Recruitment by e-mail
Bij het inzetten van e-mail marketing is in marketingland al enige tijd de trend van pure massa mailing naar persoonlijke mailing. Dit is echter altijd een soort van massa individualisatie, aangezien het natuurlijk gebaseerd is op een database, interesse velden, enzovoort. Dat kan ook niet anders, het wordt te duur en het gaat veelal toch om (semi) standaard producten. En het belangrijkste: een organisatie wil (in de meeste gevallen) er meer dan één van verkopen.
Dit veranderd echter indien het gaat om b.v. banen. Immers, zelden dat er meer dan één exact dezelfde baan bij één bedrijf open staat (uitzonderingen daargelaten). Een bedrijf heeft immers geen 10 marketing managers op hetzelfde product zitten, en hoewel bedrijven mogelijk meer product managers of business developers hebben, is het focus gebied dan bijna per definitie anders. Dit is ook terug te vinden in de marges ‘per verkoop’. Een werving en selectie bureau verdiend al snel € 12.500,- per plaatsing voor een dergelijke functie.
Marge genoeg zou je denken om mensen derhalve individueel te benaderen. Immers, je zoekt maar 1 persoon (geen massa’s) en de marge is hoog genoeg om daar wat extra tijd in te investeren. Helaas blijkt dit feit bij veel bedrijven niet te zijn doorgedrongen. Afgelopen week ontving ik weer een typisch voorbeeld hiervan, dat ik graag doorloop met verbetertips.
Voordat ik begin met de mail zoals ik deze ontvangen heb, wil ik beginnen met een alternatief aan te bieden. Indien je iemand op carrière site tegen komt, of in een sociaal netwerk, kan je ook beginnen met deze persoon een vraag te stellen. Dus niet meteen vacatures te mailen, maar eerst bijvoorbeeld te vragen: “goh, ik kwam je profiel tegen op …, en mogelijk dat ik een leuke baan voor je heb. Zou je daar voor open staan?”. Werven is net daten zeg ik altijd maar. Je kan elke singlesbar binnenlopen en elke vrouw ten huwelijk vragen, maar de kans op succes is een stuk lager dan dat je eerst de moeite neemt iemand te leren kennen.
Nu naar de mail.
De afzender was ‘info@…..’. Onpersoonlijk volgens mij, stuur hem vanuit de recruiter zodat je meteen een persoonlijk gevoel meegeeft.
Vervolgens begon de mail met:
Geachte kandidaat,
Tip 1: je weet wie ik ben, dus begin met Beste Bas of Geachte heer Van de Haterd,
Vervolgens stond er:
We hebben uw CV gevonden op een vacaturesite. Door uw CV heen lezend, hebben we getracht te achterhalen wat uw ambities en nieuwe uitdagingen kunnen zijn.
Tip 2: waarom een vacaturesite? Waarom niet (in dit geval) StepStone.nl? Dat bleek namelijk de site die, na navraag, mijn CV nog online had staan.
Tip 3: waarom ‘trachten’ te achterhalen wat mijn ambities zijn (die stonden er trouwens bij, maar dat terzijde). Waarom niet eerst een mail om te vragen wat mijn ambities zijn?
Het bovenstaande geeft me een paar dingen aan. Ten eerste: ik ben niet belangrijk (Seth Godin schreef hier recent weer een goed stuk over). Je doet wel of ik belangrijk ben met je zinnetje dat je poogt mijn ambities te achterhalen, maar je bent niet in staat mij een persoonlijke mail te sturen, mijn naam erin te zetten, de vacature site te noemen, etc. Het gaat in
dit vak niet om massa communicatie. Je zoekt maar één persoon
voor die specifieke functie, en als je die persoon vindt krijg je daar veel geld voor. Je hebt dus de mogelijkheid om mij als individu te benaderen.
De mail gaat verder.
Er staat een opsomming van in totaal 13 vacatures, per bedrijf gegroepeerd. Drie keer bedrijf 1, drie keer bedrijf 2, etc. Deze vacatures (ik zal er één knippen en plakken) worden als volgt weergegeven.
Internet Marketeer ? Postbank ? Amsterdam: Vacature-nummer 206
Tip 4: Deeplinken naar de vacature op je website is een must
Tip 5: een ? tussen de functie titel en het bedrijf en de locatie is een vreemd scheidingsteken
Van de 13 vacatures zijn er zeven op basis van mijn profiel bij StepStone overigens per definitie niet geschikt voor mij. Dit geeft me ook aan dat mijn CV niet goed gelezen is.
Tip 6: als je zegt dat je iets leest, lees het dan ook. Als je iets niet zeker weet, vraag het.
Ook opvallend is de regionale spreiding in de vacatures. Amsterdam, Hoofddorp, Bodegraven, Breda, Rijen en ‘Benelux’. Iets zegt me dat er dus niet gekeken is naar mijn locatie in het land en mijn reisbereidheid (die ook keurig vermeld is).
Tip 7 (herhaling tip 6): als je zegt dat je iets leest, lees het dan ook. Als je iets niet zeker weet, vraag het.
Kijk voor de functieomschrijvingen op www.deverzendervandezemail.nl onder vacatures.
Tip 8 (herhaling van tip 4): Deeplinken naar de vacature op je website is een must. Waarom als je al vacatures voor me uitgezocht hebt moet ik op je site nog verder zoeken?
Indien u interesse heeft , wil ik u vragen om:
Uw CV in Word-format naar ons te mailen en ons te informeren of u opgenomen wenst te worden in deze procedure dan wel eventueel voor een andere functie in aanmerking wenst te komen.
Tip 9: “uw CV in word”. Hoewel 95% van alle CV’s in word gaan (er zijn ook mensen die het in PDF verzenden en je hebt natuurlijk Open Office gebruikers zoals ikzelf) kan je dit dus beter niet doen. Immers, het gaat heel vaak goed en als het fout gaat kan je die persoon het alsnog vragen. Je geeft hiermee aan ‘mijn organisatie is zo flexibel als een stoelpoot’.
Tip 10: “en ons te informeren of u opgenomen wenst te worden in deze procedure”. Jawel, ik ben echt een aap en ga je mijn CV sturen zonder daarbij te vermelden waarvoor ik dat doe. Omdat ik interesse heb (want daarmee begin je de zin). Nu kan je zeggen, dit is taalgebruik dat gewoon beter kan (schrijven voor het web en schrijven voor mail is nu eenmaal een vak), dat klopt. Maar het is wel een trend die door de hele mailing heen loopt van ‘ons bedrijf centraal’.
De mail gaat door met:
Mocht u nog vragen of commentaar hebben, neem dan gerust met mij of mijn collega Pxxx xx Bxxxxx, de verantwoordelijke Personal Consultant, contact op.
Tip 11: Het feit dat je blijkbaar een ‘slaafje’ bent van een personal consultant moet je nooit meteen vermelden. Ik ben niet belangrijk genoeg om door een personal consultant benaderd te worden. Alleen door zijn assistent?
Het sluit af met:
Met een sympathieke groet / With sympathetic regards
Tip 12: gewoon Nederlands is goed genoeg.
Wel moet ik tot slot een compliment meegeven. Echte contactgegevens van een echte persoon inclusief telefoonnummer staan onder de mail. Dat stukje personalisatie zit er in ieder geval in. En in ‘people business’ van recruitment is dat natuurlijk essentieel.
Al met al samenvattend denk ik dat als je één individu zoekt, je dat ook op individuele basis kan en moet doen. Je hebt de tijd, de contactgegevens en de marge om iemand echt persoonlijk te benaderen. Begin met een vraag te stellen en je intenties (mogelijk leuke baan) duidelijk te maken Personaliseer het echt, dus niet doen alsof je iemands online CV of profiel gelezen hebt, maar het echt lezen. Hoewel ik nooit zou beginnen met het mailen van vacatures, want je kan er bijna alleen de plank mee mis slaan. Immers, als iemand open staat voor een baan mailt hij je wel terug wat voor soort baan hij/zij zoekt. Indien iemand niet open staat kan je hem/haar niet verliezen en als iemand wel open staat maar je mail deze persoon een aantal vacatures toe die niet aansluiten ben je hem/haar wel kwijt.
Als je dan, om de één of andere reden, toch kiest om meteen voor dé vraag te gaan en vacatures mee te sturen, personaliseer zo goed mogelijk. Marketing is geen sales dus als iemand een marketing functie zegt te willen moet je hem/haar geen sales vacatures mailen (en omgekeerd). Respecteer de kandidaat ook optimaal, als je slechts een assistent bent kan je dat best melden, maar praat over je collega, niet over ‘de verantwoordelijke’. En in hemelsnaam, zorg dat iemand met één klik uitkomt bij die vacatures die je dan voor hem hebt uitgezocht door middel van deeplinks.
Freelance professioneel bemoeial. Kijkt altijd naar het fundamentele probleem, niet de quick fix. Centrale focus zijn de (online) dialogen met klanten, stakeholders, medewerkers en toekomstig medewerkers (afhankelijk van de opdracht). Actief als interim community manager, projectleider voor nieuwe corporate recruitmentsites, adviseur bij verschillende start ups en inspirator m.b.t. de toekomst van werk (de arbeidsmarkt van de 21e eeuw).
Bij recruiten via e-mail wordt inderdaad nogal eens over het hoofd gezien dat de e-mail het eerste contactmoment is met een kandidaat. Wordt in dat eerste contactmoment de interesse niet gewekt of, nog erger, frustratie gekweekt, dan is de kans zeer klein dat de e-mailcampagne enige vruchten afwerpt.
Toch is het voor kleine organisaties vaak het meest interessante middel om – betrekkelijk goedkoop – gericht kandidaten te benaderen. Voorwaarde is dan wel, zoals jij zei, dat er gepersonaliseerd gemaild wordt en dat de kandidaat in zijn waarde wordt gelaten (dus inleven in het profiel/CV). Frustratie is snel gekweekt en in het huidige klimaat, waarin kandidaten die hun CV ergens online hebben staan vaak binnen enkele dagen tientallen reacties krijgen, verdwijnt je naam snel onderaan de short list – als je daar al op komt te staan!
Ik denk dat dit ook het punt is waarop kleine organisaties zich kunnen onderscheiden van “de grote jongens”. De recruitment-oorlog is voor ons in ieder geval merkbaar losgebarsten en de strijd om geschikte kandidaten woedt in alle hevigheid. Het aanbieden van allerlei incentives om kandidaten maar over de streep te kunnen trekken mag dan voor grote organisaties een troef zijn, voor kleine werkgevers ligt de kracht in de persoonlijke benadering, het scheppen van sfeer en het creeëren van betrokkenheid vanaf het eerste contactmoment.
@Jeroen: ik denk dat kleine organisaties per definitie harder moeten werken (voor alles eigenlijk) dan grote. Dus dat ze eerder gewend zijn dat het op deze manier moet, daar waar de grote jongens altijd al een ‘natuurlijke aantrekkingskracht’ hebben.
Het is niet zozeer de kracht van de kleine organisaties (want waarom zou een grote het niet kunnen) als wel het feit dat ze voorop lopen in het denkpatroon. Kleine organisaties zoeken minder mensen en zoeken dus ook specifieker (doorgaans), terwijl grote organisaties denken dat je meer mensen binnen haalt door meer mensen te benaderen.
@Bas
Een mooi voorbeeld hoe het dus niet moet! Wij merken in de werving & selectiebranche steeds vaker dat de contacten met kandidaten steeds losser worden en dat het bovenstaande voorbeeld (het schieten met hagel) niet tot het gewenste resultaat leidt. Het verdiepen in je kandidaat is het belangrijkste dat er is! Zorg ervoor dat je als bureau opvalt en dat je dus echt toegevoegde waarde kunt leveren voor die kandidaat. Te vaak worden kandidaten nog gebruikt als databasevulling. Het voorbeeld dat je geeft is precies zo’n werkwijze. Stuur jouw cv, ik kan wel niets voor jou betekenen maar dan hebben wij weer een mooi cv erbij! Bas, heb jij jouw artikel verstuurd aan het bedrijf dat jou op deze manier heeft benaderd…Is wel een mooi leerproces voor die club!
@Jeroen
Ik ben het niet eens met jouw stelling dat de kleinere clubs het alleen van de persoonlijke benadering moeten hebben en dat de grote clubs allerlei incentives hebben om kandidaten over de streep te trekken. De tijd is voorbij dat de kandidaat zich daar alleen door laat leiden. Natuurlijk zijn er nog steeds uitzonderingen (starters, snelle carrieremakers) echter zowel de grote als de kleine werving & selectiebureaus moeten zich realiseren dat alles draait om het persoonlijke contact en het netwerken. Wat ik persoonlijk nog weleens merk is dat kandidaten terug geven (als wij de bemiddeling en begeleiding van deze kandidaat doen en de kandidaat toch voor een andere baan kiest dan waar onze opdracht loopt) dat wij ze oprecht feliciteren met hun keuze. Het is de loopbaan de kandidaat! Ik heb nu de ervaring met een aantal kandidaten die het oprecht op prijs stellen dat ze persoonlijk worden gefeliciteerd met hun nieuwe carrierestap. Te vaak krijgen ze negatieve respons van bureaus terug (waarbij ze in begeleiding zaten naar een nieuwe baan) als de kandidaat niet heeft gekozen voor de partij waar de opdracht bij loopt. Op langere termijn zal dit altijd tot een positief beeld leiden!
@Edwin, ik heb ze gemaild dat ze misschien wel wat advies konden gebruiken, maar je hebt gelijk, ik zal ze dit artikeltje ook eens mailen 🙂
Verder heeft Jeroen het denk ik over bedrijven (eindklanten) niet zozeer bureaus. En daar heeft hij deels wel gelijk dat grote bedrijven onpersoonlijker zijn, niet enkel als je er al werkt, maar ook in het proces.
Wat dat aangaat kunnen veel bedrijven nog veel leren. Ik ben nu o.a. in gesprek met een W&S club die nu ongeveer een half jaar lang na plaatsing contact houd met de kandidaat (om te kijken of de plaatsing klopt). Zonde natuurlijk, want na 2 of 3 jaar is men vaak toe aan een volgende stap. Een soort van alumni netwerk opzetten van oud kandidaten (ook die je misschien niet geplaatst maar wel bemiddeld hebt) kan daarbij goed werken. Maar dat wist jij natuurlijk al na mijn training 🙂
@Edwin
Ik ben wellicht ook een beetje bevooroordeeld op dit punt, aangezien wij a) alleen starters werven en b) meerdere vacatures hebben voor exact dezelfde functie. Ik krijg tijdens gesprekken met sollicitanten echter wel vaak de indruk dat wij op hun shortlist terecht zijn gekomen doordat we ze op zeer persoonlijke wijze benaderen, maar dat wij vaak moeten opboksen tegen grote namen die allerlei trucs uit de kast trekken waar wij simpelweg de middelen niet voor hebben. Je hebt gelijk, starters zijn daar gevoeliger voor, maar dat is het spelletje dat we moeten spelen.
@Bas,
Wat mijn conclusie is: ik denk dat veel grote bedrijven nog onvoldoende de recruitment afdelingen op orde hebben. Dit is jammer genoeg een constatering bij veel grote en middelgrote bedrijven…Ook die met internationale naam en faam! Los van de nieuwe media die onvoldoende wordt gebruikt door de grotere organisaties, is het helemaal soms kommer en kwel mbt de marketing van het bedrijf in de sollicitatiegesprekken…De 3 heren in grijze pakken die met een arrogantie kandidaten tegemoet treden, komt helaas nog steeds voor….Jammer, want het vervolgtraject is net zo belangrijk (los nog van de snelheid van handelen).. Maar wellicht mooie stof voor een vervolgartikel!
Het erge is nu dus dat deze club mij vandaag ineens een nieuwsbrief toestuurt. En dat is dus wel tegen de wet, want dat is SPAM (was op privé adres) aangezien ik me daar nooit voor heb aangemeld.
Veel te leren nog, van de wetten en regels van E-mail marketing.
Ook leuk: van een recuitmentbureautje kreeg ik twee keer een standaard mail naar aanleiding van mijn CV bij NationaleVacaturebank:
“Om je in te schrijven bij Marketing & Co ontvang ik graag je cv (word).
Zodra ik deze heb ontvangen zal ik je inschrijving bevestigen.”
??? Mijn CV staat toch bij NationaleVacaturebank?
Antwoord: “Je gegevens op NVB zijn niet geschikt op je in te schrijven.
Graag ontvang ik een actueel cv in Word.”
Hoezo niet geschikt? Waarom willen ze mij dan toch inschrijven?
Antwoord NationaleVacaturebank: “Een opdrachtgever kan zelf eenvoudig je CV opslaan als Word document.”
Als het je werk is om werkzoekenden te vinden en organisaties te helpen bij het vinden van personeel (niet andersom: een werkzoekende ‘help’ je niet, maar is je klant), dan zorg je toch in de eerste plaats dat je administratie op orde is?
Waarom zou ik met dit bureautje in zee gaan als het eerste contact al zo moeizaam verloopt? Ik weet bijvoorbeeld nog steeds niet wat ze voor mij kunnen betekenen.
Bedankt voor de tip!
Inderdaad raar en eigenlijk heel logisch dat wij dan niet om een cv moeten vragen. We gaan onze werkwijze daar direct op aanpassen.
Kunnen we je nog van mening veranderen Gerben?
Meer tips en opmerkingen altijd welkom!
Groet,
Michael, mede-oprichter Marketing & Co
@Michael: je leest in ieder geval al de belangrijke blogs, dat spreek al voor je 🙂 Tja, meer tips: ik heb er al 12 gegeven hier. En tips zijn normaal altijd bedrijfsspecifiek en daar ken ik jullie bedrijfsprocessen niet goed genoeg voor. Maar zo af en toe een externe er eens goed naar laten kijken kan nooit kwaad (preek ik nu voor eigen parochie).
Het was slechts mijn ervaring met een recruitmentbureautje dat reageerde op mijn CV bij NationaleVacaturebank.
Het lijkt wel alsof CV’s heilig zijn (terwijl Google en Hyves net zo veel informatie over iemand prijsgeven, laat staan een telefoontje of lunchafspraak) en het opnemen in het bestand het primaire bedrijfsproces.
Liever had ik een persoonlijk gericht mailtje gezien waarin enthousiast gereageerd werd op mijn CV en dat ze graag verder contact wilden. Net als visitekaartjes, strooi je je CV ook niet zomaar in het rond. Want wat wil dat bureau eigenlijk met mijn CV? Het doel is niet de CV, maar contact. Hoe recruitmentbureaus omgaan met hun werkwijze is hun uitdaging. Ik wil eigenlijk niet weten hoe dat in zijn werk gaat, dat is hun business. Ik wil niet in een technocratische administratieve procedure verzeild raken. Ik wil dat bureau graag helpen bij het vinden van geschikte werkgevers.
P.S. Het ging niet over Marketing & Co. Ongetwijfeld doen jullie het veel beter 😉 .
Pardon, een en ander verward m.b.t. Marketing & Co zie ik. Laten we het een generiek voorbeeld noemen…
Een tip die me nog te binnen schiet (zou een tip kunnen zijn): misschien eens anders dan anders te werk gaan door in plaats van de CV te vragen – die was immers al gevonden op NVB – zelf een soort ‘CV’ van het bedrijf naar de klant sturen. Wat kan het bureau voor de werkzoekende betekenen? Het is immers wel heel jaren ’80 om te verwachten dat werkzoekende gretig hun CV afstaan en voor alles hun handje ophouden 😉 .
Gelukkig dat het niet over Marketing & Co ging.. 😉
Toch leerzaam. Zelf werkzoekenden overtuigen waarom ze voor een bepaald bedrijf zouden moeten werken, hmm. Zou inderdaad kunnen als de markt echt zo op dit moment in elkaar zit. Ik verwacht ook, gezien de toenemende vergrijzing, dat er wellicht de komende jaar zo’n verschuiving gaat plaats vinden.
Helaas, hebben de meeste werkgevers het nog steeds voor het zeggen, maar dat gaat hopelijk niet lang meer duren. Ik hoop het trouwens, want een markt waarin je samen met die marketeer mag gaan zoeken naar de ideale werkgever, lijkt me geweldig. Eindelijk de rollen weer omgedraaid..
Gerelateerde artikelen
Marketingfacts. Elke dag vers. Mis niks!
Marketingfacts. Elke dag vers. Mis niks!