5 must-haves voor een succesvolle newsroom

Tegenwoordig is een online newsroom een essentieel onderdeel van een succesvolle PR-strategie, voor zowel grote als kleinere organisaties. Maar hoe haal je echt alles uit je newsroom? Er zijn veel tips en tricks te vinden als je online naar inspiratie zoekt. Gelukkig komt het neer op slechts vijf essentiële onderdelen die je in gedachten moet houden om de beste newsroom te creëren.

1. Het begint met toegankelijkheid

Het lijkt misschien een no-brainer, maar zorg dat je checkt of je newsroom makkelijk te bereiken is. Toch is toegankelijkheid geen gemakkelijk onderdeel om aan te pakken. Uiteraard moet de newsroom online zijn. Check vooraf of het hostingbedrijf grote bezoekersaantallen (tijdens bijvoorbeeld een evenement of crisis) en updates van servers en databases aankan, maar ook snel technische issues die mogelijk voorbij komen kan oppakken. Dit zal heel wat frustraties schelen op de langere termijn en op deze manier zorg je ervoor dat de newsroom online blijft, wat er ook gebeurt.

Toegankelijkheid heeft niet alleen te maken met technische en hostingcapaciteiten. Mogelijke bezoekers van de website zouden in staat moeten zijn om de newsroom, de informatie die ze zoeken en de persoon die ze willen bereiken, makkelijk te kunnen vinden. Door een link naar de newsroom op de homepage toe te voegen, lessen uit search engine optimization (SEO) toe te passen en de newsroom een duidelijke naam te geven, maak je het bezoekers makkelijk om de newsroom en gevraagde informatie te bereiken.

Voeg contactgegevens van de woordvoerder of persvoorlichter toe in de newsroom en de persberichten. Contact leggen met journalisten en mogelijke klanten is meestal het doel van een persbericht. Maak het makkelijk om dit doel te bereiken door contactinformatie op logische en makkelijk vindbare plekken in de newsroom en de persberichten toe te voegen. Het Albeda College biedt op de homepage een duidelijke link naar de pagina met ‘Nieuws & Pers’ en in de newsroom zelf is de contactinformatie van de woordvoerder meteen zichtbaar. Journalisten of geïnteresseerden informatie en nieuws zoeken weten direct waar ze moeten zijn.

2. Makkelijke en intuïtieve navigatie

Bezoekers kunnen via talloze manieren in je newsroom terecht komen. Meestal is het aantal bezoekers dat de naam van je website of newsroom in de adresbalk intikt minimaal. Bezoekers kunnen vanaf social media, de nieuwsbrief, een ander artikel op de website, een externe link of een andere plek waar de link naar het persbericht staat, op de website terecht komen. Dit betekent dat de meeste bezoekers weinig of geen context hebben om het persbericht in te plaatsen. Ze weten mogelijkerwijs niet waar ze andere interessante pagina’s of relevante artikelen kunnen vinden. Maak het makkelijk voor ze om langer op de website te blijven door een logische menustructuur, een duidelijke zoekbalk en links naar relevante pagina’s en artikelen toe te voegen.

Plaats jezelf in de schoenen van de potentiële bezoeker van je website. Wat verwacht je te vinden wanneer je de newsroom bezoekt? Wat verwacht je te vinden als een een persbericht leest? Bekijk voorbeelden van andere bedrijven om te zien of hun navigatie je inspireert om die van je eigen website onder handen te nemen. Vraag mensen, intern en extern (misschien heeft een partner of vriend input), om de newsroom te bezoeken en mogelijke obstakels aan te wijzen. Uiteindelijk is het bedienen van de bezoekers een manier om het doel van je newsroom en PR-strategie te bereiken.

Check de navigatie van je newsroom regelmatig om te zorgen dat het nog steeds het doel dient, zorg dat je newsroom up-to-date is en zorg dat de site volgens de huidige standaard is ingericht. De newsroom van KLM heeft bijvoorbeeld een heel heldere indeling, de menu-items zijn begrijpelijk en alle elementen staan op een logische plek. Het is voor een nieuwe bezoeker goed te begrijpen waar die terecht is gekomen en waar verdere interessante informatie te vinden is.

3. Shareability is van groot belang

In een tijd waarin social niet weg te denken is uit je dagelijks leven, is het onmogelijk om het potentieel en belang van social voor je newsroom te negeren. Shareability is van groot belang voor het succes van je newsroom, bezoekers verwachten links naar social media te vinden en buttons om content makkelijk te delen op hun eigen social media-profielen. Om zeker te zijn dat bezoekers weten wat ze kunnen verwachten wanneer ze naar je social kanalen gaan, kan je ervoor kiezen om social media content in je newsroom en in persberichten te tonen.

Het presenteren van social content in de newsroom en persberichten creëert de mogelijkheid om de verwachting te schetsen bij de bezoekers wat ze zullen vinden, om meer content te laten zien die mogelijk interessant is en om jezelf te presenteren als organisatie die regelmatig waardevolle content deelt.

Naast het betrekken van social media in elk relevant aspect van de newsroom, zijn er nog andere manieren om te zorgen dat content makkelijk deelbaar is. Zorg ervoor dat nieuwsbrieven en mailings die je stuurt een ‘Stuur door naar een vriend’-knop hebben. Content die is doorgestuurd door een bekende wordt beter gewaardeerd, dus maak het makkelijk om deze content te delen. Embedcodes op filesharing sites als YouTube en SlideShare maken het makkelijk voor bezoekers om de content vrij te delen. Dit creëert een nieuwe mogelijkheid om in contact te komen met mogelijke nieuwe bezoekers en leads.

4. Look & feel

Branding is belangrijk, het zorgt ervoor dat bezoekers direct het merk en de brand story herkennen. Op die manier schets je de context en breng je de merknaam naar buiten. De look & feel van de newsroom moet overeenkomen met de corporate website, zo hebben bezoekers een consistente ervaring op alle pagina’s van de website en is het duidelijk waar ze beland zijn na het klikken op een link. Dit bevordert het vertrouwen, schept duidelijkheid en het creëert relevante context voor de bezoeker. En dat verbetert weer de bounce rates.

De look & feel van de newsroom moet ook een duidelijke, prettige en onderhoudende manier van contentconsumptie leveren. Het publiceren van grote lappen tekst zonder plaatjes en slechts enkele paragrafen maakt het lastig om de informatie te verwerken. Verrijk een persbericht met plaatjes, infographics, slideshares en video’s om de bezoekers een prettige ervaring te geven. Gebruik een mediagallerij om alle visuals die zijn gebruikt te groeperen, zodat bezoekers deze makkelijk kunnen bekijken, downloaden en delen op andere platformen en sites.

Door goede lay-out- en designelementen te gebruiken om de visuals, video, quotes en contactinformatie uit te lichten, is het makkelijker om de verschillende formats te herkennen en de informatie te consumeren. Het gebruiken van linkbuttons en duidelijke call-to-action’s wordt de ervaring voor de bezoeker prettiger en is het makkelijker om actie te ondernemen aan de hand van de informatie die ze net hebben geconsumeerd.

De newsroom van BNN-VARA bedient twee merken die allebei herkenbaar moeten zijn voor de bezoeker. Door het gebruiken van logo’s, duidelijke knoppen, kleuren en herkenbare visuals zijn beide merken op een plek vertegenwoordigd.

5. Ga het gesprek aan

Een bepaald aantal bezoekers hebben op de website of newsroom zegt niet veel over het gesprek wat je met deze bezoekers hebt. Om duurzame relaties op te bouwen met het publiek, is het van belang dat de interactie twee richtingen op gaat. Is het makkelijk voor bezoekers om de conversatie aan te gaan met de organisatie en relevante teamleden wanneer ze de newsroom bezoeken? Zo niet, dan verlies je de beste (en soms enige) mogelijkheid om de verbinding met de newsroombezoeker aan te gaan. Zorg ervoor dat iedere bezoeker makkelijk contact op kan nemen zodat de conversatie gaande blijft.

• Voorzie de newsroom en alle persberichten van contactinformatie van de teamleden en, waar nodig, algemene contactinformatie van de organisatie;
• Maak het bezoekers van de newsroom makkelijk om de interactie in een persbericht aan te gaan: voeg reactieformulieren toe bij persberichten, link naar social mediakanalen waar bezoekers reacties kunnen achterlaten op posts, voeg een contactformulier of contactinformatie toe wat bezoekers kunnen gebruiken als ze een reactie willen geven op een persbericht;
• Reageer vlot op alle reacties op de persberichten en social mediakanalen en ga de conversatie aan met bezoekers en volgers;
• Focus ook op een responsive (mobiele) website en zorg dat alle functionaliteiten van de newsroom ook op mobiele apparaten te gebruiken zijn.

De newsroom van Creative Venue laat op verschillende manieren zien dat ze het gesprek willen aangaan en dat jij als bezoeker direct contact kan leggen. De social media kanalen zijn makkelijk vindbaar, de twitterfeed geeft een kijkje van wat er zoal wordt gepost en de juiste contactgegevens zijn op de pagina’s te vinden. De content wordt zo gepresenteerd dat het makkelijk is om contact te leggen: de juiste persoon wordt namelijk met naam, contactgegevens en foto in de artikelen getoond.

Denk na over met wie je communiceert

Het gebruiken en verbeteren van de newsroom moet altijd gericht zijn op de persoon met wie je probeert te communiceren. De bezoeker van de newsroom is leidend, wat verwacht hij of zij van de newsroom en de persberichten? Door het implementeren van best practices ben je al een stap vooruit. Meet de manieren waarop bezoekers de newsroom wel en niet gebruiken, dat geeft waardevolle inzichten in waar de newsroom verbeterd kan worden.

Vraag de bezoekers om feedback om zo waardevolle informatie te verzamelen, maar pas op met het overvragen van de bezoekers. Als je de aandacht legt op de bezoekers en potentiële bezoekers van de newsroom zou je zeker in staat moeten zijn om alles uit de newsroom te halen en zo de PR-strategie te ondersteunen met een online aanwezigheid die op de gebruiker gericht is.

Een goede newsroom bevat niet alleen kant-en-klare verhalen maar biedt bezoekers juist een scala aan afbeeldingen, videos, perskits, social media-feeds, achtergronden en andere materialen waarmee verhalen kunnen worden gevormd. Van vakjournalist tot hobbyvlogger, idealiter zou iedereen stukjes van zijn puzzel moeten kunnen vinden.