Het nieuwe normaal is digitaal

Tips voor werkgevers om mensen te motiveren en inspireren: dansen in de regen!

Hoe zorg je er nu voor dat je medewerkers betrokken blijven in een tijd dat iedere zakelijke afspraak, beurs, evenement, quiz, coffeebreak en elk feestje, concert, festival online is? Hoe zet je online media in om de motivatie hoog te houden? Ik leg het je graag uit aan de hand van een aantal voorbeelden.

Het nieuwe normaal is ‘digitaal’, en organisaties zoeken naar de juiste manieren om online tools zo goed mogelijk in te zetten. De afgelopen maanden is dat veel mensen al aardig gelukt. De voordelen van Zoom- en Teams-meetings zijn al uitgebreid onderzocht: volgens wetenschappers in Cambridge hebben we weliswaar méér meetings, maar ze zijn korter, waardoor mensen meer tijd overhouden voor andere zaken. Toch blijven andere aspecten van online communicatie minder goed belicht.

Let me entertain you

Toen op zaterdag 16 januari De Vrienden van Amstel hun fans op livemuziek trakteerden, was de toegang voor het evenement gratis. Er waren voor het eerst geen wachtrijen voor de ingang, geen gedoe bij de garderobe en geen drukte bij de wc’s. En dat terwijl het bezoekersaantal (volgens schattingen zo’n 1,7 miljoen mensen) ongekend waren. De Vrienden brachten hun muziek namelijk via een online stream. Wat blijkt? Mensen vermaken zich prima, ‘alleen’ achter de computer, omdat ze al gewend zijn dat vermaak best via een scherm kan komen.

Moedig digitale kwartiertjes of halfuurtjes aan waarin het vooral niet over werk gaat

Dat geldt ook voor de sociale interacties binnen je bedrijf. De informele gesprekken bij het koffiezetapparaat maken een groot deel uit van wat ‘werk’ voor jouw medewerkers leuk maakt. Moedig digitale kwartiertjes of halfuurtjes aan waarin het vooral niet over werk gaat.

Ik weet zeker dat dit enorm wordt gewaardeerd en je zult zien dat juist zulke onderonsjes als voedingsbodem dienen voor creatieve ideeën waar je organisatie later iets aan heeft.

Bedrijfsupdate met je scherm als whiteboard

Online video is ook geschikt om meer zakelijke, ‘huishoudelijke’ mededelingen te doen binnen je bedrijf. Vóór corona startten teams, afdelingen of hele bedrijven ooit met een stand up waarbij managers en directieleden hun teamleden vertelden wat zij moesten weten over de business. Rond de presentatie van jaarcijfers werden vaak hele happenings georganiseerd waarin iedereen live te horen kreeg of de cijfers van het afgelopen jaar rood of zwart waren. Voor interne of externe trainingen boekte je de vergaderzaal zodat iedereen een plek aan tafel had.

Thuiswerken hindert je niet om die wekelijkse stand ups te organiseren

Thuiswerken hindert je niet om die wekelijkse stand ups, maandelijkse meetings of jaarlijkse checkpoints bij te organiseren. Het moet alleen digitaal: voor een vergadering ontvang je een Zoom-link en trainingen vinden plaats via een webinar. Maar aan die verschuiving naar ‘digitaal’ zitten voordelen die in de toekomst haast niet weg te denken zijn. Door vooraf video op te nemen, bijvoorbeeld, haal je alle mogelijkheden voor fouten en vertraging uit je stream, waardoor presentaties altijd vlekkeloos verlopen. Sprekers én publiek zijn bovendien niet aan locatie gebonden dus de opkomst voor je bijeenkomsten zal groter zijn. Werk je voor een internationaal bedrijf, dan kun je zelfs de CEO in laten bellen om live zijn liefde voor jouw team en belangrijk nieuws aan te kondigen. Vóór corona was hij of zij echt niet voor een kwartiertje heen en weer gevlogen.

Dit alles is niet alleen handig voor managers en bedrijven, maar zeker ook motiverend en gemakkelijk voor de werknemers. Een goed webinar of online meeting is interactief, waarbij de mogelijkheden van het medium de mensen beter kunnen prikkelen dan ‘vroeger’.

Online klantevents en beurzen: de handdruk blijft

De enorme toegankelijkheid die online events met zich meebrengen geldt natuurlijk niet alleen voor jouw medewerkers. Als je het vanuit (prospect) klanten bekijkt is een online event natuurlijk ook enorm aantrekkelijk. Ze duren vaak korter dan de events van ‘vroeger’, mensen hoeven geen tijd en geld in reiskosten te investeren en ze kunnen de events en webinars vanuit hun luie stoel bijwonen. Er zijn eigenlijk (bijna) geen nadelen.

Live-evenementen boden vroeger de uitgelezen kans voor eerste kennismakingen met mogelijke klanten, partners of nieuwe werknemers. Het ‘netwerken’, de eerste handdruk met nieuwe contacten, verschuift daarom ook naar online. Als het je lukt méér inschrijvingen te verzamelen voor je online events, dan voor de oude fysieke evenementen, heb je ook méér digitale visitekaartjes van hen die geïnteresseerd zijn in jouw producten, diensten of expertise. Tegelijk ontzie je met online events (een deel van) je werknemers. Voor hen zijn de webinars ook minder tijdrovend dan hele dagen op locatie. Natuurlijk is de voorbereiding van een online event óók veel werk, maar er zijn ook externe partijen die je hierbij kunnen helpen zodat het voor jouw personeel niet als een enorme klus voelt.

Nederland past zich aan

62 procent van de bedrijven gebruikte in 2020 een vorm van online video, tegenover 48 procent in 2019. Die stijging is één van de meest opvallende observaties uit de Online Video Monitor, een jaarlijks onderzoek van Quadia en MarketResponse over het gebruik van online video onder marketeers. Organisaties laten hiermee zien dat zij geloven in de potentie van online communicatie en evenementen. Het past ook in de ondernemersgeest om bij onverwachte omstandigheden als een pandemie niet boos te worden dat je nat wordt, maar om te leren dansen in de regen. De situatie waar we nu allemaal in zitten betekent een uitdaging voor bedrijven in de manier waarop zij met klanten en medewerkers communiceren. Zij die durven te innoveren, en een beetje durven te experimenteren, zien snel de voordelen van online communicatie, en zullen merken dat die altijd zwaarder wegen dan de nadelen.

Niet boos worden dat je nat wordt, maar leer dansen in de regen

En hoe dat laatste komt, illustreert een simpel maar prachtig voorbeeld van een ondernemer in Amsterdam. Die kwam erachter dat hoofdingrediënten van wat mensen raakt, niet aan een medium (of aan fysieke aanwezigheid) gebonden is. David Fakkel organiseerde eind vorig jaar online Sinterklaasfeesten, na dat jarenlang met fysieke bezoeken gedaan te hebben. Voor hem veranderde er eigenlijk niet veel, besefte hij. Tegen EenVandaag vatte hij ‘het nieuwe normaal’ samen: “Sinterklaas heeft nog steeds zijn grote boek waaruit hij voorleest over de kinderen, er wordt nog steeds gezongen, de pieten maken grapjes en de kinderen zitten nog steeds in pietenpakjes te wachten op de Sint.” Natuurlijk blijft een echt bezoek van de Sint fantastisch voor kinderen, en ook op andere gebieden zullen fysieke events terugkeren, al dan niet in hybride vorm. Maar online meetings en hybride events hebben de toekomst. De voordelen zijn simpelweg te groot om te negeren.