Hoe Brand Portals het leven van marketeers makkelijker maken

De laatste twintig jaar is het gebruik van software om werkzaamheden efficiënter uit te voeren flink toegenomen. In sales is het gebruikelijk om een CRM-systeem in te richten, zoals bijvoorbeeld Salesforce of HubSpot. In productmanagement zijn ERP-systemen zoals SAP populair. Pakketten zoals Exact of Visma worden vaak gebruikt om de administratie te organiseren. Maar welke software gebruiken marketeers om hun werk efficiënter te maken? Welke tools kun je inzetten om de consistentie in de communicatie te verbeteren? En hoe manage je alle verschillende assets zoals beelden, logo’s, kleuren, documenten en teksten?

Opmerkelijk genoeg zien we dat de inzet van goede marketingsoftware achter is gebleven ten opzichte van de inzet van software voor andere onderdelen van de organisatie.

De laatste jaren wordt er op het gebied van marketing steeds meer online samengewerkt. Handige tools zoals Dropbox en WeTransfer worden veel gebruikt. Deze tools maken het delen en beheren van bestanden makkelijker. Maar zodra het aantal bestanden begint toe te nemen en het aantal mensen dat samenwerkt groter wordt, ontstaan er ongemakken. De vindbaarheid van bestanden, de mappenstructuur en rechten voor beheer zijn steeds lastiger te managen.

Efficiënter werken

Uit onderzoek is gebleken dat marketeers gemiddeld 4 uur per week spenderen aan het beheren van assets (zie de infographic). Op het moment dat de tijd rondom het beheer van assets begint toe te nemen, kan een Brand Portal structuur geven.

Binnen een Brand Portal zijn verschillende functionaliteiten denkbaar:

• Brand Guidelines
• Digital Asset Management
• Product Information Management
• Templates / Automated Content Creation
• Webshop
• Workflow Management

1. Brand Guidelines

Binnen deze module zit een overzicht van alle elementen in de huisstijl. Alle verschillende logo’s, lettertypes, kleuren en richtlijnen zijn hier te vinden, waarbij alle benodigde elementen direct beschikbaar zijn om (online) te gebruiken. Door de huisstijl online te verspreiden, voorkom je versnippering en daarmee wordt iedereen die betrokken is optimaal geïnformeerd en gefaciliteerd. Daarnaast bespaart het ook veel tijd omdat er niet elke keer gemaild hoeft te worden voor de laatste versie van bijvoorbeeld het logo.

2. Digital Asset Management (DAM)

In een DAM worden alle afbeeldingen, video’s en documenten opgeslagen. Het is de doorzoekbare opslagplaats voor de digitale assets van de organisatie, zoals foto’s, video’s en tekst. Je kan hier al je digitale bestanden organiseren, taggen, vinden, delen, bewerken en downloaden. Hiermee maak je het voor collega’s en partners eenvoudig om digitale media te vinden en gebruiken. Het gebruik van WeTransfer is daardoor echt niet meer nodig.

3. Product Information Management (PIM)

Naast de voorraad- en bestelinformatie in een ERP, is er soms ook behoefte om producteigenschappen en commerciële teksten op één centrale plek te beheren. Een PIM-module is dan een handig onderdeel van de Brand Portal zodat alles op één plek bij elkaar komt. De PIM-functionaliteit binnen een Brand Portal wordt vaak gebruikt om informatie te verrijken en vertalen. Je kan hierbij bijvoorbeeld denken aan een brochure die in meerdere talen beschikbaar moet worden gemaakt.

4. Templates en Automated Content Creation: Create & Publish

De naam zegt het al: creëren en publiceren. Het voordeel hierbij is dat je zelf geen designer hoeft te zijn om nieuwe marketinguitingen te maken. Wanneer er initieel een (Adobe InDesign) template in de Brand Portal geüpload wordt, kan je als gebruiker daarna zelf gemakkelijk de afbeeldingen of teksten wijzigen zoals te zien is in het filmpje:

Het is ook mogelijk om volledig geautomatiseerd documenten te creëren waarbij de data gevoed wordt uit de PIM of externe bronnen. Hierbij kan je denken aan de weekfolders van de Makro of de Albert Heijn die grotendeels automatisch opgemaakt worden.

5. Webshop

In een webshop kunnen verschillende branded products opgenomen worden (zoals een pen of mok met logo), zodat deze besteld kunnen worden binnen de Brand Portal. Hierbij kan je bijvoorbeeld denken aan medewerkers die zelf visitekaartjes kunnen aanmaken en vervolgens bestellen. Dit is met name bedoeld als B2B-oplossing en niet als e-commerce-oplossing. Daar zijn vaak gespecialiseerde oplossingen voor zoals bijvoorbeeld Shopify of mijnwebwinkel.

6. Workflow Management

Workflow Management verbindt alle processen binnen een marketingafdeling aan elkaar. Of het nu gaat om goedkeuren van assets, het creëren van een publicatie of het aanvragen van een nieuw InDesign template: met workflow management kan je het binnen de Brand Portal regelen. Daarnaast zijn alle taken binnen een workflow zichtbaar in de takenlijst en kunnen verwerkt worden door de gebruiker met de juiste rechten.

Besparen en meer creativiteit?

Elke module zorgt ervoor dat er veel efficiënter gewerkt kan worden: sneller en met minder fouten. De besparing loopt al snel op tot gemiddeld 7.100 euro per marketingmedewerker per jaar. Daarnaast is er meer ruimte voor creativiteit omdat er minder repeterend en frustrerend werk gedaan hoeft te worden.

Zo zorgt een Brand Portal dus niet alleen voor meer consistentie, maar verhoogt het ook de efficiëntie, reduceert het fouten en maakt het bovendien het werk van de marketeer stukken leuker.