One company, one method

Agile werken in een IT- en marketingomgeving: zo werkt het

Het kan je niet ontgaan zijn dat agile werken kan werken voor marketingteams. Hoe zet je het in? Hoe ga je er concreet mee aan de slag? Met de volgende vier tips, uit eigen ervaring opgedaan, is het een eitje om er mee te starten.

In plaats van vooraf een eindpunt vast te stellen en daar in een zo recht mogelijke lijn naar toe te werken, geeft agile de mogelijkheid om continu bij te sturen om aan de eisen van de klant, gebruiker of andere belanghebbende te voldoen. ‘Scrum’, ‘sprint’ en ‘stand up’, zijn synoniem geworden aan efficiënt en gestructureerd werken.

1. Gebruik Kanban voor de projectvoortgang

Om iedereen op de hoogte te houden van de voortgang van een project, gebruiken we de Kanban-methode. Kanban werd bedacht door de Japanner Taiichi Ohno, die de methode voor het eerst gebruikte bij autofabrikant Toyota. Het principe is simpel: verdeel een project in verschillende onderdelen en maak voor elk van deze taken een tijdsinschatting. De taken geef je hierna visueel weer via een kaartsysteem. Het systeem doet zo zijn naam eer aan, want kanban betekent ‘visueel bord’ (kan-ban) in het Japans. Een teamlid kiest zelf de volgorde waarin de taken worden uitgevoerd, waarbij er uiteraard rekening gehouden moet worden met bepaalde prioriteiten. Bij Toucan Toco gebruiken we de tool Trello om het kaartsysteem voor iedereen gemakkelijk toegankelijk te maken.

“We gingen stug door en na verschillende tests hebben we de juiste modus gevonden”

Toen we begonnen met de kanban-methode, waren er twee dingen waar we tegenaan liepen. Ten eerste bleek het niet direct heel gemakkelijk om project in te delen in overzichtelijke taken. Ten tweede maakten we ook geen goede tijdsinschattingen, waardoor de projectplanning minder overzichtelijk werd. Toch zijn we stug doorgegaan en na verschillende tests hebben we de juiste modus gevonden. Neem als simpel voorbeeld de kaart ‘schrijf en publiceer een artikel’. Meerdere keren bleek dat dit veel meer tijd kostte dan we hadden ingeschat. Nu hebben we de taak opgeknipt in ‘schrijven’ en ‘publiceren’, waardoor we de mogelijke productie van content in een week beter onder controle hebben.

2. Maak voor klanten geen uitzondering

Ook met onze klanten werken we met dezelfde methode. Een voorbeeld hiervan is een van ‘s werelds grootste game-ontwikkelaars, waarvoor we de ‘product performance’ van bepaalde games ten opzichte van concurrenten in de markt in kaart hebben gebracht. Ons doel was om de bestaande data op een duidelijke manier te visualiseren, zodat de game-ontwikkelaar via eenvoudige grafieken in een oogopslag de marktpositie kon inzien. Vaak gaat het development-team direct aan de slag na de instructie van de klant en komt het eens per zoveel tijd terug met een update over de voortgang. Het is op deze manier dikwijls vrij moeilijk om aan de klantverwachting te voldoen, hoeveel mails je ook verstuurt of hoeveel calls je ook inplant.

Enter Trello: we voerden het kanban-systeem ook in voor slim en efficiënt contact met onze klanten. Klanten kunnen op elk moment inzien op welk moment, welke opdracht wordt uitgevoerd. Aanpassingen worden niet via de mail, app of telefoon doorgegeven, maar nieuwe ideeën mogen alleen worden gedeeld in de regelmatig terugkerende strategische sessies. In het geval van de game-ontwikkelaar kregen we elke twee weken feedback en zij bepaalden – uiteraard in overleg – welke taak prioriteit moest krijgen. Hierdoor was er voor beide partijen voldoende controle over de projectvoortgang. Bovendien duurde het project niet de doorsnee acht maanden, maar konden we het met de kanban-methode binnen drie maanden succesvol opleveren.

3. Zorg voor een korte en staande (!) meeting

Natuurlijk moeten we nog wel overleggen: dat gebeurt met een stand-up meeting. Deze meeting duurt maximaal tien minuten en is altijd aan het begin van de dag. Iedereen moet de volgende drie vragen kunnen beantwoorden: Wat deed ik gisteren? Wat ga ik vandaag doen? En waar heb ik hulp bij nodig? Het doel van de meeting is om de voortgang van de taken snel te bespreken en eventuele problemen aan te kunnen pakken. Het klinkt misschien als een simpele toevoeging, maar ga écht staan tijdens een stand-up meeting. Door het ontbreken van het comfort van een stoel gaat het vergaderen een stuk sneller. Daarnaast mag alleen diegene met de ‘praatstok’ wat zeggen, hierdoor zijn er minder onderbrekingen. We hebben ook wel eens geëxperimenteerd door de praatstok te vervangen voor een woordenboek op je hoofd. Dit was net iets te oncomfortabel en werkte vooral op de lachspieren.

4. Stel een guardian aan

Het is niet altijd gemakkelijk om je op een bepaalde taak te focussen. Een collega heeft een heel dringende vraag of een klant belt met een probleem, oftewel: daar moet je echt even achteraan. Hierdoor verlies je uit het oog waar je mee bezig was. Om dit zoveel mogelijk tegen te gaan, hebben wij voor elk team een wekelijkse ‘guardian’ die allerhande vragen zoveel mogelijk moet opvangen. De guardian is de enige persoon binnen een team die je mag storen voor een vraag of om een brandje te blussen. Geen idee wie deze week de guardian is? Bij ons zijn ze niet te missen, je herkent de guardian namelijk direct aan de eenhoornmuts op zijn hoofd.

“Er is niet langer sprake van ongeordende chaos”

Er zijn verschillende onderzoeken die stellen dat het switchen tussen taken kan zorgen voor 5 tot 30 minuten concentratieverlies. Het aanstellen van een guardian is één van de manieren waarop we dit tegen willen gaan. Daarnaast gebruiken we een interne chat-tool, zodat we minder afgeleid worden door externe vragen. Allerhande zaken worden hierin besproken en iedereen kan meedoen aan de discussie of een vraag beantwoorden. Hierdoor hoeven we niet 36 keer per dag onze mailbox te checken. Bij ons zorgt dit voor een flinke toename in productiviteit.

Resultaat

Als experts of het gebied van datavisualisatie en reporting willen we natuurlijk ook onze eigen resultaten in kaart brengen. Voor de marketingafdeling handelen we nu in plaats van dertig tickets (of taken), ruim vijftig tickets af. En voor de sales-afdeling is dit aantal zelfs gestegen van 35 naar zestig tickets. Er is niet langer sprake van ongeordende chaos, maar we hebben duidelijke regels waardoor een medewerker zich op een taak kan richten, terwijl er tijd overblijft voor onvoorziene taken. Geen twijfel meer over wat prioriteit heeft of een dag vol multitasking – het zorgt bij ons voor een ware revolutie. Bovendien werken alle afdeling nu volgens ‘one company, one working method’. De standaardisatie van van werkwijze en systemen zorgt dat we als organisatie beter communiceren en gemakkelijk snel kunnen groeien.