Samenwerken verplaatst zich naar de cloud
Waar er extern al veelvuldig met Web 2.0 technologieën wordt gewerkt, loopt dit intern nog niet zo hard. En dat is zonde, want ook binnen je organisatie is er veel kennis aanwezig die je wilt faciliteren en stimuleren. Dat er vraag is naar toegankelijke samenwerkingstechnologieën, blijkt wel uit het Enterprice 2.0 User Profile onderzoek van Forrester (N=4985). Medewerkers hechten meer waarde aan samenwerkingstechnologieën dan aan social media tools.
De reeks over Het Nieuwe Werken wordt mogelijk gemaakt door Projectplace, een online tool voor efficiënte samenwerking en communicatie. Met Projectplace kun je onder andere overleggen met teamleden, documenten delen, afspraken inplannen en online meetings organiseren. Lees hier verder over wat er allemaal mogelijk is met Projectplace.
Online samenwerking is interactie tussen twee of meer personen waarbij er gezamenlijk aan een doel wordt gewerkt. Zoals Forrester aangeeft is er dus meer behoefte aan inhoudelijke samenwerking, dan aan het sociale aspect (figuur 5).
Intranet oplossingen die nu veelal gebruikt worden blijken hier vaak niet aan te voldoen. Samen met intranet wordt email veelal gebruikt om online samen te werken. Het mag duidelijk zijn dat e-mail hier niet ideaal voor is. E-mail is geschikt als kanaal voor inkomende signalen, maar als je het hebt over samenwerken kleven er een aantal nadelen aan. Zo ontbreekt er een overzicht en is informatie vaak lastig terug te vinden. De mogelijkheid om effectief online samen te werken wordt steeds vaker opgevangen door tools die werken vanuit de Cloud. In plaats van lokaal software en hardware te installeren en te gebruiken, wordt dit bij Cloud Computing in een extern datacenter gedaan.
Samenwerken in de cloud
SaaS (Software as a service) zijn web-gebaseerde applicaties die direct via het internet aangeboden worden. Je kan direct online interne informatie delen met bijvoorbeeld een team of een afdeling. Software as a Service heeft enkele voordelen ten opzichte van de reguliere software:
-
Download of installeren is overbodig: minder schrijfruimte wordt bezet en daarnaast scheelt het de nodige frustratie bij de installatie
-
Flexibiliteit: geen lange licenties en mogelijkheid tot verschillende abonnementen
-
Lage Total Cost of Ownership (TCO): geen investeringen in hard- en sortware pakketen. SaaS is gebaseerd op een abonnementsprijs. Een afgesproken prijs waardoor iedereen weet waar hij aan toe is.
-
Outsourcing: de sofware partij neemt het gebruik, onderhoud, ondersteuning en updates op zich
Nu zit de oplossing hem natuurlijk niet in de locatie van de software, maar gaan cloudoplossing vaak hand in hand met een aantal andere eigenschappen. Cloud software is altijd en overal toegankelijk via het internet, en maakt zodoende tijd- en plaatsonafhankelijk werken mogelijk. Samen werken aan documenten, en het inplannen van vergaderingen zijn voorbeelden van eenvoudige tools die zorgen dat de processen allemaal net even wat gemakkelijker en sneller verlopen.
Online samenwerken essentieel voor flexibel en mobiel werken
Om plaatsonafhankelijk te kunnen werken is daarnaast de mogelijkheid om online te kunnen overleggen essentieel. Een optie hiervoor zijn de oude vertrouwde conference calls, al is videoconferencing steeds gebruikelijker aangezien je dan face-to-face kunt communiceren. Volgens onderzoek van onderzoeksbureau Gartner nemen de investeringen in videoconferencing flink toe de komende jaren. Gartner verwacht een stijging van 7 miljoen US dollar in 2008 naar 200 miljoen US dollar in 2015.
In toenemende mate maken bedrijven gebruik van diensten in de cloud. Waar vroeger veel bedrijven met Microsoft Outlook werkten, wordt er nu steeds meer gebruikt gemaakt van bijvoorbeeld Google Apps for Business. De laatste cijfers van Google Apps zijn dat er 25 miljoen geregistreerde gebruikers zijn. Projectplace, dat deze serie over Het Nieuwe Werken mogelijk maakt, heeft inmiddels de grens van 700.000 gebruikers gepasseerd. Online samenwerking is met behulp van cloud diensten steeds beter mogelijk. Het maakt het mogelijk dat werknemers plaats- en tijdsonafhankelijk kunnen werken. De taakgerichte omgeving maakt bestaande processen makkelijker en efficiënter.
In hoeverre werk jij al in de cloud?
Dit artikel is onderdeel van een redactionele samenwerking met Projectplace over Het Nieuwe Werken.
Julian Leijser studeert Bedrijfscommunicatie aan de Radboud Universiteit in Nijmegen. Naast haar studie was zij onder andere actief bij organisaties als AIESEC, De Kleine Consultant en ARCADIS waarvoor zij in NYC werkte. Nu is zij bezig met de oprichting van In The Making een netwerk voor jonge ondernemenden (ondernemers, ambitieuze studenten en young professionals) uit Arnhem en omstreken. Haar ambities liggen in het verbinden van verschillende partijen, het uitdragen van de positieve effecten van Het Nieuwe Werken op organisatieprestaties en binnen de verandercommunicatie.