5 manieren om uitstelgedrag effectief aan te pakken

Uitstelgedrag als (ir)rationeel gedrag

Uitstelgedrag heeft in de kern te maken met kiezen en focus. Als je teveel activiteiten in beperkte tijd wil uitvoeren, dan moet je kiezen. Wat doe je nu, straks en wat kan langer wachten? In dit soort situaties is uitstelgedrag een techniek om je taken te prioriteren; niks mis mee en volledig rationeel. Maar uitstellen kan ook tegen je werken; als je weet dat je eigenlijk aan een taak of klus moet werken, maar het toch niet doet. Je wil de doelen van de taak behalen, maar starten of werken aan de taak lukt gewoon niet zo goed. We vermijden de taak, zoeken afleiding of kiezen ervoor om ons onder te dompelen in minder belangrijke taken. Uitstellen is dan een vorm van irrationeel gedrag; waarom werken we niet aan taken waarvan we weten dat ze belangrijk zijn?

Bron: Kasper van der Laan, cabaretier, vertelt op vermakelijke wijze over zijn nieuwe manier om taken te prioriteren.  

Waarom we taken toch uitstellen

Grofweg zijn er drie redenen voor uitstelgedrag. De eerste reden is heel basaal: we vergeten een taak uit te voeren. Uitstellen is dan geen bewuste keuze, maar het overkomt ons. We hadden de taak willen doen, maar we hebben er niet aan gedacht. Dit komt met name voor bij taken die niet urgent zijn of kleine consequenties hebben bij niet handelen, zoals bijvoorbeeld het declareren van je reiskosten.

Een tweede reden voor uitstelgedrag is wél bewust: we voelen ons onvoldoende bekwaam om de taak goed uit te voeren. We denken dat we vaardigheden missen, waardoor we twijfelen of we het kunnen. De taak voelt (erg) complex en uitstellen is een manier om de gevoelens van incompetentie te vermijden. Denk bijvoorbeeld aan het verdiepen in een ingewikkeld nieuw project waar niemand iets van snapt. Uitstellen is dan een manier om je kop in het zand te steken; als je er niet mee bezig bent, dan is het er ook niet. Althans, dat maken we onszelf wijs.

En dan is er nog een derde reden voor uitstelgedrag: kiezen voor de korte termijn. Op een dag presenteren zich vele verleidingen waar we op in kunnen gaan: meldingen op je telefoon, spannende previews van YouTube-filmpjes of een nieuwe e-mail. En daar zijn we vatbaar voor: we overwaarderen namelijk beloningen op de korte termijn ten opzichte van beloningen op de lange(re) termijn. Deze vertekening staat bekend als present bias. Het vergt dan ook zelfcontrole om weerstand te bieden tegen dit soort verleidingen en te werken aan taken die zich ‘uitbetalen’ op een langere termijn. Wat kunnen we hier tegen doen?

Bron: Tim  Urban vertelt in deze hilarische TEDtalk over uitstelgedrag en present bias.

Manieren om uitstelgedrag aan te pakken

Voordat je aan de slag gaat met de technieken, bedenk eerst of je uitstelgedrag problematisch is. Vergeet niet: soms is uitstellen een prima oplossing om je taken te prioriteren. Wil je toch echt uitstelgedrag aanpakken? Uitstekend, dan kun je aan de slag met onderstaande technieken. Ze komen voort uit de gedragswetenschappen en bieden concrete handvatten om uitstelgedrag aan te pakken. Bovendien zijn ze een stuk ‘slimmer’ dan een aanpak als gewoon doen of wees gedisciplineerd; zo’n aanpak heeft doorgaans weinig effect op de lange termijn. De technieken die wél werken, luiden als volgt:

1. Begin met kleine stapjes en vier successen

Alle begin is moeilijk. En dat geldt met name voor taken die bij de start erg complex lijken. Een slimme techniek om hiermee om te gaan is om een grote taak op te delen kleinere en behapbare stapjes. Zo maak je het project overzichtelijk en verlaag je de vrees om te starten. Maak met name de eerste stappen klein en simpel. Dat helpt om zelfvertrouwen te winnen en het gevoel te krijgen dat je het project aankan. Heb je een aantal kleine stappen succesvol afgerond? Bonustip: vier dit succes. Trakteer jezelf. En als je in team werkt: geef elkaar eens een compliment. Zo verhoog je het gevoel van competentie en laad je de taak met positiviteit.

2. Maak het leuker

Sommige taken zijn gewoon vervelend. Maar om lange termijndoelen te bereiken, kunnen ze weldegelijk van belang zijn. Een effectieve techniek om hiermee om te gaan is om de vervelende taak te combineren met iets prettigs. Dat werkt bijvoorbeeld zo: stel je voor dat je constant uitstelt om je wekelijkse administratie te doen. Je kunt deze vervelende taak dan combineren met een prettige activiteit, zoals bijvoorbeeld het luisteren naar je favoriete muziek of podcast. Maar let op: de effectiviteit van deze techniek zit in details: je mag de prettige activiteit alleen doen in combinatie met de vervelende taak. Op den duur gaan deze twee activiteiten in je hoofd bij elkaar horen (what fires together, wires together), waardoor de taak vanzelf leuker wordt.

3. Verhoog je inzet

Een meer dwingende manier om uitstelgedrag aan te pakken, is het verhogen van de inzet door afspraken te maken. Deze techniek is goed toepasbaar bij taken die zich op langere termijn pas uitbetalen. Het werkt zo: stel je voor dat je deze week wil werken aan een rapport dat over een paar weken af moet. Doe dan een toezegging aan een collega dat je hem of haar volgende week het eerste hoofdstuk stuurt. Het niet nakomen van deze belofte zorgt ervoor dat je reputatieschade leidt. En doordat je dat wil voorkomen, ga je eerder met de taak aan de slag. De techniek werkt extra goed als je de belofte publiekelijk doet. Immers: hoe meer mensen je bij de afspraak betrekt, hoe groter de eventuele reputatieschade.

Bron: Screenshot van de website www.stickk.com, waar je je inzet kan verhogen om uitstelgedrag tegen te gaan.

Een variant van deze techniek is om niet alleen een afspraak te maken, maar er ook een financiële straf aan te verbinden. Hoe hoger het bedrag, hoe groter de kans dat je je aan de afspraak houdt. Je kunt bijvoorbeeld gebruik maken van de website www.stickk.com. Je maakt daar een zogenaamd commitment contract met jezelf waar je ook een financiële straf aan kunt toevoegen. Het blijkt dat je dan je doelen tot wel drie keer effectiever behaalt!

4. Herinner jezelf en herhaal

Als je de neiging hebt om bepaalde taken te vergeten, dat is het sturen van een herinnering een effectieve techniek. Zogenaamde prompts helpen je om de taak onder de aandacht te brengen. De timing van de herinnering is de sleutel tot succes: een effectieve herinnering vindt plaats vlak voordat je het gewenste gedrag wil uitvoeren. Je smartphone is hier een uitstekend middel voor; een herinnering is gemakkelijk in te stellen. Ook heel effectief: plan de taak op een terugkerend tijdstip. Bijvoorbeeld: iedere donderdagmiddag werk ik na de lunch aan mijn wekelijkse voortgangspresentatie. Zo verlaag je de cognitieve last, omdat je minder hoeft te plannen. Bovendien is herhaling een erg effectieve manier om (positief) gewoontegedrag aan te leren.

De juiste timing van een herinnering is essentieel. Dit is een voorbeeld van een prompt op het verkeerde moment; eenmaal op de weg kun je niet meer thuisblijven.

5. Verwijder verleiding

De laatste techniek om uitstelgedrag te tackelen, is door potentiële afleiders in je omgeving te verwijderen. Een simpele, maar zeer doeltreffende techniek waar nog altijd veel winst valt te behalen. Dus: sluit je digitale vensters en zet je telefoon in de vliegtuigmodus. Zo verlaag je de kans dat je ten prooi valt aan korte termijnbeloningen; je wapent jezelf tegen je eigen ‘zwaktes’ om zo je lange termijndoelen te bereiken.

Tot zover de technieken die je helpen om uitstelgedrag aan te pakken. Tip: ga niet met alle technieken tegelijk aan de slag. Bedenk eerst wat de belangrijkste oorzaak is van je uitstelgedrag en selecteer dan een techniek die daarbij past. En vergeet vooral niet de experimenteren met hoe je de techniek inzet; the devil is in the details. Veel succes! En: zo, dit artikel is af. Tijd om mijn succes te vieren 😊.

Bronnen

• Fogg, B. J. (2019). Tiny habits: The small changes that change everything. Eamon Dolan Books.
• Milkman, K. (2021). How to Change: The Science of Getting from where You are to where You Want to be. Penguin.