Zo zet je designsprints in om sneller te ontwerpen, realiseren en testen

Een design-sprint geeft de unieke mogelijkheid om in vijf dagen een product of dienst te bedenken, ontwerpen, realiseren en te testen!

De wereld digitaliseert met alle gevolgen van dien. Het wordt steeds moeilijker om nieuwe en huidige klanten voor langere tijd aan je product of dienst te binden. Nieuwe producten en diensten komen en gaan en de concurrentie is moordend. Startups maken echter gretig gebruik van de digitalisering en met hun ‘lean’-mentaliteit blijven ze razendsnel innoveren. En die mentaliteit is ook best handig als je geen startup bent. De nieuwe digitale spelregels vragen om wendbaarheid van organisaties, iets waar kleinere en jonge bedrijven een stuk beter in zijn. Hoe zorg jij ervoor dat je meekan in deze innovatie-drift? In dit artikel beschrijf ik een methodiek waarme je sneller kunt innoveren, zonder grote investeringen en lange trajecten.

Als creatief strateeg heb ik de unieke kans om bij veel verschillende bedrijven en mensen over de vloer te komen. Hierdoor heb ik diverse vraagstukken, problemen, werkwijzen vanuit allerlei invalshoeken mogen zien of oplossen. En steevast krijg ik dezelfde vraag: ‘Thijs, wat kunnen/moeten wij nu met digitaal en online?’.

Ongeacht budget of omvang van de organisatie, dit is dé vraag die telkens terugkomt. Kortom: de uitdaging waar elk bedrijf zich mee bezighoudt. Want tja, we kunnen er toch niet omheen? Het digitale tijdperk is immers al hier. Maar wat moet ik daar nou op antwoorden? Omdat ik me hier al zo lang mee bezighoudt, vond ik uiteindelijk het antwoord.

Anderhalf jaar geleden kwam ik via Dribbble in contact met Jake Knapp, design partner bij Google Ventures. Hij ontwikkelde een specifieke methodiek waar mijn hart sneller van ging kloppen: design-sprints. Dit proces is zo ontwikkeld dat er in vijf dagen tijd een (digitaal) product en/of dienst geïnnoveerd, gerealiseerd en getest kan worden. Ik was verliefd, want dit zorgde ervoor dat ik, ongeacht omvang en budget, bedrijven kon helpen ze op de juiste manier digitaal onmisbaar te maken. Niet alleen werkt de methode ontzettend goed, ook de bedrijven waarmee ik dit heb gedaan zijn laaiend enthousiast.

Wat is een designsprint?

Een designsprint is gebaseerd op agile user experience en product design thinking. In een designsprint zijn deze twee methodieken samengevoegd. Door trial and error is het proces zodanig gepefectioneerd dat het mogelijk is om in vijf dagen een probleem op te lossen. Het is ontstaan om bedrijven, technologie en gebruikers centraal te stellen, maar het uiteindelijke doel is natuurlijk: het probleem oplossen.

Designsprinting is een proces van gestructureerd brainstormen en oplossingen zoeken voor kritische bedrijfsvragen door te designen, te prototypen en het testen van nieuwe ideeën. Met als doel dat op dag vijf van de sprint het daadwerkelijke testen van het idee door de eindgebruiker begint.

Normaal gesproken duurt dit proces maanden (sprekend uit ervaring) maar door het extreem effectief in te richten en ‘slim om te gaan met de week’ is het ook mogelijk om dit in vijf dagen te realiseren: thanks Jake Knapp!

De week bestaat uit:

• Dag 0: Understand
• Maandag: Define
• Dinsdag: Diverge
• Woensdag: Decide
• Donderdag: Prototype
• Vrijdag: Test

Dag 0: Understand

Wat ik heb geleerd van de sprints, is dat de kracht van een goede sprint schuilt in het voortraject. Voordat de sprint plaatsvindt bepaal je namelijk de kaders:

1. Formuleer de uitdaging
2. Stel een team samen die deze uitdaging in vijf dagen kan oplossen
3. Ga op zoek naar een geschikte locatie (of zoals wij het noemen een ‘war-room’)
4. Stel daarnaast ook iemand aan als sprintleider, hij/zij is verantwoordelijk voor de flow van de sprint.

Hierbij is het ontzettend belangrijk dat alle leden van het team tijdens de sprint de agenda’s vrij plannen. Op die manier ligt de volledige focus op het proces.

Stap 1: definieer/formuleer een uitdaging.

Hou er altijd rekening mee dat het niet uitdagend genoeg kan zijn. Wanneer je de uitdaging niet groot genoeg maakt, benut je de volle kans van de sprint namelijk niet. Waarom niet? Het sprintteam wordt niet maximaal gemotiveerd en blijft daardoor binnen kaders denken. Hou hier als beslissingsbevoegde (CEO of manager of…) dus altijd rekening mee. Definieer een uitdaging die ogenschijnlijk onmogelijk lijkt, maar jouw organisatie uiteindelijk wel naar een torenhoog (digitaal) niveau kan tillen. Denk aan David vs. Goliath: niets is onmogelijk. Documenteer de uitdaging en deel dit met het sprintteam: zo heeft iedereen hetzelfde vertrekpunt.

Stap 2: stel je team samen.

Iedereen die de films Oceans (11, 12 en 12), met George Clooney als Danny Ocean, heeft gezien, realiseert zich dat een team bepalend is voor de uitkomst. Elke uitdaging heeft een andere samenstelling nodig. Over het algemeen ga ik vaak met de volgende mensen de sprint in:

• Beslisser: dit is vaak de directeur of oprichter (ceo, groot aandeelhouder)
• Financieel manager: de beslisser over de investeringen en uitgaven van het bedrijf (ceo, cfo, Business development manager)
• Marketing manager: de verantwoordelijke voor de ‘branding’ van het bedrijf (pr-manager, sales, researcher)
• Customer manager: deze functie komt vaker voor in het Nederlandse bedrijfsleven. Een customer manager praat veel met de doelgroep en weet daardoor alle in- en out’s die bij hen leven (customer-, experience manager)
• Lead developer: technisch persoon en vaak verantwoordelijk voor alle digitale producten (cto)
• Designexpert: vaak is dit de creatieve, vooruitstrevende denker (designer, UI/UX-designer)

Stap 3: kies je locatie.

De war-room is van essentieel belang! Op je werk is er teveel afleiding om een effectieve sprint te houden. Wie kent het niet: vergadering in en uit, bedrijfsmeetings of zomaar een gesprek over koetjes en kalfjes met collega’s, telefoontjes die je afleiden, noem maar op. Een war-room trekt je even uit de dagelijkse (werk)routine. Ook in een war-room is het belangrijk om niet afgeleid te worden. Ik spreek daarom altijd met mijn sprintteam af dat, zodra we in de de war-room zijn, devices niet zijn toegestaan (tenzij deze natuurlijk nodig zijn voor het uitwerken van ideeën). De war-room heeft als functie om totale focus op de uitdaging van de sprint te hebben.

Stap 4: selecteer je springleider

Om nog even bij de film Oceans te blijven: zonder Rusty Ryan (gespeeld door Brad Pitt) zou de hele operatie in de soep lopen. Brad Pitt is de ‘regelneef’ van de film: iemand die de grove lijnen omzet naar daadwerkelijke acties. Iemand die het doel bewaakt en ervoor zorgt dat iedereen op het juiste pad blijft. Elke sprint heeft een Rusty Ryan nodig en dit is een verantwoordelijke rol. Ondanks dat er gedacht kan worden dat iemand deze taak er ook wel ‘bij’ kan nemen, is dit niet verstandig en ik spreek hier uit ervaring. Ik heb hierdoor namelijk een keer (bijna) een sprint om zeep geholpen. Het bleek een fulltime taak en doordat ik ook als sprintleider fungeerde, kreeg mijn taak als designer niet genoeg aandacht. Zonde.

Maandag: Define

Maandagochtend begin ik altijd met een pitch van vijf minuten waarin elke deelnemer zichzelf voorstelt. De volgende punten moeten hierna helder zijn:

• Welke functie vervul je dagelijks?
• Hoe kun en wil je bijdragen aan de sprint?
• Wat zijn je persoonlijke ambities?

Daarna gaan we direct de diepte in en wordt het eindpunt van de sprint bepaald. We gaan ‘dromen’ over hoe de uitdaging al is opgelost en daarbij maken we veelal gebruik van de ‘Hoe kunnen we’-techniek. Bijvoorbeeld: ‘Hoe kunnen we gebruikers relevantere content voorschotelen’ of ‘Hoe kunnen we het navigeren van onze website leuker, interessanter en intuïtiever maken?’. Dit soort vragen motiveren en zorgen voor verrassende invalshoeken waar niet eerder aan is gedacht.

Tip: gebruik post-its om de invalshoeken te noteren en op te plakken, bijvoorbeeld op een grote muur.

Maandagmiddag, na een uur pauze (de sprint is intensief en daarom is pauze van essentieel belang) gaan we verder met het opstellen van een ‘roadmap’. Doelen worden opgeschreven en geprioriteerd. Vervolgens worden ze in kaart gebracht: hoe kunnen ze bijdragen aan de oplossing? Daarnaast stel ik altijd samen met de klanten de customer journey op. Op die manier wordt inzichtelijk gemaakt hoe het aankoop- en oriëntatieproces plaatsvindt.

Tip: ik prioritiseer altijd de post-its en zorg dat ik er maximaal 5/7 over hou waar iedereen enthousiast van wordt.

Aan het einde van de dag zul je merken dat door alle nieuwe ingevingen en de intensieve samenwerking de rek er een beetje uit is. Daarom is het erg belangrijk dat aan het einde van de dag de uitdaging helder is geformuleerd en dat elke deelnemer zich er in kan vinden. Noteer deze groots op een centraalpunt in de war-room, want vanuit deze uitdaging ga je de komende week denken én werken

Dinsdag: Diverge

Op maandag heeft het sprintteam de uitdaging geformuleerd. Dinsdag staat dan ook in teken van oplossingen vinden voor deze uitdaging. Dinsdag is niet opgedeeld in dagdelen, want alles draait om het schetsen van oplossingen, brainstormen, nieuwe invalshoeken bedenken, omdenken, et cetera. De hele dag! Persoonlijk is dit mijn favoriete onderdeel van de sprint (out of the box denken: wie wil dat nou niet?).

Elke deelnemer gaat individueel aan de slag om diverse oplossingen op papier te krijgen.

Stap 1: notities.

Iedereen gaat zich twintig minuten verdiepen in de notities die de dag ervoor zijn verzameld. Ongetwijfeld hebben zich er al een paar goede ideeën gevormd in de nacht, door het zien van de notities van de dag ervoor worden deze geactiveerd. Uit onderzoek is gebleken dat deze manier van nieuwe ideeën genereren erg effectief is.

Stap 2: ideeën schetsen.

Iedere deelnemer zet zijn/haar ideeën op papier.

Stap 3: crazy 8’s.

Gebruik een groot A3-vel en verdeel het in echte hokken. Schets daarna acht varianten van je beste idee, spendeer niet meer dan een minuut per schets.

Stap 4: oplossing.

In dit gedeelte gaan we de diepte in: je pakt je beste oplossing en gaat deze verder uitschetsen zodat iedereen het begrijpt. Ik probeer altijd mijn deelnemers te inspireren om een storyboard te maken. Dat helpt namelijk om het idee in een minuut uit te leggen aan derden.

Alle ideeën worden op de muur geprikt zodat ze goed zichtbaar zijn. De ideeën zullen namelijk een belangrijke rol spelen voor de volgende dag.

Woensdag: Decide

Bij het betreden van de war-room op woensdagochtend zul je merken dat er een flinke bak met oplossingen ligt. Dat is natuurlijk geweldig, maar ook een probleem. Vrijdag is de testdag met gebruikers en niet alle oplossingen kunnen natuurlijk gemaakt/ontworpen of goed uitgewerkt worden. Daarom kiezen we één oplossing. Bespreek en bekijk elk idee kritisch en kies vervolgens gezamenlijk de oplossing die op lange termijn jullie (digitale) droom zal gaan realiseren.

Woensdagochtend

Keer op keer blijkt het moeilijk te zijn om het juiste idee te kiezen. Veel ideeën hebben misschien een bepaalde overlap en soms zijn er gewoon zoveel goede ideeën dat het zonde is om er één van tafel te vegen. Maak daarom gebruik van de heatmap-techniek. Iedere deelnemer krijgt drie stickers: groen, geel en rood. Laat elke deelnemer de ideeën in stilte evalueren en beoordelen, waarbij ze de groene sticker op het idee plakken dat de meeste kans maakt. De gele sticker wordt geplakt op het idee dat ook kans maakt, maar minder dan het ‘groene idee’.

De rode sticker is een veto: als het idee met de meest groene stickers één rode bevat, dan mag diegene de anderen overtuigen waarom hij/zij zware bezwaren tegen dit idee heeft. Als voorbeeld: een ceo had een keer een rode sticker geplakt op het idee waar alleen maar groene stickers zichtbaar waren. Na zijn betoog (en bijbehorende steekhoudende argumenten) zag iedereen in dat het idee misschien wel charmant klonk, maar het bedrijf in de toekomst om zeep zou helpen. Deze veto (en input) was dus erg belangrijk!

Woensdagmiddag

Er is een idee gekozen waar iedereen enthousiast over is. En nu moeten we dit diee concretiseren, want donderdag wordt het prototype gemaakt. Ik doe dit altijd door middel van een storyboard. Hierin komen alle aspecten samen en daardoor krijgt het idee een concrete invulling (denk bijvoorbeeld aan de customer journey).

Stap 1: gebruik een compleet whiteboard om een grid te tekenen

Stap 2: verzin openingen vanuit je doelgroep. Bedenk hoe jouw doelgroep het product of dienst zou benaderen. Hou het simpel en altijd met de gekozen richting in het achterhoofd. Denk aan: zoeken via Google, hoe vallen wij op tussen alle resultaten, advertentie in magazine, hoe krijgen we mensen vanuit de advertentie naar onze app, et cetera.

Stap 3: vul het storyboard in. Beschrijf het scenario van begin tot eind: hoe de consumenten in contact komen met je product, hoe het wordt aangeschaft tot aan het gebruik ervan. Beschrijf en schets daarnaast het product of dienst ook zo gedetailleerd mogelijk. Op die manier loopt de prototypefase lekker soepel. Een goede story bestaat altijd uit tien tot vijftien stappen: niet te lang en niet te kort.

Donderdag: Prototype

Het storyboard staat, naast het vertrekpunt van maandag, vanaf nu centraal. Het is dus verstandig om de hele war-room ‘leeg’ te halen: weg met alle schetsen/aantekeningen. We gaan nu de ’fake it’-fase in, want we gaan het idee in een zo realistisch mogelijk prototype gieten. Ik noem het ‘fake it’, omdat veel specialisten (zoals vormgevers en programmeurs) moeite hebben om iets te creëren in nog geen dag tijd. Vaak krijg je dan naar je hoofd geslingerd dat dit kwantiteit is en geen kwaliteit, maar gelukkig kan ik ook zeggen dat iedereen hierop terugkomt. Omdat je de hele week al ideeën aan het genereren bent en het er nu alleen nog maar ‘uit moet’, is het eigenlijk nooit probleem.

De deadline voor het prototype wordt op 15:00 uur gezet. Dit geeft wat speling voor als het nog niet af is, maar zorgt ook gelijk voor focus op de eerste ‘trial run’. Als voorbeeld: bij de laatste sprint die ik heb gedaan lag de focus op het maken van een app voor de Apple Watch. Door de korte tijdsperiode kozen we ervoor om de programmeur niet aan het werk te zetten, maar om de tool InVision te gebruiken. Dit zorgde ervoor dat we meer prototypes konden uitwerken en daardoor een completer resultaat opleverde.

Tip: maak met het team altijd de afspraak dat niemand de war-room verlaat tot het prototype helemaal af is. Ook al betekent dit nachtwerk.

Vrijdag: Test

Sprints beginnen met een gezamenlijke uitdaging en een goed team. Op vrijdag zijn er oplossingen gecreëerd, unieke invalshoeken bekeken en diverse kansen beschreven. Uiteindelijk heeft de beste oplossing vorm gekregen en staat er een prototype te wachten om getest te worden.

Maar vrijdag is er niet alleen om het prototype te testen. De vrijdag is er ook om inzichtelijk te maken wat er nodig is om deze richting verder uit te werken en daarmee ook de vervolgstappen te bepalen. Omdat een sprint eigenlijk voor elke vraagstuk ingezet kan worden is ook elke output anders. Ik heb prototypes gemaakt van een nieuwe kaasverpakking tot aan nieuwe bedrijfsmodellen. Daarom is er ook niet één manier van testen. Elke vrijdag is anders en dat maakt het elke keer weer boeiend.

Het is belangrijk om bij elk prototype zoveel mogelijk vragen te stellen. Denk hierbij aan open vragen: waarom, wat, wanneer, hoe? Dit zorgt ervoor dat de tester gaat nadenken over waarom hij iets vindt. Maak het testen daarnaast altijd zo ‘huiselijk’ mogelijk, stel mensen op hun gemak. Noteer altijd hun bevindingen, want deze zijn van onschatbare waarde.

The Big Bang

En nu komt het allerleukste van de week: champagne! Sluit de week af met een knal en geniet. Een product/design-sprint is intensief en zwaar, maar ook ontzettend bevredigend. Je zult merken dat niet alleen het team naar elkaar toe is gegroeid, maar ook de ideeën van hoge kwaliteit zijn. Mensen voelen zich weer gemotiveerd en worden geïnspireerd om aan iets te werken waar het bedrijf in de toekomst van zal profiteren.

Geredigeerd door: Anne Floor Korte

Fotografie: Timar Holtkamp

Bron: Jake Knapp, Google Ventures