Hoe ga je om met de data van sollicitanten?

Veel bedrijven hebben zich voorbereid op 25 mei, de dag van de AVG. De zaken zijn op orde. Maar is er gedacht aan de data die wordt verzameld tijdens het aannemen van nieuwe werknemers? De online vacaturebanken en apps voor recruiters zitten vol met data. Hoe ga je hiermee om als bedrijf?

Privacywetgeving en solliciteren

De nieuwe privacywet vraagt om nieuwe manieren voor het verzamelen en bewaren van gegevens van sollicitanten. Hoeveel veranderingen er in een bedrijf moeten worden doorgevoerd om te voldoen aan de nieuwe wet, hangt af van de manier van werken en de systemen die hiervoor worden gebruikt. Zo moet je ervoor zorgen dat wanneer je systemen gebruikt voor het recruitmentproces, de leveranciers hiervan dezelfde regels hanteren als jouw bedrijf. Sluit hiervoor een overeenkomst met hen af en controleer dit regelmatig.

Daarnaast moet er in een privacy statement aan de sollicitant worden weergegeven hoe er met zijn of haar data wordt omgegaan. Vermeld welke data er wordt verzameld en waar deze wordt bewaard, en plaats dit op de website of communiceer het in een e-mail. Zorg er ook voor dat opgeslagen informatie makkelijk terug te vinden is. Een sollicitant heeft namelijk het recht om de data in te zien en te laten verwijderen. Dit betreft niet alleen persoonsgegevens, maar ook aantekeningen van een gesprek of informatie verkregen via social media.

De normen van de NVP

Om je als werkgever een eind op weg te helpen, kun je de normen van de Nederlandse Vereniging voor Personeelsmanagement & Organisatieontwikkeling gebruiken om te controleren of je bedrijf voldoet aan de nieuwe wet. De NVP is een netwerk voor HR-professionals die zich bezighoudt met de ontwikkelingen op de arbeidsmarkt. De zogeheten Sollicitatiecode van de NVP is opgesteld op basis van de AVG en bevat de belangrijkste regels omtrent de privacywet. Een greep uit de normen:

• Gegevens van een sollicitant, zoals een CV en een sollicitatiebrief, moeten binnen een maand na afwijzing worden verwijderd, tenzij er iets anders met de sollicitant is afgesproken. In dat geval moet de sollicitant na een jaar nogmaals worden benaderd voor het verlengen van de toestemming.
• Een werkgever gebruikt alleen informatie die relevant is voor de functie en mag geen gegevens omtrent etniciteit, geloof, gezondheid, politieke opvatting of seksuele geaardheid bewaren.
• Wanneer de werkgever via internet of social media relevante informatie over de sollicitant heeft verkregen, moet dit worden besproken met de sollicitant en de bron worden vermeld. Wil je een referentie opvragen bij vorige werkgevers van de sollicitant? Dan moet de sollicitant hiervoor toestemming geven.
• Als werkgever mag je de keuze geven om per video of brief te solliciteren, maar een sollicitant mag een videosollicitatie weigeren. In een video kunnen namelijk bijzondere persoonsgegevens zoals etniciteit, gezondheid en godsdienst worden verwerkt.

Even checken

Het ‘even checken’ van een sollicitant op social media of in Google gaat niet meer. Wanneer je dit als werkgever wilt doen, moet je het van tevoren melden in de vacaturetekst of een e-mail. Ook wanneer de sollicitant toestemming lijkt te geven door bijvoorbeeld de werkgever als vriend op Facebook te accepteren, mag je als werknemer het profiel niet zomaar checken, omdat de sollicitant in een afhankelijke positie staat in de arbeidsrelatie ten opzichte van de werkgever.

Je kunt als werkgever dus niet meer zomaar de CV’s van sollicitanten bewaren en verschillende recruitmentsystemen gebruiken zonder deze te controleren. Het sollicitatieproces vraagt om een gedetailleerde aanpak. Uiteindelijk dient de nieuwe privacywet voor de versterking en uitbreiding van het privacyrecht van elk individu. Dit zorgt voor meer verantwoordelijkheden voor bedrijven, maar ook voor een optimalisatie van het sollicitatieproces. Wees voorzichtig met het doorsturen van e-mails omtrent sollicitaties en zorg dat alle data goed beveiligd is, dan kom je al een heel eind.