Past agile bij jouw organisatie? Bepaal het in 7 stappen

Dat Eneco fan is van agile en scrum bleek al uit de uitnodiging via de speciale website die ze voor de Eneco Agile Afternoon gemaakt hebben. Toch is agile niet voor iedereen, blijkt als spreker Peter Clausman zijn 7-staps MISSION-model uiteenzet. Agile is misschien als methode wel wendbaar, maar dat betekent nog niet dat agile ook het beste samenwerkingsmodel is voor alle organisaties.

De scrum-termen vliegen je om de oren

Veel bedrijven zijn overgestapt naar de scrum- en lean-startupaanpak. De scrum-termen vliegen dan door de gangen: sprints, product owners, definition of done, backlog, scrum masters, T-shaped profiles, minimal loveable products…

Bij andere bedrijven kijkt men vertwijfeld. Zouden zij dit ook moeten doen en hun Prince2-waterval-supertanker vervangen door het Spotify-model, agile scrum? Of meteen in een keer maar door naar de holocracy?

Genoeg vragen dus en aangezien ik nu zelf bezig ben met een scrum product owner goed om even wat praktijkervaringen op te halen bij het agile-event van Eneco.

21 keer sneller

Erik van Engelen van Eneco (rechts) in gesprek met dagvoorzitter Ruud Veltenaar (foto: Bete van Meeuwen)

Eneco is sinds enkele jaren bezig is om de scrum-werkwijze steeds breder in te voeren, vertelt Erik van Engelen, directeur consumentenmarkt. Van IT naar marketing en servicecenter. De energiemarkt kent neerwaartse prijsdruk en is onderhevig aan snelle veranderingen als het gaat om technologie. Genoeg reden om je bedrijf te verduurzamen en vooral: te zorgen voor wendbaarheid ten aanzien van verdienmodellen, diensten en platformen.

Er komen tijdens de middag weinig praktijkvoorbeelden langs. Een van de mooie voorbeelden die wel worden genoemd, is dat ze de jaarnota voor de klant – na opgave van gebruiksgegevens – 21 keer sneller kunnen opmaken dan voorheen. Ze deden met het scrumproces twee maanden over de invoer van deze verbetering. Naast een blijere klant en een efficiënter proces wordt Eneco beloond met 40 procent minder telefoontjes over dit onderwerp.

De zeven stappen van de MISSION-formule

Binnen organisaties zomaar iets anders doen, is niet makkelijk. In een topdown-gestuurd bedrijf zijn mensen qua gedrag en denkwijze op elkaar gaan lijken. Dus hoe creëer je met deze mensen met een topdown-achtergrond zomaar ineens een nieuwe wereld?

Peter Clausman is oprichter van de School of Mavericks (een maverick is iemand die ziet dat het anders kan en die het ook doet). Hij zet het 7-staps MISSION-model uiteen dat hij met en voor Eneco heeft ontworpen. Ik geef hier mijn eigen ingekorte invulling, een uitgebreidere versie vind je hier.

1. Mindset

Hoe maak je het nou mogelijk dat ‘slappe mensen’ opeens doelgerichte beslissers worden? Hoe krijgen ze een growth mindset? Je leert ze weer contole te krijgen door keuzes te maken, te doen, actie ondernemen.

2. Intention

Agile is een werkwijze. Een manier om zaken voor elkaar te krijgen en snel te leren hoe de markt erop reageert en de wendbaarheid te hebben om de verbetering door te voeren. Maar of je daarin gemotiveerd bent als persoon en of je daarin succesvol bent, hangt af van je missie en je geloof daarin. Sterker nog, juist als teams veel meer zelfsturend worden, is de helderheid van de missie en de mate waarin de medewerkers zich hierin herkennen van cruciaal belang.

3. Standup

Je kunt nog zo’n mooie en gedurfde visie en missie hebben, maar die onderstreep je alleen door er ook naar te handelen. Klinkt als een open deur, maar het aantal bedrijven dat ‘a’ zegt en ‘b’ doet, is helaas nog steeds heel groot.

Peter Clausman (foto: Bete van Meeuwen)

4. Support system

Mooi dat jij de wereld van het bedrijf aan het veranderen bent, maar zonder supportnetwerk loop je dood. Natuurlijk heb je de energie om anderen over te halen, maar zonder steun op andere plekken, ga je het niet redden. De nieuwe manier van werken zal intern erkend moeten worden en als de rollen niet in de functies passen en mensen niet snappen wat je aan het doen bent of niet kunnen bijdragen vanwege kpi’s die op het oude gericht zijn, raak je snel uitgespeeld.

5. Innovatie

Je levert met een agile-werkwijze sneller, in kleinere stappen. Je hebt dus meer kans om met elke sprint bij te sturen naar iets wat echt bruikbaar is voor de klant. Het is echter geen toverformule om innovatief en relevant te zijn.

Om maar eens een bekend maar helder voorbeeld te geven: Nokia had geen gebrek aan productinnovaties in 2008. Wat ze echter misten, was de innovatie waar iedereen op zat te wachten: de touchscreen. Agile is dus een innovatieve manier om te maken wat je de klant wil bieden. Maar dat máákt nog geen innovatie.

6. Operate tactically

Het is belangrijk ervoor te zorgen dat je werkende idee ook geïntegreerd wordt in de lopende business. Hiervoor moet je tactisch slim opereren. Meer draagvlak creëren. Weten wat de belangen zijn van anderen, zowel klanten als stakeholders. Op deze manier wordt je van een inktvlek tot een kracht om rekening mee te houden.

7. Never give up

Dit geldt denk ik voor alle vernieuwing maar Peter schrijft het zo mooi op dat ik het hier integraal overneem:

Doorzettingsvermogen, hoop, vertrouwen en geduld. Maar vooral focus houden en je niet van de wijs laten brengen. Je wilskracht zal getest worden. Je zult voldoende tegenslagen krijgen. Je moet leren opkrabbelen (wat makkelijker gaat als je een goed supportsysteem hebt). Af en toe moet je een standpunt in je eentje volhouden, terwijl de wereld je voor gek verklaart. Soms wordt een plan na maanden voorbereiding op de minuut voor lancering toch afgeschoten. De volgende dag moet je weer doorgaan. Met ademen, met werken. De klap te boven komen, je weer herinneren waarom je het echt deed (een sterke intentie/why is cruciaal) en weer doorgaan.

Meer praktijk

Hoewel het MISSION-model op de praktijk gebaseerd is, miste de middag in mijn ogen echte praktijkases. Dat is een gemiste kans, zeker voor een voorloper als Eneco, dat zich in steeds sterkere mate op het agile-pad begeeft en deze werkwijze na IT nu ook bij marketing en customer service invoert.

Zonder af te doen aan de uitstekende keynotes, zou een volgende Agile Afternoon voor mij minder show en meer go mogen bevatten.