Krachtig en overtuigend online presenteren

Acht onuitstaanbare irritaties van Zoom, Teams en Hangout

Tweede lockdown. Zijn we mooi klaar mee. En oftie nou intelligent is of niet: een groot deel van de bloem der natie zit gewoon weer tussen de geraniums en het schermpje, nét toen we weer een beetje begonnen te wennen aan bijeenkomsten waarvan we het eigenlijk heel belangrijk vonden om elkaar IRL te ontmoeten. Je zult maar een idee te verkopen hebben. Valt er nog wat te maken te midden van onleesbare non verbale communicatie, onbegrepen onderbroekenlol en onuitstaanbare bladerblowers bij de buren?

En nou kun je de tering misschien best naar de nering zetten, maar inmiddels hebben we het allemaal wel meegemaakt. Het totale vacuüm aan creativiteit en bevlogenheid dat je ervaart bij het uitdragen van een plan, idee of concept. En da’s toch vaak waar het bij marketingplannen om draait.

Jean-Marc Bilderbeek en Patrick van Gils specialseerden zich over de jaren in the art of the pitch: de presentatie van een idee, of plan. Heel uitgebreid of in een lift, iedereen moet weleens pitchen, maar dát viel dus te leren. Nu we als gevolg van de thuiswerksituatie even niet meer bij toeval met een prospect in de lift komen te staan of met knikkende knietjes een board kunnen toespreken, moeten we uit een ander vaatje tappen. En er zijn vele situaties denkbaar waarin je jezelf nu online mag of moet presenteren. Maar wat zeg je dan? Hoe kom je over via een beeldscherm? Dát zouden we allemaal wel willen weten, of misschien juist niet, maar we krijgen er allemaal weleens mee te maken.

On topic: Er is een driedaagse NIMA-training. Twee plenaire sessies en een persoonlijke 1-op-1 met één van de trainers. Check hier.

We hebben de volgende vraag eens uitgezet bij de Marketingfacts-Twittervolgers en kregen een stuk of vijfentwintig reacties: ‘Wat vind jij de grootste irritatie, het grootste nadeel, het grootste gemis van online presenteren, vergaderen, pitchen, overtuigen vs live voor een groep staan?’ Leverde kostelijke, herkenbare en soms ook wel zwaar frustrerende antwoorden. Het probleem benoemen is misschien de helft van de oplossing, maar we vroegen Bilderbeek & Van Gils om zich eens te buigen over de vraag: Hoe kun je krachtig en overtuigend online presenteren als je hebt te dealen met:

1. Beperkte beweegruimte. Je zit maar recht op die stoel voor die deprimerende boekenkast en kunt geen kant op. Zelfs als je dat zelf wel wilt, zit je vaak vast aan het protocol van de meeting.

Jean-Marc Bilderbeek: “Onze online belevingswereld lijkt gereduceerd te worden naar een klein rechthoekig 2D beeldscherm. Microfoon op MUTE. En weg lijkt het contact met de kijkers en luisteraars. Mede door het ontbreken van een protocol maken dit voor velen energieslurpende sessies. In onze ogen omdat men oude wijn in online zakken doet. Het klassieke protocol van fysieke meetings worden 1-op-1 overgenomen voor online meetings. Maar een online sessie heeft een volledig andere en nieuwe dynamiek en biedt daardoor ook veel andere mogelijkheden dan alleen fysiek ontmoeten. Het wordt tijd nieuwe mogelijkheden verkennen in plaats van ze gefrustreerd ervaren. Nieuwe middelen vragen om een nieuwe protocol. Wij leren je wat je kunt afspreken om een online sessie effectiever, korter en energieker te houden en jezelf sterker online te profileren”.

Onverstaanbare ‘beslissers’. Het leidt enorm af. Alles.

2. Brakke techniek. ‘Je staat nog op mute’. ‘Nee wij mogen geen Zoom’. ‘Kunnen jullie dit lezen?’ We weten het inmiddels allemaal. Heel het huishouden van de wifi af. Vertraging in antwoorden. Onverstaanbare ‘beslissers’. Het leidt enorm af. Alles.

Patrick van Gils: “Effectieve communicatie voert langs ZBMO. De zender ben jij, een boodschap is wat je wil overbrengen, een medium waarlangs je dat doet en een ontvanger tot wie je je richt en voor wie het is bedoeld. Juist bij online communicatie is het medium de grote verstoorder. En er zijn vele platforms die je kunt inzetten, maar soms bepalen anderen voor jou. De tip is om zowel bij de start van de bijeenkomst, en zelfs gedurende de bijeenkomst zelf, aandacht te blijven besteden aan de techniek. Op het meest basale niveau: hoor jij mij goed? Check! Zie jij mij goed? Check! Daarnaast kan bij aanvang een korte “rondleiding” door het gebruikte online-systeem veel bijdragen aan betere communicatie”

3. Gebrek aan energie. Als het live goed gaat, krijg je je publiek echt in een flow, maar via een scherm lukt dat nooit. Geen idéé hoe iets is geland.

Jean-Marc Bilderbeek: “Ja, en dan moet de sessie nog beginnen. Soms rennen we – beter blijven we zitten – van de ene naar de andere zoomsessie, met amper tijd om de binnenrennende kinderen even gedag te zeggen. Velen van ons hebben ervaring met fysieke sessies, maar online sessies? Noodgedwongen moeten we leren daar nu ook iets professioneels van maken. Dat kan, ook online kan je er met simpele middelen een sessie van maken die lang blijft heugen. Niet alleen door je verhaal korten en krachtiger te vertellen, maar ook door de mogelijkheden van online beter te gebruiken”.

“Vaak denkt de online-spreker dat hij of zij de Very Important Person is”

4. Ontbreken van feedback. Interactie met je publiek ontbreekt helemaal, wat een groep ‘lezen’ lastig maakt. Geen idee hoe iets overkomt: ‘was het duidelijk, denk je?’

Patrick van Gils: “Er wordt me weleens gevraagd naar de drie belangrijkste tips na jaren jaren pitchen, presenteren en impactvol communiceren.Het draait altijd om ‘VIP’. Vaak denkt de online-spreker dat hij of zij de Very Important Person is, maar het omgekeerde is het geval. Jouw publiek, jouw deelnemers in de online bijeenkomst zijn het allerbelangrijkst. Zij zijn de Very important Persons. Dat is de essentiële mindset. De drie letters uit het woord V.I.P. staan voor drie grootste impactmakers in een sprankelende online-bijeenkomst: Verbinding. Interactie. Persoonlijk. Daarmee kun je feedback-vormen creëren. Door mensen zich te laten voorstellen, verwachtingen te laten delen – ook via de chat -, tussentijds vragen te stellen en iemand af en toe de ruimte te geven. Allemaal vormen van online-feedback, waardoor de ander zich bij jou echt de VIP voelt.”

5. Onleesbare non verbale communicatie. Veelgehoord. Blikken van verstandhouding, lichaamstaal, staan of zitten, alleen al de manier waarop je binnenkomt.

Jean-Marc Bilderbeek: “Non verbale communicatie is ongeveer tachtig procent van onze communicatie. Juist omdat we elkaars gezicht nu veel beter zien is daar ook veel winst te behalen, dus zorg er in kleine groepen voor dat ieders gezicht ook even goed zichtbaar is. Vaak kunnen we neusharen tellen, plafonds bekijken of langs wuivende palmboomstranden kijken. We zien energieloze gezichten, onderuit hangend voor hun scherm met oortjes in en geluid op mute. Hoe geïnteresseerd denk je zelf dat je dan overkomt op camera? Juist door al die close ups wordt veel méér communicatie zichtbaar. Door de laptopcamera te gebruiken – vanuit het kikkerperspectief- toon je geen enthousiaste, energieke houding online. Eén van de de tips die we delen bij onze vaardigheidstraining, in dit geval voor brildragers, is het gebruik van een bril met ontspiegeld glas.”

6. Geen oogcontact. Je kunt mensen nooit aankijken, want je kijkt óf naar een scherm en ziet de camera niet of je kijkt in de camera en ziet je gesprekspartner niet. Anderzijds zie je jezelf juist wél en ook dat is irritant. Alsof je praat met een spiegel naast het hoofd van je gesprekspartner.

Patrick van Gils: “Vroeger leerde ik het thuis… Beleefd zijn, dus iemand in de ogen aankijken als je praat. Je komt beter bij iemand binnen als je de ander aankijkt maar je ziet ook hoe iemand reageert. Online is dit lastig. Zeker bij kleinere sessies waar je alle deelnemers als “postzegel” op het scherm ziet, denk je dat je de anderen aankijkt als je naar je scherm kijkt. Het tegendeel is waar, dus áls je aan het woord bent, ongeacht de grootte van de groep, kijk dan bewust in het oog van de camera. Dan voel je even wat tv-presentatoren voelen… Toch zullen de deelnemers het gevoel hebben dat je ze recht in de ogen aankijkt. Pas als je klaar bent kun je je ogen ook weer even naar de deelnemers laten afdalen. Vraag dan om een korte reactie. Via het oog van de camera bereik je het hart van de ander.”

Iedereen op mute, heb je geen idee of een grapje aankomt.

7. Totale humorloosheid. Het is zo ernstig allemaal. Er wordt wel wat gelachen, maar het allemaal zó strak, zo gefocussed. De relativerende opmerkingen die heel belangrijk zijn in een echt gesprek vallen allemaal dood. Met iedereen op mute, heb je geen idee of een grapje aankomt.

Jean-Marc Bilderbeek: “Dit heeft heel veel te maken met het protocol. De afspraken die je maakt voordat je een online sessie begint. Neem controle en maak afspraken over pauzes, onder welke voorwaarden je mag muten of uit de meeting kunt stappen en hoe je de sessie gaat evalueren. Een protocol helpt. Dat áls je een grap maakt, het in ieder geval gehoord kan worden. Besteden we trouwens aandacht aan in onze vaardigheidstraining: De mogelijkheden hoe je jouw omgeving kunt gebruiken om visueel een grap te maken of de aandacht te vragen”.

8. Indalende verveling. Uren naar pratende hoofden moeten kijken omdat veel sprekers geen gebruik maken van audio-visuele mogelijkheden. Kom jij met je pitch….

Patrick van Gils: “Ik sta voor sprankelende online-presentaties. Een ware belevenis omdat we alle tools, pitch- en presentatietechnieken hebben teruggebracht naar schermgrootte. Zo maak je impact tijdens online sessies van vijf personen, maar ook tijdens webinars met 500 deelnemers. Variatie is het sleutelwoord. Variatie in het toepassen van technische mogelijkheden. Soms ben je samen met alle deelnemers in het scherm; dat geeft het groepsgevoel. Soms ben ik zelf als spreker levensgroot in het scherm, soms toon ik alleen een afbeelding of slide, soms is de afbeelding samen met mij in het scherm. Daarnaast kun je variatie aanbrengen in je persoonlijke performance-elementen. Hoe kijk je? Hoe klink je? Hoe statisch of dynamisch ben je? Als je dit kent, leert en ermee gaat spelen word je zelf sterker en ervaar je meer zelfvertrouwen. Je deelnemers worden vrijer en blijer en je ervaart een sprankelende en succesvolle online-bijeenkomst. Jean-Marc en ik nemen jou graag mee op deze ontdekkingsreis. Een training waar jij tot in lengte van dagen profijt van zult hebben!”