Terug naar kantoor: een kwestie van interne communicatie

Werknemers staan te springen om weer terug te gaan naar kantoor. Met de nieuwe versoepelingen van het kabinet komt het moment dat het eindelijk kan ook steeds dichter bij. En ook bedrijven streven ernaar om hun workforce uiterlijk na de zomer weer (gedeeltelijk) terug te laten komen naar kantoor. Maar nog weten de meesten niet hoe het plan er precies uit komt te zien. Er moet dus nog een hoop gebeuren. Naast het maken van een tijdsplanning is daarbij vooral de interne communicatie belangrijk.

Zonder interne communicatie wordt een plan geen succes. Dat geldt ook voor het terugkeren naar kantoor na de lockdown. Immers zijn er nog veel open vragen bij werkgevers en werknemers: Vanaf wanneer kan het weer? Hoe ziet het werken op kantoor er dan uit? En komt iedereen weer fulltime naar kantoor of komt er ook op de lange termijn een hybride oplossing? En zo kun je nog wel even door gaan.

Het is belangrijk een goed plan te bedenken die bij elke versoepeling kan worden aangepast

Vooral zolang er nog bepaalde maatregelen blijven gelden is het terugkeren naar kantoor ingewikkelder dan het in eerste instantie lijkt. Het is noodzakelijk om een goed plan te bedenken, die bij elke versoepeling kan worden aangepast. Maar de strategie en tijdsplanning die door het managementteam wordt bedacht moet wel goed worden toegelicht aan de medewerkers. Alleen als het plan gaat leven onder de medewerkers, worden de regels nageleefd en kan iedereen weer met plezier vanuit kantoor werken. Teruggaan naar kantoor is dus niet alleen een kwestie van plannen maken, maar ook van effectieve interne communicatie.

Terug naar kantoor: leuk, maar ook spannend

Terug naar kantoor klinkt makkelijker dan het is. Bedrijven mogen vooral niet vergeten dat de medewerkers op dit moment mogelijk nog met allemaal vragen en onzekerheden zitten. Hoe leuk het ook is om eindelijk weer naar kantoor te kunnen, voor velen is het ook enigszins spannend. Er komt een stuk normaliteit terug, maar voorlopig blijft er ook nog het risico van een gevaarlijk virus. En daarnaast is nog niet iedereen gevaccineerd.

De basisregels en de 1,5-meterafstand blijven er nog even

Ook de overheid blijft het roepen: De basisregels en de 1,5-meterafstand blijven er nog even. Maar hoe ziet dat er dan uit op kantoor? Natuurlijk wordt erover nagedacht bij het opstellen van een strategie voor het terugkeren naar kantoor. Maar het is ook belangrijk om de medewerkers te laten weten hoe het plan eruit gaat zien. Uiteindelijk moeten zij er dagelijks mee werken en is het belangrijk dat ze weten welke regels er op welk moment van kracht zijn. Maar ook wat er van hen wordt verwacht – bijvoorbeeld of ze vanaf een bepaald moment weer dagelijks op de zaak moeten verschijnen of ook in toekomst thuis kunnen blijven werken.

De juiste communicatiekanalen

De tijdsplanning wie wanneer weer naar kantoor komt kan per mail worden verstuurd. Maar als het gaat om regels die dagelijks nageleefd moeten worden, is één mailtje vaak niet genoeg. De informatie blijft beter hangen als er meerdere kanalen worden gebruikt. De eerste stap is zeker om de medewerkers op tijd op de hoogte te stellen van het plan. Als ze weten dat er bepaalde regels gelden op kantoor en het plan al klaar ligt, neemt dat onzekerheid en vragen weg. Regelmatige updates (op zijn minst na elke nieuwe persconferentie) met aanpassingen van de bestaande regels zijn ook belangrijk.

De werkgever mag ook de communicatie op de werkplek zelf niet onderschatten

Maar de werkgever mag ook het belang van communicatie ter plekke niet onderschatten. Immers waren de meesten voor het laatst op kantoor toen alles nog soort van normaal was. Toen waren er nog geen looproutes, afstandsregels of spatschermen. Ineens is dat er allemaal mogelijk wel. Ook dat kan voor onzekerheid zorgen. Als werkgever kun je ook dit makkelijk voorkomen: Door looproutes, het maximaal aantal personen en andere instructies duidelijk ter plekke aan te geven. Leg de link in je digitale communicatie door medewerkers te laten weten dat alles duidelijk ter plekke aangegeven is. En vermeld ook dat de regels worden geüpdate zodra de nationale maatregelen versoepeld worden.

Terugkeren naar kantoor lijkt dus in eerste instantie makkelijk, maar wordt door de maatregelen ingewikkelder. Uiteindelijk kun je hier eenvoudig op inspelen en de onzekerheden van je medewerkers voorkomen door efficiënt intern te communiceren.