We gaan (weer) insourcen!

Outsourcen was lange tijd een trend die nu lijkt te keren

Het is voor de meeste bedrijven normaal om onderdelen van hun marketing- of communicatie-executie te outsourcen. Copy, fotografie, het beheer van de website, webmonitoring of bijvoorbeeld community management: voor alles kan een externe leverancier worden gevonden. Niet zelden wordt zelfs de complete marketing of communicatie uitbesteed. Als kennis en kunde intern niet aanwezig is, of het ontbreekt aan tijd, dan gaat de opdracht ‘naar buiten’. Het lijkt een gemakkelijke en prima oplossing. Maar is het ook slim..?

Consistentie

Met de komst van sociale media als communicatief bindmiddel tussen de gehele organisatie, talloze platformen en verschillende doelgroepen is het consequent en consistent communiceren van een identiteit of branding knap ingewikkeld geworden. Zeker voor grotere organisaties, waar een fenomeen als interne verzuiling vaak ook om de hoek komt kijken. Iedere afdeling heeft zo zijn eigen zaken waarmee de buitenwereld in aanraking komt. Of erger nog: een eigen agenda.

Tegelijkertijd is eenduidigheid in woord en beeld belangrijker geworden dan ooit tevoren. Inconsequentie wordt onherroepelijk vertaald als ‘instabiel’, dus ‘minder betrouwbaar’. Gebeurt het niet bewust, dan speelt het voor de ontvanger als onbewuste factor toch mee. Uitbesteden werkt die inconsequentie bijna per definitie in de hand, hoe goed je het ook probeert te managen. Als de organisatie maar groot genoeg is, worden de lijnen langer dan extern kan worden overzien en gladgestreken. Zelfs bij langlopende samenwerkingsverbanden geldt dit, hoewel in mindere mate. Maar absoluut voor ‘de snelle klus’.

Techniek speelt bij consistentie eveneens een belangrijke rol. Regelmatig worden voor vergelijkbare technische situaties verschillende oplossingen gekozen. Externe, maar ook interne poppetjes verdwijnen en nieuwe arriveren. Iedereen wil z’n stempel drukken. Dus in plaats van bijvoorbeeld CMS type 1 wordt voor een ander project CMS type 2 geadviseerd. Grote stappen maken en snel scoren door jezelf te ontdoen van ballast uit het verleden. Het project is daardoor op papier succesvol, maar de buitenwereld ervaart die verschillen in techniek uiteindelijk ook. Menu’s werken anders, een afwijkende sitestructuur: noem alle variabelen maar op. Intern moet er door zo’n keuze tegelijk een tweede, afwijkend systeem worden onderhouden. Eerder opgebouwde kennis is slechts deels opnieuw bruikbaar, reeds bestaande content wordt onderling niet centraal gedeeld. Inconsistentie galore; hoe goed textuele en visuele aspecten ook op elkaar zijn afgestemd.

Authenticiteit

Niemand kent de organisatie beter dan de organisatie zelf. Het is voor buitenstaanders snel voelbaar als een organisatie niet zelf achter het stuur zit. Natuurlijk kan een externe zich inhoudelijk prima inleven, maar er zal altijd een zekere afstand moeten worden overwonnen. Soms hangt dat samen met de genoemde inconsequentie, door bijvoorbeeld nét iets ander taalgebruik of afwijkende benadering van lezers.

Ook visueel valt er veel te winnen. Het ergste voorbeeld is het gebruik van stockfotografie, met name van typisch buitenlandse makelij. Bezoekers voelen direct dat de beelden niet bij jouw bedrijf horen. Dat wekt geen vertrouwen of verbinding. Daarom is een matige, intern gemaakte foto van een werkelijke situatie online vaak waardevoller dan een fantastisch uitgelichte studioprent met modellen. Elk afzonderlijk element van alles wat wordt gecommuniceerd draagt bij aan de authenticiteit. Of doet er juist afbreuk aan.

Opbouwen kennis en inzicht

De online ontwikkelingen gaan snel en kennen ongelofelijk veel facetten. De beste manier om als organisatie zo veel mogelijk hiervan te leren doorgronden, is door er dagelijks mee bezig te zijn. Niet alles tegelijk, natuurlijk. Maar minimaal met de meest relevante zaken voor jouw afdeling of bedrijf. Je kunt elke dag lezen over alle online veranderingen maar de organisatie bouwt een veel beter Fingerspitzengefühl op als ze er zelf actief mee bezig zijn. Daarmee wordt je over tijd minder afhankelijk van het advies van anderen en creeër je makkelijker jouw eigen visie. Met als bijkomend voordeel dat je zélf sneller op eigen, vernieuwende ideeën komt die relevant zijn binnen jouw branche.

Met name voor innovatie is dit een beter scenario dan reeds beproefde technieken en trucjes afkijken of inkopen, waarmee je per saldo nooit écht onderscheidend zult zijn. Niks menselijks is ons echter vreemd: vaak wordt ‘onbekend’ als ‘eng’ ervaren. Dit geldt vaak ook nog voor online. Besef dat uitbesteden een gevolg kan zijn. De communicatie-afdeling is misschien heel bedreven in het schrijven persberichten, maar even snel een pakkende webtekst inkloppen in een CMS is iets anders. Het is dus verstandig om die uitdagingen intern aan te gaan en bepaalde klusjes juist niet uit te besteden.

Snelheid

Online lachen mensen om teksten als: “U ontvangt binnen 7 dagen een reactie.” Je mag niet meer verplicht zijn dat soort mededelingen te moeten versturen. Met name dankzij social media is de algemene verwachting rond snelheid alleen maar toegenomen. Niet alleen om via Facebook of Twitter een reactie te krijgen, want vaak is er veel meer nodig. Er kunnen online spontaan situaties ontstaan waardoor een actiesite of aangepaste webpagina nodig is om naar te verwijzen. Dat geldt niet alleen in negatieve situaties, zoals soms wel wordt gedacht. Kansen om jezelf positief te onderscheiden op basis van onverwachte, actuele situaties komen veel vaker voor. Iets uit het (branche) nieuws waar je relevant op kunt inhaken, bijvoorbeeld. Voor het benutten van kansen om het bedrijf te profileren, moet je natuurlijk wél snel kunnen schakelen.

Die snelheid is bij crisiscommunicatie evident. Kan jouw organisatie dat vlug en zelfstandig afhandelen, of ben je daarmee (deels) afhankelijk van anderen..? Realiseer jezelf dat volledige of gedeeltelijke afhankelijkheid ineens een tijdrovende slag kan betekenen, waardoor mooie kansen vervliegen in de tijd. Of bedreigingen geweerd kunnen worden. Een omlooptijd van een werkdag lijkt misschien snel, maar online gaat het steeds vaker om minuten die het verschil maken.

Insourcing voor outsourcing

Je leest het goed: insourcing is een belangrijk element om effectief te kunnen outsourcen. Het gezegde ‘In het land der blinden is eenoog koning' gaat ook in de online wereld helaas vaak op. Kwakzalvers weten altijd feilloos het nieuwe te benutten om onwetenden een duurbetaald rad voor ogen te draaien. Hoe onderscheidt je kaf van koren als de organisatie intern niet beschikt over voldoende kennis en kunde? Zonder dat is het onmogelijk een goede briefing op te stellen of (de resultaten van) een derde partij te beoordelen. Personeel dat dagelijks, hands-on met online materie bezig is weet beter wat van belang is om een opdracht goed uit te kunnen voeren. Er blijven minder onbeantwoorde vragen liggen waardoor de kwaliteit hoger wordt. En heel belangrijk: je spreekt uiteindelijk samen dezelfde taal.

Schaalgrootte

Een belangrijke voorwaarde om te kunnen insourcen is uiteraard de schaalgrootte van een organisatie. Behalve als het core business is, spreekt het voor zich dat een bedrijf met zo’n tien medewerkers niet in staat is om één of twee personen fulltime op on- en offline marketing communicatie te laten renderen. Dergelijke ondernemingen moeten bijna verplicht op externen leunen. Dat hoeft geen probleem te zijn, maar selecteer bij voorkeur één partner die namens jou als centrale regisseur kan fungeren en over de volle breedte de juiste kennis in huis heeft. Op die manier kan over en weer gedeelde kennis worden opgebouwd.

Zodra er echter maar enigszins ruimte voor is: neem iemand in dienst die online (en liefst tegelijk offline) de stem en het gezicht van jouw bedrijf vorm kan geven. Iemand die een prettige tekst kan schrijven, een prima foto kan maken, weet hoe je een website up-to-date houdt en nieuwe berichten kan twitteren om een publiek op te bouwen. Een ‘one-man-band’, zoals je wilt, die het bedrijf aantrekt als een jas en vanuit doelgroepen kan denken zonder het bedrijfsbelang uit het oog te verliezen. Iemand die het verhaal achter het bedrijf vorm weet te geven.

Als de organisatie groot genoeg is, is het verdelen van alle benodigde en uiteenlopende disciplines over meerdere personen een stuk simpeler. Maar zelfs de luxe van een kleine marketing/communicatie afdeling heeft zeker niet iedereen. In dat geval is over de periode van een jaar één interne medewerk(st)er die zelfstandig zaken kan realiseren effectiever dan vijf wisselende externen. Afhankelijk van de situatie en budgettaire omvang van werkzaamheden zou het ook zo maar kostenefficiënter kunnen zijn. Zo niet direct, dan wel indirect doordat er veel minder tijd in overdrachten verloren gaat.

Ambassadeurs

Insourcen heeft nóg een groot, indirect voordeel. Online kennis wordt binnen een organisatie als vanzelf naar een centraal punt getrokken en krijgt een zichtbaar aanspreekpunt. Natuurlijk twitteren en facebooken medewerkers er zelfstandig op los. Dat hou je niet tegen en dat moet je ook niet willen: er bestaan immers geen betere ambassadeurs. Die delen het liefst ‘eigen’, authentieke content. Als die content écht vanuit de organisatie komt, wordt het ook eerder als ‘eigen’ beschouwd. Andersom: als niemand die content aanreikt gaat men zelf informatie creëren of zoeken en verspreiden. Gewild, maar ook ongewild.

Geef ze een goed bruikbare tekst, foto’s, infographics, filmpjes en online locaties om naar te verwijzen. Ze zullen er graag en als vanzelf gebruik van maken, waardoor je minder nadruk op verbodsregels hoeft te leggen. Langs die route bouw je tegelijk een consistenter imago op dan als iedereen overal willekeurige informatie vandaan plukt. Daarbij: als er zowel in- als extern naar dezelfde informatie wordt gekeken ontstaat een gelijkwaardiger beeld van de organisatie. Alle neuzen draaien op een natuurlijke manier dezelfde kant op.

Terug naar de toekomst

Voorheen hadden bedrijven vaak een interne ‘studio’, waar één of meerdere DTP’ers reclamematerialen in elkaar draaiden. Die wisten wat CMYK of PMS was en daarmee de taal van de drukker begrepen. Ze konden even snel een aardig packshot maken. Of een logo. Ze losten daarmee intern snel en efficiënt een communicatieprobleem op. De oude invulling van het begrip ‘studio’ is in de afgelopen jaren een beetje uit beeld verdwenen, maar gaat dankzij online waarschijnlijk weer een nieuw type toekomst tegemoet. Met andere kennis en vaardigheden, maar exact hetzelfde doel: het verhaal van de organisatie van binnen uit snel, authentiek, consistent en consequent op de kaart zetten.

Credits afbeelding: |Chris| (CC)