How to: factureren voor agencies #adv

Je hebt je dit waarschijnlijk wel eens afgevraagd: hoe factureer je een project in een agency? Veel bureaus zijn kostbare tijd kwijt aan het voorbereiden van de facturen. In dit artikel geven we je verschillende opties om te factureren inclusief de voor- en nadelen.

Bij het vaststellen van de prijs van je product of dienst wil je dat dit voor zowel jezelf als je klant goed uitpakt. Als je niet weet hoe je een project factureert, focus je je onverhoopt op de waardebepaling van je werk en maak je wellicht een prijsvergelijking met anderen. Hoe bepaal je een projectprijs waarin iedereen zich kan vinden?

Staat er op jouw factuur een vaste prijs of een variabele die afhankelijk is van de geïnvesteerde tijd en materiaal? Welke van de twee zou meer geschikt zijn? Voor de meeste organisaties is dit een bekend probleem. Dat is waarom we deze kwestie voor eens en voor altijd oplossen.

Vaste prijs voor vastomlijnde projecten

Wil je open en eerlijk zijn naar je klant toe? Een vaste prijs is vaak meer transparant en voorspelbaar. Het is niet altijd de meest voordelige optie vanuit bedrijfseconomisch oogpunt, maar het verkleint de kans dat de klant op een later moment voor verrassingen komt te staan. Er zijn in dit geval geen extra kosten voor overwerk of variabele tarieven. De meeste klanten geven de voorkeur aan een vaste prijs.

Dit kan voor jou extra werk betekenen. Het bepalen van de juiste prijs voor beide partijen kost tijd. Daar komt nog bij dat je het risico loopt om jouw werk over of onder te waarderen. Dat zal uiteindelijk ten koste van jou of je klant gaan.

Deze methode kan de efficiency bevorderen: synergie en teamwork zijn essentieel om het project te voltooien binnen de deadline. Tegelijkertijd kan het ook leiden tot verlies van kwaliteit, want tijd is nooit een goede raadgever.

Dat betekent dat een vaste prijs ideaal is voor kleine en gedefinieerde projecten. Het is dé manier om vanaf het eerste moment transparant te zijn naar de klant en er is geen ruimte voor onvoorziene kosten. Een vaste prijs is een perfecte oplossing voor projecten die vergelijkbaar zijn met projecten die je eerder gedaan hebt. Het ontwerpen van een website op basis van templates bijvoorbeeld.

Variabele prijs afhankelijk van het materiaal en de geïnvesteerde tijd

Het grootste voordeel van deze manier van factureren is dat je heel nauwkeurig kunt zijn. Een variabele prijs stelt je in staat om de exacte kosten van het materiaal en de tijd die je geïnvesteerd hebt vast te stellen. Het nadeel is dat je niet heel specifiek kunt zijn bij de begroting – het is voor beide partijen vervelend als je er flink naast zit.

Voor veel bedrijven levert factureren op basis van variabele kosten een hogere marge op wanneer het project langer duurt dan verwacht. Het uitstellen van projecten moet je niet zomaar doen, sommige mensen werken nu eenmaal meer productief en efficiënt onder een bepaalde tijdsdruk.

Hoewel deze methode prima is voor je collega’s, is er een kans dat je klanten niet helemaal overtuigd zijn. Dit kan uitlopen op discussies, vooral als het systeem niet helemaal transparant is en de klant niet begrijpt waar hij nu eigenlijk voor betaalt. Dit probleem los je op door facturen op te stellen waarop jij het overzicht houdt op de geïnvesteerde materialen en tijd. Dit betekent wel dat het jou nog meer tijd kost.

Deze methode is het meest geschikt voor grote projecten die agile worden uitgevoerd en gemakkelijk aangepast kunnen worden tijdens het proces zonder het budget opnieuw te hoeven bepalen.

Hoe factureer je de klant?

De strategie die het best bij jou past is, wordt grotendeels bepaald door de sector waar jij je in begeeft en hoe je dat doet. Bureaus mixen bijvoorbeeld vaak de kosten van het creëren van een website met die van marketing, terwijl dat op een andere manier gefactureerd zou moeten worden. Voor designers geldt dat klanten vaak last-minute nog om wijzigingen vragen, wanneer je in dat geval een te lage prijs berekend hebt, verlies je geld. Een ondernemer kan beter beoordelen hoeveel de lancering van een advertentiecampagne zal kosten of wat het budget voor zoekmachine marketing is. In dat geval is een vaste prijs de beste optie.

Krijg je hoofdpijn van al deze berekeningen? Het kan gelukkig ook een stuk gemakkelijker met de juiste projectmanagement software dat integreert met je facturatieprogramma.

De voordelen van projectmanagement software

Met de juiste software hoef je niet te kiezen tussen een vaste of variabele prijs en ben je geen uren tijd kwijt aan het bedenken van de juiste oplossing. Prijzen worden voor je berekend en automatisch aan een project gelinkt. Vervolgens helpt de software jou op basis van klanten, projecten, taken en medewerkers de beste factuurmethode kiezen. Kies een tool die bijhoudt hoeveel tijd je aan een project besteedt om de uren die je moet verzamelen nauwkeurig vast te leggen.

De optie om op verschillende manieren te factureren biedt jou meer flexibiliteit en passende prijzen.

Gebruik Teamleader om te factureren

Teamleader is een alles-in-één oplossing dat CRM integreert met projectmanagement en facturatie. Het lost eigenlijk al je kantoor-problemen op, maar laten we ons voor nu focussen op het facturatieproces. Teamleader stelt je in staat om een vaste of variabele prijs te bepalen op basis van het aantal gewerkte uren. Deze kunnen afhankelijk gemaakt worden van het type medewerker, voor het geval je met een goedkopere junior en duurdere senior webdeveloper werkt bijvoorbeeld.

Het uurtarief is afhankelijk van de werkzaamheden die uitgevoerd worden. Het tarief van ontwikkelaars is hoger dan van projectmanagers bijvoorbeeld en de prijzen kunnen hierop aangepast worden. Je kunt ook een vaste prijs per klant instellen, welke aangepast kan worden op basis van de ratio of het uurtarief.

Wat gebeurt er wanneer je het uurtarief van je medewerkers per project wilt aanpassen? Dit kan gewoon met de facturatietool van Teamleader.

Bedrijven die een voorkeur hebben om met vaste prijzen te werken, kiezen de optie van voorafbetaalde urenregistratie waarbij de klant vooraf betaalt en het bedrag gelinkt is aan het projectplan zodat het budget niet overschreden kan worden. Dit maakt het mogelijk om je budgetten online te versturen, jouw klant deze online kan goedkeuren en dat ook de facturen automatisch verzonden worden. Klinkt goed he?

De ideale tool voor de ideale factuur

Tenzij het berekenen van budgetten is één van je passies is, kun je dit beter aan een tool zoals Teamleader overlaten. Dan kun jij je focussen op wat jij leuk vindt! Probeer Teamleader nu 14 dagen gratis.