4 redenen om vandaag nog te beginnen met urenregistratie #adv

Waar tijd geld is, wordt urenregistratie een vanzelfsprekendheid. Toch blijft het een delicaat thema in professionele dienstverlening: onderzoek wijst uit dat urenregistratie vaak wordt uitgesteld tot het laatste moment, om vervolgens bij elkaar gepuzzeld te worden op basis van e-mails en het eigen geheugen. En dat komt de nauwkeurigheid natuurlijk niet ten goede.

De cijfers

Zo registreert slechts 18 procent van de ondervraagden zijn gepresteerde uren één keer per dag. 40 procent geeft aan het een of twee keer per week te doen, en 22 procent zelfs maar een of twee keer per maand.

Het geschatte lek dat daaruit voortkomt, is navenant: niet meer dan 4 op 10 deelnemers aan het onderzoek denkt 90 tot 100 procent van de voor een klant gewerkte uren juist bij te houden. De andere 60 procent van de ondervraagden laat een verlies optekenen van minstens 10 tot zelfs 30 procent aan factureerbare uren.

Omdat consultants meestal voor een beperkt aantal klanten tegelijk werken, blijft het verlies bij hen beperkt tot ‘slechts’ 15 procent. Op een werkweek van 40 uren loopt dat echter al gauw op tot zo’n 4,32 uur per consultant die niet doorgerekend worden.

De redenen

Waarom wordt met urenregistratie zo’n loopje genomen? Daarvoor bestaan verschillende redenen. Een eerste is ongetwijfeld onwetendheid: de financiële impact op een organisatie wordt eerder onderschat dan correct becijferd.

Daarnaast krijgt een consultant betaald voor zijn professionele expertise, niet zijn administratieve talenten. De vaak verouderde methodes om uren te registreren, vastgeroest in weinig gebruiksvriendelijke ERP-pakketten, helpen de zaken niet vooruit.

Urenregistratie is slechts een van de uitdagingen waar consultants mee te maken krijgen. Lees meer over de andere drie in deze blog!

Een laatste reden, soms gehoord binnen bureaus met meerdere partners, is een vertrouwenskwestie. Als het waarom van urenregistratie niet voor iedereen duidelijk is, loop je het risico dat het als een veredelde prikklok wordt beschouwd, een controlemechanisme dus. Maar daarvoor is urenregistratie niet bedoeld. Integendeel, urenregistratie biedt voordelen voor elke betrokken partij.

De 4 voordelen van urenregistratie

1. Waardevolle data over je bedrijf

Sommige tools voor urenregistratie zijn inderdaad weinig meer dan een prikklok. De beste tools kunnen daarentegen de gewerkte tijd per klant, team, gebruiker of project registreren, en omzetten in hapklare statistieken. Met andere woorden: alles wat je nodig hebt om kosten in kaart te brengen en de processen binnen je bedrijf te verbeteren.

2. Eenvoudig tussentijds factureren

Een moderne tool voor urenregistratie toont alle taken en milestones van een project die al in de agenda’s van consultants – of externen – zijn ingepland, nog gepland moeten worden of al zijn afgerond. Gekoppeld aan een facturatietool wordt tussentijds facturen versturen, op basis van afgeronde taken, periodes of tijd, zo kinderlijk eenvoudig. Automatische betalingsherinneringen doen je klanten bovendien sneller betalen.

3. Transparantie naar de klant

Onafhankelijk van hoe je factureert, biedt accurate urenregistratie je klanten net dat extra streepje transparantie, dankzij gedetailleerde rapporten. Kies je bewust voor projecten met een scherpe vaste prijs om klanten langer aan jou te binden? Dan kan je perfect aantonen hoeveel gepresteerde uren je niet hebt gefactureerd. Reken je liever tot op de minuut door? Dan kan je ook haarfijn bewijzen wat je hebt gepresteerd. Handig bij contractonderhandelingen.

4. Inzicht in de budgettering van projecten

Een project budgetteren met de natte vinger is onbegonnen werk. Achteraf kan je namelijk niet meer ingrijpen. Door de aan een project gewerkte uren om te rekenen – aan een vaste uurprijs, een variabele prijs per consultant of per taak – weet je op elk moment hoeveel budget je al hebt verbruikt. Zo zie je de waarde van het project in real time evolueren, wat je tijd en ruimte geeft om bij te sturen waar nodig.

Uren registreren en factureren met Teamleader

Teamleader, dé online tool voor het mkb, koppelt CRM aan de meest gebruiksvriendelijke urenregistratie, een handige projecttool en facturatie-in-één-klik.

Uren registreren en factureren wordt zo kinderspel. Bovendien krijg je inzicht in de kosten en baten van je projecten en je bedrijfsprocessen, en bespaar je er veel tijd en geld mee.

Meer weten?