Intern magazine maken? 10 tips die je tijd, geld en frustratie besparen

Werk jij in of voor een grotere organisatie, dan neemt interne communicatie een belangrijke plek in binnen je werkzaamheden. Het maken van een intern magazine is een flinke klus, maar het levert veel zichtbaarheid en goodwill op. Voor KroeseWevers, hoofdzakelijk een accountants- en belastingkantoor, maakten we een magazine voor de bijna 400 medewerkers. In deze blog 10 tips om op tijd, binnen het budget en met plezier en succes een magazine te maken.

Tip 1: Maak een projectplan

Als marketing- of communicatieafdeling ben je dagelijks bezig met het (laten) maken van content. Dus zo’n intern magazine: hoe moeilijk kan het zijn? Niet per se moeilijker of makkelijker dan het schrijven of aansturen van een blog, klantcase of nieuwsbrief. Maar het vraagt wel wat meer coördinatie, planning en afstemming dan de gebruikelijke contentitems. Het is dus geen overbodige luxe om hier een projectplan voor te schrijven. Neem in dit projectplan al in een vroeg stadium de volgende onderdelen op:

• Een duidelijke beschrijving van de doelen die je nastreeft met het interne magazine en de verwachte opbrengst voor de organisatie (zie ook tip 3).
• De doelgroep(en) waar je het magazine voor maakt.
• De datum waarop het magazine klaar moet zijn. Daarvoor heb je niet alleen een deadline nodig voor het aanleveren van alle content, maar ook een datum waarop het magazine gedrukt moet zijn en verspreid kan worden.
• Beschrijf hoe je het magazine wilt verspreiden. Bij KroeseWevers hebben we er heel bewust voor gekozen om het magazine onderdeel te laten zijn van het kerstpakket. Dat vonden we niet alleen logistiek handig, het was ook een perfect moment om met collega’s terug te blikken en vooruit te kijken.
• Zorg dat je vooraf weet hoeveel exemplaren je wilt laten drukken, zodat je hiervoor een nauwkeurige offerte kunt aanvragen bij je drukker. Zo kun je een goede begroting maken en voorkom je extra kosten omdat je in kleine (duurdere) oplages magazines moet bijbestellen.
• Stel een (redactie)team samen en maak duidelijk wie binnen het team welke verantwoordelijkheid heeft. Zorg dat één iemand eindverantwoordelijk is voor het gehele project (zie hiervoor ook tip 4).
• Beschrijf de werkwijze en processen en stel een planning op voor het team. Zo weet iedereen wat er moet gebeuren, wanneer dat moet gebeuren en wie er verantwoordelijk is.
• Maak een begroting zodat je weet hoeveel budget je nodig hebt voor het maken van je magazine.
• Maak de inhoud van je magazine onderdeel van je projectplan (zie hiervoor ook tip 2).

Je project is zo sterk als de zwakste schakel

Al deze stappen klinken misschien als een open deur. Maar bij het maken van een magazine kun je niet snel even online iets fiksen of repareren, hier zijn alle onderdelen onlosmakelijk met elkaar verbonden. Je project is dus zo sterk als de zwakste schakel.

Tip 2: Maak de inhoud onderdeel van je projectplan

Hoeveel pagina’s (denk in viervoud, zo worden de pagina’s gedrukt) moet je magazine tellen? En wat wordt de precieze inhoud? Wie ga je interviewen, doet iemand in je team dat of besteed je de interviews uit aan een tekstschrijver? Welke foto’s kun je (her)gebruiken, welke moet je nieuw laten maken? Het kan verleidelijk zijn om te denken dat je later dit soort ‘details’ kunt invullen. Maar als je je tijd en budget wilt bewaken, moet je deze denkstap echt nu al zetten. Hier lopen de meeste magazinemakers namelijk uit hun planning en gaan ze vaak ook flink boven hun budget. Alle beslissingen die je neemt over de inhoud hebben hun weerslag op de planning, de kosten, maar ook op het interne draagvlak en de beleving en waardering van je magazine.

Moet alles al tot in detail zijn uitgewerkt? Ja en nee. Zorg dat je weet welke onderwerpen je op welke pagina wilt: binnen die kaders kun je in een later stadium nog wel details invullen en creatief zijn. Het gaat erom dat de hoekjes van de puzzel gelegd zijn.

Tip 3: Creëer draagvlak voor het magazine

Als je een intern magazine maakt, is de interne doelgroep voor alles wat je doet belangrijk. Niet alleen zijn ze de uiteindelijke lezer van je magazine. Ze zijn tegelijkertijd ook het onderwerp in je magazine. Draagvlak creëren voor het magazine is daarom in meerdere opzichten van belang. Besteed hier daarom bewust aandacht aan, want niet alleen wat je uiteindelijk oplevert, ook de manier waarop je dat doet draagt bij aan je succes.

Besteed bewust aandacht aan het creëren van draagvlak

We hebben voor het magazine op de volgende manieren aan intern draagvlak gewerkt:

• We hebben het proces onderdeel gemaakt van het uiteindelijke resultaat: het magazine is écht voor en door de collega’s gemaakt. Het magazine was het resultaat van een goede interne samenwerking.
• We hebben alle disciplines in de organisatie een podium gegeven om hun verhaal te delen in het magazine. We hebben hierbij heel bewust gekozen voor het interview als genre, dit kost veel tijd, maar zorgt ook voor hele gerichte persoonlijke aandacht tijdens het maken van het magazine, waarbij je ook veel nieuwe informatie ophaalt bij collega’s. Daarnaast levert het unieke, menselijke en authentieke verhalen op.
• We hebben voor onderwerpen gekozen die voor de hele organisatie relevant zijn. Dat was een mix van need to know en nice to know, waarbij we wat zwaardere onderwerpen afwisselden met meer luchtige rubrieken en veel beeld.
• We hebben in alle verhalen heel bewust de mensen in de teams centraal gesteld, de diensten die zij intern vertegenwoordigen en de manier waarop ze samenwerken om organisatiedoelen te behalen.
• We hebben voor we aan de slag gingen het projectplan voorgelegd aan diverse sleutelfiguren in de organisatie. Daar hebben we het niet bij gelaten: ook tijdens het maken van het magazine hebben we aan deze sleutelfiguren artikelen en voorbeelden voorgelegd en gevraagd om feedback en input. Zo ontstond er tijdens het proces ruimte om dingen bij te sturen en hebben we niet alle feedback vlak voor de deadline ontvangen.

Tip 4: Een goed team is key: gebruik specialisten

Het maken van een magazine vraagt in verschillende stadia om verschillende vaardigheden en competenties. Een goed team is onmisbaar om te zorgen dat alles goed loopt, maar ook om snel te kunnen improviseren als er onverwachte uitdagingen zijn (en die zijn er altijd). Collega’s en specialisten met ervaring weten hoe ze dat soort problemen kunnen oplossen, waardoor het altijd minder erg is dat het in eerste instantie lijkt. In een goed magazine-team mogen de volgende mensen niet ontbreken:

• Een ervaren projectoördinator: iemand met draagvlak en mandaat binnen de organisatie, die op alle niveaus kan zorgen dat de zaken geregeld worden en dat deadlines gehaald worden.
• Een interviewer/schrijver die op strategisch en inhoudelijk niveau kan bijdragen en ervaring heeft met het maken van magazines van begin tot eind.
• Een fotograaf die professionele en kwalitatief hoogwaardige foto’s maakt, omdat een goed magazine valt of staat met goed beeld.
• Een vormgever die ervaring heeft met het maken van magazines, zodat alles er – zoals het hoort – netjes en gelikt uitziet. Maar ook omdat je wilt dat de drukkwaliteit goed is van je magazine.
• Goede reviewers: collega’s met oog voor detail die met een frisse blik meelezen en feedback geven op de inhoud & vormgeving, maar die ook tikfoutjes eruit halen.

Tip 5: Kijk hoe je slim content kunt hergebruiken

Een magazine met een beetje body bestaat al gauw uit zo’n 30 tot 40 pagina’s. Je moet dus behoorlijk wat content hebben om het magazine te vullen. Laat dit je er zeker niet van weerhouden om in een magazine te investeren. Want in veel gevallen kun je de content die je al hebt gemaakt opnieuw gebruiken voor een intern magazine. Of andersom: je gebruikt de content die je nieuw gaat of laat maken voor het magazine weer voor andere doeleinden. Zo hebben wij niet alleen dankbaar gebruik gemaakt van alle interviews met collega’s voor het magazine, ook bij het maken van een strategisch visiedocument kwamen deze verhalen uit de praktijk goed van pas. Ook hebben we de quotes van de collega’s kunnen hergebruiken in vacatureteksten.

Verder is er voor gekozen om het complete magazine zo op te zetten dat het ook te gebruiken is voor arbeidscommunicatie. Iedere nieuwe collega die bij KroeseWevers komt werken ontvangt een exemplaar van het interne magazine en krijgt daarmee een inkijkje in wat de organisatie doet en wie er werken. Maar ook in de contacten met studenten is het een mooi visitekaartje om af te geven. Door dit soort dingen al in je projectplan mee te nemen, creëer je intern draagvlak bij verschillende afdelingen en collega’s die hier de meerwaarde van inzien.

Een goede vormgever kan de brug slaan tussen je vertrouwde huisstijl en een eigentijds magazine

Tip 6: Gebruik een design in lijn met je huisstijl

Je kunt hele spannende dingen doen in de vormgeving van je magazine. Maar het is ook wel prettig als je doelgroep jou als afzender van het magazine herkent. Een goede vormgever kan de brug slaan tussen je oude vertrouwde huisstijl en een eigentijds en fris magazine. Daardoor ziet ook een ‘nieuw’ communicatiemiddel er vertrouwd uit voor je doelgroep. Geef in de briefing aan de vormgever daarom duidelijk je huisstijlkaders mee.

Tip 7: Verlies geen tijd in feedbackrondes

Het voorleggen van teksten na een interview kan niet alleen een ontzettende energydrainer zijn. Het kan ook veel vertraging opleveren tijdens het maken van je magazine. Om te zorgen dat het reviewen van de teksten snel en gestroomlijnd verliep, hebben we de geïnterviewden hele heldere reviewkaders en feedbackvragen voorgelegd. Door onderstaande tekst te sturen, vroegen we gericht om een bepaald soort feedback en probeerden we discussies over smaak en stijl te vermijden. Ook gaven we duidelijk aan dat er limiet aan het aantal woorden zat.

Beste [naam],

Bedankt voor je medewerking aan het interview voor het KW Magazine. We sturen je bijgevoegd graag de concept-tekst van het interview. Omdat we voor het magazine gebonden zijn aan een strakke indeling op (ouderwets) papier, willen we je graag meegeven dat we gebonden zijn aan een maximale lengte van 700 woorden. Als je aanvullingen wilt doen, dan kan dat, maar houd er dan rekening mee dat we elders een passage moeten schrappen of inkorten.

Zouden jullie in ieder geval naar onderstaande feedbackpunten willen kijken?

• Kloppen alle feiten?
• Staan er dingen in die je graag zou willen verwijderen?
• Staan er citaten of zinnen die je graag zou willen herformuleren?
• Mist er informatie die je wilt toevoegen?

Na ontvangst van je feedback verwerken wij deze, waarna je de definitieve versie ontvangt.

Met vriendelijke groet,

[Naam collega]

Tip 8: Deadline is deadline

Ga niet schuiven met deadlines en weet wanneer je moet stoppen. Je kunt blijven schaven, blijven reviewen, en de zoveelste nieuwe versie laten vormgeven. Er blijft altijd wat te verbeteren of te veranderen. Maar bij iedere nieuwe versie, bij iedere nieuwe review, sluipen er ook weer nieuwe foutjes in. Staar je daarom niet blind op je eigen werk, laat een proefdruk maken van het magazine en zorg dat je frisse ogen hebt om naar deze proefdruk te kijken. Als het magazine af is en gedrukt voor je ligt kun je de belangrijke puntjes op de i zetten en tot afronding komen.

Tip 9: Accepteer dat je plan niet altijd werkt

Als er één zekerheid is bij dit soort plannen, dan is het dat nooit zo loopt als gepland. Ondanks een goede voorbereiding, ondanks een strakke planning qua tijd en budget, kwamen ook wij in tijdnood. Eén van de vaste samenwerkingspartners viel uit waardoor we met een nieuwe partner gingen samenwerken. Dit verliep uiteindelijk prima, maar er was wel extra tijd nodig om elkaar te leren kennen en elkaar goed te briefen. Over veel inhoudelijke details hadden we goed nagedacht, over andere iets minder goed. Dat ontdekten we gaandeweg, waardoor we onder tijdsdruk met oplossingen moesten komen. Dankzij de ervaring in het team, konden we dit opvangen.

Tip 10: Vier het resultaat en vraag om feedback

Was het maken van een magazine de investering waard? Dubbel en dwars. Collega’s vinden het leuk om zichzelf en anderen terug te zien in een printproduct. De beleving daarbij is toch anders dan bij online communicatiemiddelen. Collega’s gaven aan dat ze het magazine trots aan vrienden en familie hadden laten zien in de kerstvakantie.

Naast dat effect was ook het proces heel waardevol: samen aan tafel zitten en vertellen waar je met je team aan werkt, waar je naartoe wilt, welke successen je behaald hebt en dat vastleggen in een magazine. De aandacht voor elkaar was prettig en nuttig. Het proces was zonder twijfel onderdeel van het resultaat en bracht intern het gesprek op gang. Onder andere over hoeveel goede en mooie dingen er in de organisatie gebeuren en dat daar toch veel meer over gedeeld zou moeten worden. En dat gesprek op gang brengen was slechts één van de doelstellingen van het interne magazine.

Judith Damveld schreef deze blog samen met Femke Nales, eigenaar van Storypro, contentmarketing en storytelling.