Zo kan de minister kennis en draagvlak organiseren om de lockdown te doorbreken

Beter gebruik van gereedschappen voor cocreatie en collectieve besluitvorming

De kritiek was niet mals op het consultatieproces voor de ontwikkeling van een corona-app. De tijdsdruk was hoog: het hele proces van voorstellen indienen, selecteren en evalueren duurde een week. Uiteindelijk werden alle voorstellen afgekeurd en is er nog steeds geen app. Bovendien heeft het ministerie met de aanpak een hoop weerstand opgeroepen. Het had ook anders gekund.

Er zijn talloze (online) gereedschappen beschikbaar voor grootschalige cocreatie en collectieve besluitvorming, die door bedrijven en overheden veelvuldig zijn gebruikt bij het ontwikkelen van nieuwe producten en nieuw beleid. Met zo’n aanpak kan gedurende het gehele proces van probleem tot werkende oplossing een publiek (van experts en burgers) worden betrokken. Dit zorgt ook voor een bredere blik: er is ruimte voor andere oplossingsrichtingen dan een tracking-app, die nu door het ministerie als uitgangspunt was gekozen en door experts wordt betwist.

Waarmee wint de overheid ons vertrouwen en draagvlak terug?

Wat kan de minister de komende maand doen om dit vertrouwen en draagvlak alsnog te herstellen? Met andere woorden: hoe kan hij meer gebruik maken van groepsintelligentie in tijden van coronacrisis?

Hoe dan wel?

Er is de afgelopen tien jaar volop ervaring opgedaan met participatieve processen waarbij grote groepen experts of burgers worden betrokken. Bedrijven gebruiken het – vaak intern – om productideeën te genereren en selecteren, overheden kunnen het gebruiken om de contouren van nieuw beleid vast te stellen in dialoog met burgers.

Het zoekproces naar nieuwe oplossingen en productideeën wordt daarbij opgezet als één groot en gezamenlijk brainstormproces, waarbij in meerdere stappen ideeën worden geselecteerd. Dit wordt idea-storming, design sprints of design thinking genoemd. Er zijn verschillende varianten van design thinking ontwikkeld, een bekende open source variant is OpenIDEO. In grote lijnen worden bij alle varianten de volgende stappen doorlopen.

1. Verkenning (divergeren)

Verken het vraagstuk: welk probleem moet er worden opgelost? Bijvoorbeeld: het kunnen opsporen van besmette mensen om deze te kunnen isoleren en daarmee de verspreiding in te dammen zonder heel Nederland plat te leggen. Verdiep je ook goed in de gebruikers (deze fase wordt daarom door sommigen ‘empathize’ genoemd): wie moeten het eindproduct gaan gebruiken? Wat betekent dit voor hen in de praktijk? Denk aan GGD en burgers. Om een beter beeld te krijgen, kunnen hier ook de inzichten van gedragswetenschappers en onderzoek onder burgers worden ingezet.

De meerwaarde van deze fase is dat de ‘echte’ vraag wordt verkend waarbij mogelijke tunnelvisie (“Het kan alleen als we iedereen precies kunnen tracken en dat kan alleen met een technologische oplossing, een app”) wordt voorkomen. Bijna alle organisaties hebben een neiging om te denken in een beperkte set mogelijkheden en achter de vraag die ze in eerste instantie stellen gaat vaak een andere, dieperliggende vraag schuil. Iets wat adviseurs bij menig opdrachtgever zullen herkennen.

2. Definitie (convergeren)

Maak op basis van de voorgaande analyse een keuze. Definieer het concrete probleem dat moet worden opgelost. Definieer de specifieke uitdaging (de ‘challenge’) waarvoor je oplossingen wilt (laten) bedenken. Denk in vragen die oplossingen oproepen zoals “Hoe kunnen we…? Hoe moet je…?” Hierbij kunnen randvoorwaarden benoemd worden zoals: schaalbaar, eenvoudig, snel en breed te implementeren.

3. Ideeën-brainstorm (‘ideation’, divergeren)

Met de gekozen ‘challenge’ of probleemstelling kan vervolgens gezocht worden naar oplossingen. Verken in deze fase oplossingsrichtingen, genereer meerdere ideeën. Dit kan bijvoorbeeld een brainstorm zijn waarbij experts en burgers ideeën mogen aandragen om het gedefinieerde probleem op te lossen. Er zijn diverse manieren om de geesten en gedachten los te maken en mensen creatiever te laten denken en voort te laten bouwen op elkaars ideeën. In een brainstorm worden in eerste instantie alle ideeën toegelaten.

4. Selectie (convergeren)

Vervolgens kunnen ideeën geclusterd (en eventueel hernoemd) worden zodat alle inbreng nuttig gebruikt wordt: ook een klein, slecht uitgewerkt idee kan nuttige inzichten bevatten, al dan niet in combinatie met een ander idee. Vaak blijkt ook dat meerdere ideeën op elkaar lijken. Soms is er zelfs een grote mate van consensus (bijvoorbeeld onder privacy-experts over de robuuste uitgangspunten voor ‘privacy by design’).

Voor het brainstormen met grote groepen en het gezamenlijk selecteren van ideeën zijn diverse online tools beschikbaar. Via stemrondes kunnen voorstellen geselecteerd worden. Hierbij kan gezocht worden naar consensus. In plaats van 700 appvoorstellen weg te ‘gooien’ die goede onderdelen kunnen bevatten, kun je in deze fase goede ideeën behouden en kunnen ze elkaar versterken. Door ook bij de selectie de brede groep experts en burgers te betrekken, wordt draagvlak behouden en is het selectieproces transparant.

Uiteindelijk blijven er na deze selectiefase één of slechts enkele productideeën of ontwerpen over. Dit zouden bijvoorbeeld de onderdelen van een maatregel of ontwerpregels (privacy, decentraal, beveiligd) kunnen zijn voor een eventuele app.

5. Prototyping

Ontwikkel op basis van de geselecteerde ideeën, onderdelen of ontwerp-uitgangspunten een werkend prototype of demonstrator. Het maken van een prototype kan worden uitbesteed op basis van de voorwaarden die uit de selectiefase naar voren zijn gekomen. Dit kan dus een app zijn maar ook een apparaat of filmpje met de beoogde werkwijze (zoals diverse bedrijven hun 1,5-meterbedrijf presenteerden): iets eenvoudigs dat de oplossing concreet inzichtelijk en tastbaar maakt: hoeveel mensen of ziekenhuisbedden zijn dan nodig, voor hoeveel stoelen is er ruimte?

6. Testen en evolueren

De volgende fase is het testen van het prototype in de praktijk. Op basis van de feedback van de gebruikers kan het product in een of meerdere slagen (‘iteratieslagen’) worden verbeterd. Zo evolueert het product of oplossing. Bij een app is dat doorgaans eenvoudig omdat dagelijks nieuwe updates kunnen worden gelanceerd en bij de meeste gebruikers automatisch worden geïnstalleerd. Verder kan een app zelf bijhouden hoe hij wordt gebruikt en in combinatie met eventuele enquêtevragen kunnen gebruikers relatief eenvoudig feedback geven op de app.

Bij complexere producten en diensten volgt na de test-fase de uiteindelijke (massa)productie (waarvoor een nieuwe fabriek nodig kan zijn), lancering en opschaling. Bij apps zijn deze productie en opschaling relatief eenvoudig.

Draagvlak en structureel inbedden

Door te kiezen voor een open en participatief proces van cocreatie kan de minister optimaal gebruikmaken van de kennis en inzichten van experts en burgers. Bovendien wordt tegelijkertijd draagvlak georganiseerd dat essentieel is bij de uitvoering van het uiteindelijke beleid (bijvoorbeeld: het gebruik van de app). Door aan de voorkant tijd te investeren en aan draagvlak te bouwen kan weerstand later in het proces en bij de implementatie worden voorkomen, zoals nu is gebeurd.

Deze aanpak is vaker nuttig voor overheden. Hij past ook bij een ‘agile’ manier van werken die steeds meer organisaties, ook de overheid, hanteren en waarbij teams van samenstelling kunnen wisselen naar gelang de fase, met zowel mensen van binnen als buiten de eigen organisatie. Het past ook bij het werkbaar maken van de nieuwe manier van participatie die met de (uitgestelde) Omgevingswet wordt beoogd.

Hopelijk gebruikt de minister ook echt de lessen uit zijn eigen ‘hackathon’

Desondanks zijn er maar weinig bedrijven en overheden die deze werkwijze structureel hebben verankerd en geperfectioneerd in hun reguliere aanpak. Het Chinese Haier is zo’n voorbeeld, wat ik eerder beschreef. Bij de meeste organisaties is het gebleven bij pilot-projecten en experimenten. Net op de momenten dat ‘het er echt toe doet’ wreekt zich dat. En je krijgt niet zomaar een tweede kans om opnieuw draagvlak en vertrouwen op te bouwen bij burgers en experts. Hopelijk gebruikt de minister de lessen uit zijn eigen ‘hackathon’ en de inzichten van design thinking bij zijn nieuwe aanpak de komende maand.