interessant is en waar je je als kartrekker voor dit nieuwe middel hard voor moet maken. Enkele voorbeelden:

• Een goed (sociaal) intranet zorgt voor inzicht bij P&O; mensen communiceren zowel positieve als negatieve berichten op het intranet. Voor deze afdeling is het intranet een extra paar voelsprieten.
• De communicatieafdeling krijgt een middel in handen waarmee informatie snel en relevant binnen de organisatie gedeeld kan worden. Aan de andere kant wordt input ook eenvoudiger vanuit de rest van de organisatie aangeleverd. Denk bijvoorbeeld aan de mogelijkheden om direct te reageren op geplaatste berichten. Of, nog mooier, wanneer medewerkers zelf initiatief nemen om bepaalde ontwikkelingen op het intranet te delen.
• Voor een directie of managementteam zorgt het intranet voor een kanaal waar medewerkers efficiënter en prettiger samenwerken. Dat zorgt voor meer verbondenheid tussen medewerkers. Men heeft immers meer inzicht in wat er speelt, en kan hier proactief op inspelen.
• En de mensen van de IT-afdeling? Die zijn nog steeds een belangrijke speler in het geheel. Zij zorgen er immers voor dat het intranet op technisch vlak naadloos aansluit op de bestaande infrastructuur. Denk hierbij aan het koppelen van bestaande systemen aan het nieuwe intranet.

Betrek vooral ook de minder enthousiaste medewerkers

Wanneer deze eerste belangrijke horde is genomen en het nut van het intranet bij verschillende afdelingen duidelijk is, wordt het zaak om een goede stuurgroep te formeren. Het nieuwe intranet gaat enkel slagen wanneer de eindgebruikers vinden dat het intranet waarde voor hen oplevert.

Betrek hen dus zo vroeg mogelijk in het proces. Naast afgevaardigden uit de reeds genoemde groepen en afdelingen, is het binnen de meeste bedrijven niet moeilijk om een aantal enthousiastelingen te vinden. Zij zullen je overstelpen met ideeën en suggesties. Dit is een groep die vanaf het begin als ambassadeur voor je nieuwe intranet zal optreden en tevens de makkelijkste groep om mee te krijgen.

Maar vergeet ook de medewerkers die minder enthousiast zijn niet te betrekken. Waar het soms makkelijker lijkt om deze groep te negeren, zorgt een goede betrokkenheid van deze anti-adopters juist voor waardevolle nieuwe inzichten. Veel intranetprojecten stranden pas echt op het einde van het traject: de adoptiefase. Het intranet is af en klaar voor gebruik, maar na een aantal dagen wordt er vrijwel niks mee gedaan. Na een aantal weken lijkt niemand te weten dat er überhaupt een intranet is.

In dit voorbeeld zorgden de enthousiaste medewerkers voor een vals gevoel van veiligheid, waarbij je snel geneigd bent te denken goed op koers te zijn. Het intranet gaat bij iedereen goed vallen, we hebben immers nog geen wanklank gehoord.

Achteraf blijkt helaas dat een groot aantal medewerkers met kritische vragen en suggesties geen mogelijkheid heeft gehad op het geven van input. Onderschat hun waarde dus niet en betrek hen vanaf het begin. Juist wanneer je deze sceptische groep meekrijgt, verhoog je je kansen op een succesvolle adoptie aanzienlijk.

Zorg voor goede berichtgeving over de voortgang

Buiten de stuurgroep is het belangrijk om de rest van de organisatie op de hoogte te houden over de voortgang van het project. Je wilt ervoor zorgen dat men de kans heeft om feedback te geven en daardoor betrokken te zijn bij de invulling. Dit hoeft geen grote aanslag op de tijd van deze collega’s te zijn.

Denk hierbij buiten de traditionele kaders en organiseer bijvoorbeeld een wedstrijd om het intranet een naam te geven. Wanneer het intranet een naam krijgt van de organisatie zelf, zorgt dit ervoor dat medewerkers het niet meer als ‘een systeem’ zien, maar als onderdeel van de organisatie. Het gevolg is dat het gebruikt gaat worden. Het uitzetten van een prijsvraag zorgt ook voor een stukje beleving binnen de organisatie en is een uitstekende manier om het project vanaf het begin reuring te geven.

Naast deze goede start is het ook raadzaam om periodieke updates te geven. Wanneer een eerste ontwerpvoorstel beschikbaar is, is het leuk om een korte presentatie tijdens de lunchpauze te organiseren. Geïnteresseerden worden bijgepraat en kunnen direct hun mening geven.

Op deze manier toon je als stuurgroep dat je de mening van je collega’s waardeert en krijg je tegelijkertijd waardevolle input vanuit je eindgebruikers. Dit alles zorgt voor een zo breed mogelijk draakvlak binnen de organisatie.

Neem de tijd voor de livegang

Na maanden hard werken, inrichten en testen is het dan zover: het intranet gaat live. Een moment waar iedereen in de stuurgroep, maar hopelijk ook de andere collega’s, naar uit heeft gekeken.

Als je de tips hierboven hebt gevolgd, heb je een grote kans dat je je collega’s al meerdere keren enthousiast hebt verteld wat er straks allemaal mogelijk is, en dat je zeker rekening hebt gehouden met hun wensen. Sterker nog, je kon letterlijke voorbeelden van specifieke wensen aanwijzen. Zorg er bij de livegang dan ook voor dat je nu weer net zo benaderbaar bent.

Een goede voorbereiding is om voor livegang een groep sleutelgebruikers alvast kennis te laten maken met het nieuwe intranet. Neem de tijd om met hen door het nieuwe systeem te lopen. Geef hen bijvoorbeeld een aantal opdrachten die ze moeten uitvoeren en kijk hoe dit gaat. Een soort proefwerk, eigenlijk.

Deze groep is bij voorkeur zeer gemêleerd en vertegenwoordigt de verschillende afdelingen van je organisatie. Je herkent deze mensen snel genoeg: het zijn je collega’s die vanaf het begin veel vragen stellen, interesse in het nieuwe intranet tonen en vaak aanwezig zijn wanneer er iets nieuws wordt gepresenteerd. Deze sleutelgebruikers zullen na de livegang samen met je stuurgroep de ambassadeurs van het intranet zijn.

Hopelijk heeft dit artikel je nieuwe inzichten gegeven in de manier waarop je met de juiste samenstelling collega’s je intranet van idee naar realisatie kunt brengen. Ik ben benieuwd naar jouw ervaringen en aanvullingen en hoor graag van je in de comments!