Samenwerking met andere afdelingen onvoldoende

Teams ontwikkelen in de loop van de tijd een eigen identiteit. Alle afdelingen binnen een bedrijf hebben zo op den duur een eigen werkwijze, met eigen waarden, normen en rituelen. Communiceren of zelfs samenwerken met andere afdelingen kan dan lastig zijn. Ongeschreven regels staan een goede samenwerking in de weg en zorgen soms zelfs voor problemen.

Een onderzoek naar de marketeer anno 2012, uitgevoerd door USG Capacity en ingevuld door 256 respondenten, vroeg marketeers o.a. naar het cijfer dat zij geven aan de samenwerking met andere afdelingen. Daaruit bleek dat de samenwerking tussen de afdeling marketing en de andere afdelingen binnen het bedrijf zeker voor verbetering in aanmerking komen. Er worden nog geen onvoldoendes gegeven, maar het scheelt niet veel.

Wij vroegen marketeers welk cijfer zij de samenwerking (binnen het bedrijf waar ze werkzaam zijn) tussen marketing en de volgende afdelingen zouden geven?

Communicatie 7,6

Algemeen Directeur 6,8

De Board 6,4

Financiën 6,2

HRM 6,0

ICT 5,9

Juridische zaken 5,8

De samenwerking met de afdeling communicatie is het beste. Dat is geen verrassing. Niet alleen omdat de afdeling communicatie gespecialiseerd zou moeten zijn in zinvol communiceren, maar ook omdat marketing- en communicatieprofessionals vaak onderdeel uitmaken van dezelfde afdeling en hetzelfde team. Echter, wanneer je dat laatste feit in ogenschouw neemt, valt er zelfs binnen de afdeling nog het een en ander te verbeteren in de samenwerking; maar dat is weer een ander verhaal.

Een conclusie die voortkomt uit het feit dat de afdeling marketing het beste samenwerkt met de afdeling communicatie, is dat de afdeling marketing dus minder goed samenwerkt met de personen die in de organisatie boven hen staan: de algemeen directeur en de board. Echt positief is dat niet.

Vooroordelen over marketeers in andere afdelingen

Hoe staan andere afdelingen tegenover marketeers? Wat zijn de vooroordelen?

De mensen van financiën geloven niet zo marketing, want wat levert brand equity nou op? De board gelooft ook al snel dat marketing meer een money burner dan een money earner is, want directe inkomsten blijven uit. De directeur meent dat marketeers zichzelf te weinig accountable maken. De mensen van HR vinden interne marketing niet belangrijk en ICT is al helemaal niet in marketing geïnteresseerd – de mensen daar bekijken de zaken vanuit de techniek en niet vanuit klantperspectief. Juridische zaken hebben ook altijd wel iets aan te merken op de werkwijze van marketeers, terwijl die samenwerking steeds belangrijker wordt, zoals uit eerder onderzoek bleek.

Diezelfde marketeers proberen zelf juist aan te geven dat ze onmisbaar zijn. Een goed merk neerzetten, levert op de lange termijn meer en trouwere betalende klanten op. Van een consistente aanwezigheid pluk je pas later de vruchten, eerst moet de boom nog groeien. Alle neuzen moeten dan wel dezelfde kant opstaan, dus interne marketing moet niet vergeten worden. Daarbij moet men niet vergeten dat de ICT in dienst staat van de marketing, niet andersom. Het gaat immers om het doel, niet om het middel.

De samenwerking verbeteren, intern en tussen de afdelingen

Voor recruiters kan het lastig zijn om te peilen welke kandidaten wel of niet in een team passen. Elke keer dat een nieuwe medewerker zich op de afdeling moet inpassen, verandert de samenstelling van het team en daarmee wellicht ook de aanwezige identiteit. Om de impact van nieuwe medewerkers op het gehele bedrijf in ogenschouw te nemen, is nog veel moeilijker. Hoe flauw het ook mag klinken, het is in ieders belang om de communicatie en samenwerking te verbeteren en fricties binnen en tussen teams op tijd de kop in te drukken.

Over dit onderwerp zijn stapels boeken geschreven, die er veel beter in zijn om uit te leggen wat je als persoon in een bepaalde functie, als team, afdeling of zelfs bedrijf kunt doen, maar mijn persoonlijke ervaring als algemeen directeur is het volgende. De communicatie en samenwerking verbetert als je de volgende regels naleeft.

• Zorg dat elk team en elk individu weet wat hun doel is en waarom ze bepaalde dingen (moeten) doen. Wanneer je weet waar je aan werkt en waarom, ben je sneller geneigd jezelf in te zetten. En dan kun je aan anderen beter uitleggen waarom je doet wat je doet en waarom je hun hulp nodig hebt.
• Focus op teamwork. Het is belangrijk dat elk individu doet waarvoor hij is aangenomen en het beste in is, maar at the end of the day moeten deze individuen wel sámen een project tot een goed einde te brengen. Elkaar helpen is hierin zeer belangrijk.
• Evalueer als team. Denk na over hoe het samenwerkingsproces, over de communicatie. Het doel is misschien bereikt, maar welke struikelblokken waren er onderweg, welke irritaties? Wat kan er de volgende keer beter?

Natuurlijk valt alles samen met een goede en duidelijke communicatie. Pas je communicatie stijl/middel aan aan de afdeling waarmee je spreekt en controleer of de boodschap aan en overkomt.

Hoe is de samenwerking op jouw afdeling en hoe is deze tussen de verschillende afdelingen? Zou de communicatie nog wel wat verbeterd kunnen worden? Waarom en hoe zou jij dat willen doen?

Credits afbeelding: ana cotta (CC)