Transformeer een organisatie in 5 stappen naar een social business

Kennis is macht, kennis delen is machtiger

“You'll be rated by the information you create, how you share it, what’s its value.” Zo ziet IBM’s CEO Virginia Rometty het nieuwe samenwerken. Een cultuuromslag binnen bedrijven waarbij kennisdeling, transparantie en openheid belangrijke waarden worden. In deze post deel ik de 5 stappen die nodig zijn om die cultuuromslag te bewerkstelligen

Dit artikel is geschreven door Laurent Boes, social business & collaboration leader Benelux bij IBM.

Social business draait niet om technologie, maar om het gedrag van mensen in de organisatie. Sociale media vormen de nieuwe hoekstenen van samenwerken en communicatie: tussen medewerkers onderling, met klanten en zakelijke partners. Echter, tussen het zakelijk en privégebruik van sociale media van werknemers zit een groot verschil. Waar tweets publiekelijk zijn, gebruik je binnen de organisatie enterprise sociale netwerken.

De focus van het nieuwe samenwerken verschuift van statische content naar de kracht, creativiteit en besluitkracht die bedrijven verder kan helpen: mensen. Transformeren naar een social business gaat niet vanzelf zolang bedrijven intern nog ‘1.0’ zijn. Maar er zijn slechts 5 stappen nodig om een social business te worden:

Business goal

Uit onderzoek van Altimeter blijkt dat 66 procent van de bedrijven moeite hebben om de sociale strategie te linken aan hun bedrijfsdoelstellingen. Daarnaast start social business nog te vaak als een IT-project, terwijl social business-tools pas een meerwaarde zijn als men de technologie koppelt aan de bedrijfsstrategie en doelstellingen. Een bedrijf dat sociale media enkel en alleen omwille van de technologie inschakelt, zal er weinig aan verdienen. Het is daarom van belang dat ook het management zijn schouders onder het project zet.

Die steun kan men krijgen wanneer er duidelijke bedrijfsdoelstellingen op tafel liggen. Denk bijvoorbeeld aan doelstellingen waarmee het bedrijf uiteindelijk geld kan besparen en/of verdienen.

Zo verloopt de zoektocht naar talent of specifieke expertise binnen het bedrijf efficiënter via een intern sociaal netwerk. Scott Monty, de eerste social strategist van autofabrikant Ford, formuleerde het zo: “We maken het bedrijf menselijker door kopers met medewerkers van Ford en met elkaar te verbinden. Door het delen van onze kennis voegen we waarde toe aan het koopproces.”

Wie trekt de kar?

De weg naar social business wordt uitgestippeld door een sterke groep van early adopters. Dat team straalt geloofwaardigheid uit, beschikt over de juiste communicatieve vaardigheden, heeft de nodige autoriteit en is overtuigd van de noodzaak een social business te worden.

De beste kandidaten binnen het bedrijf zijn de medewerkers die nu al zeer actief zijn op sociale media en continu op de hoogte zijn van de laatste ontwikkelingen op dit gebied. Daarnaast moet ook het management het goede voorbeeld geven door het gebruik van sociale tools te stimuleren en zelf op de nieuwe manier te werken.

Cases

Geen overtuigender argument dan succes. Met verschillende zichtbare succesverhalen zien werknemers en management het belang van het gebruik van sociale media in. Social business kan ondersteunen bij kennisdelen, nieuwe werkcommunities binnen en buiten het bedrijf creëren, en samenwerking tussen collega’s, partners en klanten bevorderen. Om ervoor te zorgen dat zoveel mogelijk medewerkers de visie en de strategie begrijpen, moeten mogelijke obstakels uit de weg worden geruimd.

Laat duidelijk zien hoe sociale media bij kan dragen aan het succes van het bedrijf, door bijvoorbeeld aan te tonen hoe medewerkers tijd besparen door gebruik te maken van filesharing-diensten, wiki’s en blogs. Door niet elke dag je mailbox te moeten opschonen bespaar je al snel 5 minuten per dag per persoon, oftewel een halve werkweek per jaar, die je kunt gebruiken voor sales.

Een ander voorbeeld waar een intern social netwerk kan helpen is bij een fusie van twee bedrijven. Doordat de nieuwe collega’s en experts elkaar sneller via het interne sociale netwerk kunnen vinden, zal de integratie sneller verlopen en eerder een succes zijn.

Governance

Social business beukt ook radicaal in op de traditionele bedrijfsstructuren. In een traditioneel, hiërarchisch gestructureerd bedrijf staat ‘kennis is macht’ centraal. Managers houden bepaalde informatie voor zich om zo macht te behouden over de mensen die ze aansturen. Social media bieden juist kansen om mensen met elkaar te verbinden, informatie te laten delen en samen te laten komen om problemen op te lossen. Wie kennis deelt, wordt zo machtiger.

Richtlijnen voor het gebruik van sociale media zijn belangrijk en geven duidelijkheid aan de mensen die er gebruik van maken.

Vanwege het feit dat alle werknemers gezien worden als socialmedia-ambassadeurs van de organisatie deelt ING haar socialmediabeleid via een kort YouTube-filmpje en hebben collega-IBM’ers samen praktische guidelines geschreven via een wiki. Tegenwoordig laat IBM alle nieuwe medewerkers de social computing guidelines ondertekenen tegelijkertijd met de andere HR-materialen en worden er elk jaar socialmediatrainingen gegeven.

Door de richtlijnen eenvoudig, duidelijk te begrijpen en breed inzetbaar te maken, zorg je ervoor dat deze organisatiebreed gedragen worden.

Technologie

Zoals eerder gezegd gaat social business niet zozeer over technologie, maar over gedrag van mensen in de organisatie. Daarom kijk je pas aan het eind naar welke technologie nodig is om je doel te bereiken. Door technologie naast de eerder gemaakte business cases te leggen kijk je welke koppelingen er te maken zijn tussen sociale netwerken en belangrijke bedrijfsapplicaties[BK1] .

Het resultaat is een omgeving op maat voor je bedrijf waarbij bijvoorbeeld iedereen op elke locatie en vanaf elk apparaat kan werken en kennis kan delen. Zo zijn er social business tools beschikbaar waarbij je ook online een ‘koffieautomaatmoment’ kan hebben. Kwam je vroeger bij de koffieautomaat net die ene collega tegen die je kon helpen met je probleem, nu stel je de vraag bijvoorbeeld via een status-update en kan heel je netwerk direct helpen.

Kansen social business

“Wat nu werkt, doet dat over een jaar wellicht niet meer”, zei ‘luis in de pels van de entertainmentindustrie’ Kevin Spacey kortgeleden. Hij riep TV-zenders op de kijker controle te geven volgens het Netflix-model. Dezelfde gedachte gaat op voor de inzet van social business. Iedereen kan in het openbaar zijn of haar mening delen, ongeacht welke relatie deze persoon met het bedrijf heeft. Bedrijven moeten leren om de informatie die medewerkers, klanten, partners en influencers delen te gebruiken voor (leuke) interactie, samenwerking en loyaliteit, maar ook de ontwikkeling van nieuwe producten en diensten. Heb je de stap gezet naar social business, hou dan vooral vast aan de nieuwe werkwijzen en zorg dat het management het goede voorbeeld geeft.

Laurent Boes gaat morgen tijdens IBM BusinessConnect in de Fabrique in Utrecht dieper in op het nieuwe samenwerken en de mogelijkheden van social business. Meer informatie over dit gratis evenement kunt u hier vinden.

Credits afbeelding: Bob Jagendorf (CC)