In no time de juiste campagne-inzichten met Excel – data-analyse met draaitabellen (deel 1)

Data samenvoegen uit verschillende programma’s kan een ramp zijn. Je wilt data combineren uit Google Analytics, Google Search Console, Google AdWords, Google MyBusiness en wellicht nog meer tools. Hoe krijg je dit op een overzichtelijke en begrijpelijke visueel gemaakt? Je kunt kiezen voor een dashboard, maar dat vergt kennis en middelen en is vaak niet de tijd waard bij eenmalige analyses. Een eenvoudigere oplossing is dan ook het gebruik van good old Excel. Want daarin kun je gebruikmaken van draaitabellen, een krachtige functie waarmee je een grote set van data kunt samenvoegen in één overzicht, zelfs dynamisch. Daarom drie tips hoe je inzichten verkrijgt uit draaitabellen in Excel.

Tip 1: Maak gebruik van draaitabellen in Excel

Verlies geen tijd met moeilijke analyses

Als je analyses maakt, laat je dan vooral niet meeslepen in onoverzichtelijke interfaces en lastig te interpreteren analyses. Om snel en overzichtelijk te werken, maken wij veel gebruik van Microsoft Excel. Dit programma stelt je in staat zoveel mogelijk informatie uit grote datasets te halen.

De meeste tools, waaronder Google AdWords, Google Analytics en Google Search Console, bieden de mogelijkheid exports van je data te maken in een bestandstype dat geschikt is voor bewerking in Excel: .csv of .xlsx. Binnen Excel kun je vervolgens aan de slag met het maken van allerlei grafieken en tabellen.

Grote datasets kun je in Excel het beste analyseren met behulp van draaitabellen. Een draaitabel is in feite een geavanceerde vorm van een gewone tabel. Je kunt op een dynamische manier rekenen met data en geavanceerde analyses op bestaande data loslaten. Bovendien biedt een draaitabel de mogelijkheid data uit meerdere datasets te combineren. Dat is handig als je data uit verschillende bronnen met elkaar wilt vergelijken.

Een draaitabel is makkelijk op te zetten, aangezien deze functie in Excel standaard is ingebouwd. Het opzetten van een draaitabel wijst zich vanzelf, waarna de tabel wordt geopend op de plaats waar je deze invoegt. Het enige waarop je goed moet letten, is dat je bij ‘Tabel/bereik’ de juiste tabel invoert, zónder de eventuele totalen.

Alle data uit een dataset zijn terug te vinden in de draaitabelvelden. Alle velden kun je tegen elkaar afzetten in kolommen en rijen. Bovendien kun je op elk veld filters toepassen, zodat je bepaalde data niet in je analyse meeneemt.

In onderstaand screenshot bekijken we het aantal klikken, vertoningen en de gemiddelde CTR van een AdWords-campagne, opgesplitst per land. In dit geval zijn klikken, vertoningen en CTR toegevoegd aan het vakje ‘Waarden’, omdat we daarvan de waarden willen weten. De landen zijn toegevoegd aan het vakje ‘Rijen’, omdat we de waarden opgesplitst willen zien per land.

Let wel op dat je de juiste waarden overneemt. Excel gaat er namelijk standaard vanuit dat je aantallen wilt weten. Ter illustratie: in het geval van ‘aantal behaalde klikken’ wil je wellicht liever de som van het aantal klikken weten. Als je dit op ‘aantal’ laat staan, telt Excel het aantal cellen en niet de inhoud daarvan. Je kunt dit aanpassen door rechts onderin op het pijltje te klikken naast het veld en dan te klikken op ‘Waardeveldinstellingen’.

Een draaitabel kun je zo uitgebreid maken als je zelf wil. Beperk je echter vooral tot de data die van belang zijn om je doelstellingen door te meten of om een juiste analyse te maken. Door de mogelijkheden in Excel goed te gebruiken, kun je een hoop tijd besparen in je analyse.

Wanneer te gebruiken?

Een draaitabel is handig als je grote hoeveelheden gegevens wilt groeperen en wilt samenvatten in overzichtstabellen, en daarmee patronen en trends in data wilt herkennen. Hoe groter een dataset, des te beter het is om met draaitabellen te gaan werken. Wil je de analyse extra inzichtelijk en visueel maken? Voeg dan een grafiek toe op de gegevens van je draaitabel.

Tip 2: Dynamische tabellen

Voeg snel data doe aan je draaitabel

Draaitabellen baseren zich op het databereik dat jij opgeeft en meestal is dit een specifiek bereik. Wanneer je echter te maken hebt met grote datasets waaraan regelmatig data worden toegevoegd, kun je dit handmatig bijstellen door het bereik van de tabel aan te passen. Maar het kan natuurlijk gemakkelijker.

Door de brontabellen van de draaitabel dynamisch te maken, snapt Excel bij het toevoegen van data zelf dat het bereik veranderd is. Het enige wat je daarna nog hoeft te doen, is het vernieuwen van de draaitabel.

Het dynamisch maken van tabellen vergt wel enige tijd en moeite, maar het bespaart je uiteindelijk veel tijd; zeker wanneer je regelmatig data wilt toevoegen aan de draaitabel. Om een draaitabel dynamisch te maken, maak je gebruik van twee functies: AANTALARG en VERSCHUIVING. Door deze functies te combineren maak je de tabellen dynamisch.

VERSCHUIVING(verw;rijen;kolommen;[hoogte];[breedte])

Bij ‘verw’ kun je de cel opgeven waarin je tabel begint. Deze zet je vast door het gebruik van dollartekens ($). De waarden van ‘rijen’ en ‘kolommen’ zet je beide op 0. Zo geef je aan dat er geen verschuiving plaatsvindt. Door bij hoogte in “AANTALARG($A:$A)” en bij breedte “AANTALARG($1$1)” in te vullen, geef je aan dat Excel moet zoeken naar de laatste gevulde cel. Door dit voor zowel de hoogte als de breedte in te vullen, wordt dit gedaan voor het aantal rijen en het aantal kolommen. Het resultaat wordt dan:

VERSCHUIVING($A$1;0;0;AANTALARG($A:$A);AANTALARG($1:$1))

Deze functie kun je vervolgens gebruiken als bron voor de draaitabel. Let wel op dat de functie ‘Verschuiving’ een tabel weergeeft. Daardoor zal Excel, als de functie zoals eerder beschreven in één cel staat, een foutmelding geven. Excel kan namelijk niet een tabel weergeven in één cel. Waar vul je de functie dan wel in? Simpel, gewoon in het pop-up venster van de draaitabel. Let dus op dat je de functie van tevoren al geschreven hebt.

Wanneer te gebruiken?

Deze tip is een absolute aanrader bij het maken van een (draai)tabel waaraan data kunnen worden toegevoegd. Denk bijvoorbeeld aan een maandelijkse update van je resultaten die je mee wilt nemen in je nieuwe analyse.

Tip 3: Bereken zelf ratio’s

Voorkom simpele fouten bij analyses

Wanneer je ratio’s gebruikt in draaitabellen, doe je er goed aan om deze zelf te berekenen. Als je dit namelijk niet doet, komen er gegarandeerd fouten voor in de draaitabel, zoals te zien is in het voorbeeld hieronder.

Het correcte ratio hier had moeten zijn “16.92%”, niet “20%”. Het probleem is hier dat het gemiddelde van de ratio’s wordt genomen, maar het een gewogen gemiddelde moet zijn.

Dit probleem is eenvoudig op te lossen door gebruik te maken van berekende velden. Op deze manier bereken je zelf een ratio door de waarden door elkaar te delen, in dit geval het aantal klikken door het aantal vertoningen.

Berekende velden kun je laten berekenen door op de draaitabel te klikken, zodat de tabbladen ‘Analyseren’ en ‘Ontwerpen’ verschijnen. Daarna klik je op ‘Velden, items en sets’, waar je kiest voor ‘Berekend veld’.

Vervolgens geef je in het pop-upscherm het berekende veld een unieke naam en vul je bij ‘Formule’ in hoe je de ratio berekent. In dit voorbeeld zouden we de CTR kunnen berekenen door het aantal klikken te delen door het aantal vertoningen. Klik daarna op ‘OK’ en je hebt een ratio die wel correct is.

Wanneer te gebruiken?

Gebruik deze tip altijd wanneer je gebruikmaakt van ratio’s in je draaitabel. Als je dit niet doet, loop je het risico dat jij of een collega de verkeerde ratio gebruikt om verder te rekenen. Voorkom daarom doorrekenfouten door zelf ratio’s te berekenen met een berekend veld.

Meer tips voor het verkrijgen van inzichten vanuit Excel? Morgen tips voor data-analyse met zoekfuncties.