4 belangrijkste Working out Loud-inzichten voor elke organisatie

Een terugblik op de eerste Nederlandse Working Out Loud-week

Tijdens de eerste Nederlandse Working Out Loud-week wilden wij zoveel mogelijk professionals bekend maken met het onderwerp. Working Out Loud (WOL) is een transparante manier van werken met als doel om kennis te delen en op te halen.

Middels een aantal twitterchats en een meetup met deelnemers uit vakgebieden zoals HR, communicatie, change-management en ICT. Hieronder beschrijven wij de vier belangrijkste inzichten van de week. Elke organisatie die aan de slag wil met WOL kan deze kennis gebruiken voor een snellere en betere implementatie.

Het waarom van een working out loud week

Wij organisatoren zijn alledrie werkzaam op het gebied van enterprise social networking & collaboration. Hierdoor weten we maar al te goed wat de uitdagingen zijn in ons vakgebied. Ook onderzoeksbureau Gartner heeft deze uitdagingen beschreven, waarbij de belangrijkste statement is dat 80 procent van de voorziene voordelen niet gerealiseerd gaan worden.

Hoe komt dit? Er is volgens ons teveel aandacht geweest voor de technologie en te weinig voor de noodzakelijke veranderingen bij de medewerkers, zoals het introduceren van een nieuwe manier van (samen)werken: working out loud. Dat is een van de redenen waarom we een WOL-week hebben georganiseerd voor Nederlandse organisaties en hun professionals.

De eerste vier dagen waren er twitterchats en op vrijdag sloten we af met een meetup waarin we met alle deelnemers het begrip WOL hebben ontleed en zoveel mogelijk concreet gemaakt. Ook zijn er talloze meningen, links en discussies gedeeld in de WOL-community op Facebook. In deze terugblik beschrijven wij de vier belangrijkste inzichten van de week die elke organisatie kan meenemen wanneer zij aan de slag gaat met een introductie van WOL.

Inzicht 1: WOL maakt het mogelijk impliciete kennis te veranderen in expliciete kennis

Expliciete kennis is vastgelegd in bestanden (documenten, presentaties, spreadsheets) die in het beste geval door middel van een kennismanagementsysteem worden ontsloten. Echter, in het slechtste geval zijn deze bestanden niet te vinden omdat ze op iemand zijn eigen drive staan of op een afgesloten netwerkdrive van een afdeling. Deze bestanden zijn dan alleen via een lange zoektocht met veel vraag en antwoord emailtjes te vinden.

Naast de expliciete kennis, is het grootste deel van kennis impliciet: tacit knowledge. Deze vorm van kennis zit in de hoofden van de medewerkers en kan je dus niet vinden in een bestand of op een schijf. Vaak verlaat deze kennis de onderneming op hetzelfde moment als ook de medewerker de organisatie verlaat. Door het introduceren van WOL in combinatie met een intern sociaal netwerk heeft de organisatie de gelegenheid om deze impliciete kennis te behouden. Ook na het (plotselinge) vertrek van een medewerker.

Inzicht 2: WOL vergroot de interne employability van medewerkers

Wanneer jij als medewerker jouw werkzaamheden transparanter en observeerbaar maakt en beschrijft hoe en in welke context jij deze werkzaamheden uitvoert, dan krijgt de rest van de organisatie een beter en completer beeld van jouw kennis en ervaring. Dat geldt voor al jouw collega’s. Het wordt duidelijker waar ieders sterkten en zwaktes liggen. Hierdoor wordt het eenvoudiger openstaande vacature’s eerst intern te vervullen in plaats van direct buiten de organisatie te kijken. Dit levert naast tevreden medewerkers ook een directe besparing op voor de organisatie door een lagere cost-per-hire.

Inzicht 3: WOL implementatie is een eating the elephant-implementatie

De mens houdt van nature niet van verandering en wanneer je probeert de hele organisatie op een andere manier te laten werken, dan voelt dat meer dan overweldigend. Laat je dan niet ontmoedigen door opmerkingen als “dat gaan ze nooit allemaal doen” of “de hele dag kletsen bij de koffieautomaat”.

Het zijn die ‘ja-maar gedachten’ waardoor je niet overgaat tot actie. En actie is de eerste stap tot succes. WOL kun je vandaag nog starten. Niet wachten tot alle stakeholders akkoord zijn, want je krijgt die olifant nooit ineens naar binnen. Begin daarom klein. Geef zelf het goede voorbeeld door je werk te delen, of start met een paar collega’s die je kent en vertrouwd.

Inzicht 4: Vertrouwde en veilige omgeving om te beginnen is cruciaal voor succes

Omdat WOL per definitie betekent dat werkzaamheden zichtbaar worden, is het belangrijk te beginnen in een veilige omgeving waarin je kunt experimenteren met het je eigen maken van dit gedrag. Als mensen die hun werkzaamheden zichtbaar maken voor de ogen van de rest van de organisatie gecorrigeerd worden, dan weet je bijna zeker dat collega’s hun vingers er niet meer aan zullen branden. Begin daarom in een kleine setting waar je bijvoorbeeld onderling kunt afspreken om de komende 12 weken te gaan werken aan het je eigen maken van deze manier van werken. Starten met je eigen WOLweek kan ook. Volg dan deze planning:

Starten met Working Out Loud

Wij hebben mooie voorbeelden gezien van bedrijven die inmiddels aan het werk zijn met WOL. Maar we hebben ook de verhalen gehoord van hoe moeilijk het is om de community in leven te houden. Tegelijkertijd horen we vrijwel alle deelnemers dat de kracht van WOL ligt in de eenvoud. De hier genoemde inzichten kunnen je hierbij helpen. Herken je genoemde punten of heb je aanvullingen? Laat dan een reactie achter.

De eerste Nederlandse WOLweek is georganiseerd door Marleen Olde, Bert Vries en Bram Boertjes. Bovenstaande is een samenvatting van de inzichten die door de community zijn benoemd en besproken, niet alleen tijdens de WOLweek. Wil je meer weten over Working Out Loud in het algemeen of de twitterchats teruglezen, meld je dan aan bij dé Nederlandse Working Out Loud Community of Practice.