Noel Eckhart: “Online meetings zijn zoveel meer dan kostenbesparing”

De markt is rijp voor videovergaderen. De kwaliteit van de huidige internetverbindingen, technologische vooruitgang i.c.m. de opkomst van mobiele apparaten maken het mogelijk dat online meetings nu echt door kunnen breken. Gartner verwacht dat de investeringen flink zullen toenemen de komende tijd. Het vooroordeel over videobellen blijft dat het puur kostenbesparing is. Om daar meer inzicht in te krijgen had ik vorige week een online meeting met Noel Eckhart, ex-WebEx en tegenwoordig Sales Director van Projectplace.

De reeks over Het Nieuwe Werken wordt mogelijk gemaakt door Projectplace, een online tool voor efficiënte samenwerking en communicatie. Met Projectplace kun je onder andere overleggen met teamleden, documenten delen, afspraken inplannen en online meetings organiseren. Lees hier verder over wat er allemaal mogelijk is met Projectplace.

In den beginne…

…was er Microsoft Netmeeting. Een pakket voor online meetings wat al vroeg standaard geïnstalleerd was op elke Windows PC. Dit was voor velen hun eerste ervaring met online meetings. Echter vaak geen positieve ervaring. “Een goede online meeting is afhankelijk van zoveel factoren. Je zit met bandbreedte of inbellen, de hardware van elke deelnemer. Allemaal zaken die moeten kloppen wil je een goed gesprek kunnen voeren”, aldus Noel.

Online meetings 2.0

Fase 2 van online meetings betekende dat de meeting via de browser plaatsvond. Als gebruik heb je dus geen extra software meer nodig om deel te kunnen nemen. Dit is wanneer o.a. WebEx en PlaceWare de kop opsteken. Het is daarnaast de eerste stap richting anytime anywhere communicatie, omdat web-based video meetings het mogelijk maken om met elk type apparaat aan meetings deel te nemen.

Meer dan kostenbesparing

“Natuurlijk is kostenbesparing een belangrijke factor, maar online meetings zijn zoveel meer”, zegt Noel. “Als ik een klant in Stockholm wil spreken hoef ik daar niet heen te vliegen. Maar het is meer dan dat. Als ik nu ‘s ochtends een klant uit Spanje wil spreken en ‘s middags een klant uit Zweden dan wordt dat erg moeilijk bereizen. Met online meetings kan ik bij wijze van een minuut na mijn gesprek met mijn Spaanse klant mijn Zweedse klant spreken. Je kunt nu eenmaal niet op twee plekken tegelijk zijn. Online meetings zorgen in dit kader voor een stukje efficiëntie.” Daarnaast zijn online meetings een belangrijke pijler voor thuiswerken omdat je overal aan de slag kunt. Omdat je ‘s ochtends thuis al een online meeting kunt hebben, kun je zo ook files omzeilen. Het milieu is eveneens een factor die steeds belangrijker wordt.

Online meetings worden ook steeds meer ingezet om Ad Hoc en flexibel te kunnen overleggen. Deze behoefte zie je steeds meer onstaan omdat omstandigheden zo snel veranderen tegenwoordig. ‘Time is money’, de benodigde snelheid en voortgang worden door online meetings bewerstelligd. Een afspraak maken met meerdere mensen, op verschillende locaties, met drukke agendas wordt ook veel makkelijker met een online meeting. Een afspraakslot vinden van 1 uur is vaak makkelijker dan een van 3 uur (inclusief reistijd).

Daarnaast kan je nu naast het aloude bekende teleconferencing met online meetings ook samen naar hetzelfde scherm kijken. Deze vorm van visuele communicatie is erg effectief omdat je ook daadwerkelijk ziet waar je het over hebt. Een voorbeeld van de toegevoegde waarde is hoe het binnen Projectplace wordt ingezet in de bouwwereld. Wanneer je met elkaar telefonisch en visueel kunt overleggen over een belangrijke verandering in een werktekening, is de kans op fouten vele malen kleiner. Hetzelfde geldt bijvoorbeeld voor een belangrijk budgetbespreking waar veel cijfers de revue paseren.

Uitdagingen

Om definitief door te kunnen breken zijn er nog enkele uitdagingen voor de markt. Zo zijn de voordelen voor velen nog niet duidelijk. Het belangrijkste voor veel mensen blijft toch dat je geen face-to-face gesprek met de ander hebt. Waaruit blijkt dat dit echt een cultuurverandering is. Noel: “Online meeting zijn ook geen vervanging voor alle vergaderingen of offline meetings. Het is zowel een alternatief en een aanvulling. Soms blijft het nu eenmaal nodig dat je elkaar face-to-face spreekt. Voor bedrijven die hun productiviteit willen verhogen zorgen online meeting dat je veel efficiënter met je tijd om kunt gaan en effectiever kunt communiceren.”