Intern social networking krijgt steeds meer voet aan de corporate grond

Afgelopen jaren zijn kenniswerkers binnen organisaties zich steeds meer gaan afvragen waarom ze buiten de muren van de organisatie zo gemakkelijk elkaar op de hoogte kunnen houden (Facebook e.a.), kunnen samenwerken (Dropbox e.a.) en interessante professionals kunt vinden (Twitter, LinkedIn e.a.), terwijl het gebruik van deze tooling binnen de organisatie ook heel effectief zou kunnen zijn. Collega’s helpen elkaar, kennis wordt gedeeld en geborgd, er wordt efficiënt samen gewerkt en management weet precies wat er gaande is binnen de organisatie. Enterprise Social Media, veilig binnen de organisatie, begint serieus te worden. Veel organisaties zijn verder dan ‘Yammer uitproberen’ en de eerste betrouwbare resultaten worden geboekt. Ook de technologie staat niet stil.

Deze gastbijdrage is geschreven door Wilco Turnhout. Wilco is medeoprichter van Rapid Circle, distributeur van Attini.

Intern microbloggen

De markt voor intern microbloggen is erg vol aan het worden. Je kunt momenteel kiezen tussen meer dan 100 corporate microblogging websites die je zakelijk kunt inzetten. Nadeel is dat je informatie op gedeelde databases staat waar je geen controle over hebt. Zo kun je wel meer security issues bedenken. Bovendien, wanneer het echt bedrijfskritisch wordt, wil je waarschijnlijk dat de kennis en communicatie een integraal onderdeel uitmaakt van de rest van de communicatie- en kenniskanalen, zodat je elkaar niet alleen op de hoogte kunt houden, maar dat de gehele samenwerking en werkprocessen efficiënter worden. Waarom zou je op je project, tijdens (samen) werken aan documenten, rondom meetings en bij het zoeken van kennis op meerdere platformen apart moeten werken? Bovendien, wanneer je zoekt naar iemand zijn expertise, dan wil je in 1 overzicht hebben wie ergens expert in is, ongeacht diens voorkeur van systeem en communicatiemiddel? Gelukkig zijn er verschillende platformen die dit ondersteunen. Zie verderop.

Delen van kennis geeft invloed

Dynamieken binnen organisaties veranderen ook door de nieuwe vormen van social networking, waarbij de communicatie, kennis en ervaringen transparant worden en delen van kennis en ervaringen beloond wordt. Wat gebeurt er wanneer bijvoorbeeld door tools als GuruScan wanneer duidelijk zichtbaar is wie gewaardeerd wordt door collega’s voor de bijdrage die zij leveren door relevant te zijn en anderen te helpen, wie er wel bijdraagt en wie niet, wie invloed heeft en wie niet, wie macht heeft en wie niet? Kennis is niet meer macht, maar het delen ervan geeft invloed. De ontvolg knop wordt de meest belangrijke knop op deze platformen.

Transparantie, kans of eng?

Eng voor sommige managers, voor anderen een kans. Dat gaat niet zozeer om in hoeverre iemand een digital native is, maar om het durven delen. En een stapje verder: Durven we elkaar ook te ‘liken’ en ‘raten’? Klout en 360 feedback tezamen binnen je organisatie. Het gebeurt al, zie bijvoorbeeld Glassdoor. Niet iedereen binnen de reisbranche is blij met de transparantie die reviewing sites brengen, vooral degene die niet willen veranderen naar een nieuwe betere situatie, maar het gebeurt toch. Een slecht hotel overleeft niet meer. Zou een manager zich nog kunnen verschuilen straks?

Er zijn meer leuke dingen te bedenken. Want waarom zou je de successen van Foursquare niet gebruiken binnen de organisatie. Zeker binnen de organisaties waar Het Nieuwe Werken is ingevoerd, weet men niet meer waar de collega’s zich bevinden. Met wie kun je nu even een kop koffie drinken? Inchecken via het systeem, wanneer je wilt en men weet waar je zit, als je dat wilt. En zie gelijk of collega’s in jouw netwerk in de buurt zijn en druk op de knop ‘Koffie?’, of op vrijdagmiddag de knop ‘Biertje?’.

Stimuleer bijdrage

Ikzelf was drie weken geleden op de SharePoint Conference 2011 waar relatief veel aandacht was voor Enterprise Social Media, de meest gevraagde toepassing voor SharePoint in de ogen van veel bezoekers. Eén van de uitdagingen is de adoptie van het gebruik te verhogen. Dit kan door gamification, iets dat door 3 partijen werd gedemonstreerd. Op basis van bijdrage die gebruikers aan de organisatie leveren worden zij gewaardeerd door bijvoorbeeld het ‘winnen’ van een badge. Dus als jij veel antwoorden op vragen geeft, veel van je kennis deelt en mensen verbindt, dan weet het systeem dat en krijg je punten. Meer punten als men jouw bijdrage ook waardeert via ‘likes’.

Sociaal intranet

Er zijn veel mogelijkheden om een sociaal intranet op te zetten die breed inzetbaar is, zoals boven beschreven. Jive, Lotus Connections, Salesforce Chatter en open source systemen zoals Life Ray. Volledig webbased systemen zoals Yammer zijn populair, omdat ze bottom up gestart kunnen worden. Gratis. Totdat management ‘got Yammered’; beseft dat er veel belangrijke kennis en feiten worden uitgewisseld op het systeem en er meer functies en veiligheid nodig zijn, en die zijn relatief duur. Een ander onderscheid is de compleetheid van een platform. Hoe completer, hoe meer social media tools een integraal onderdeel worden van de algemene processen, communicatie en kennisuitwisseling en deze nieuwe manieren van samenwerken op alle plekken toepasbaar wordt. Jive, Lotus, SalesForce en SharePoint (mits uitgebreid met social suites zoals Newsgator en Attini) zijn zulke breed inzetbare platformen.

Integraal is de uitdaging

Er zijn meer organisaties die nog niet een interne social media tool of platform in gebruik hebben dan organisaties die wel gestart zijn. En slecht enkelen hebben het integraal binnen de manier van werken geïntegreerd. Ik denk dat het erg veel voordelen zal geven op gebied van prestatie, cultuur, intelligence, kennis en innovatie. De toekomst moet het nog steeds wel leren. We dachten van CRM ook dat consumenten persoonlijk, relevant en vriendelijk bediend zouden gaan worden. Het tegendeel is waar geworden volgens mij. Maar CRM was nog niet bewezen op internet in de gewone wereld onder gewone mensen. Social Networking wel.