Eén op acht bedrijven heeft afspraken over werk-mail en appjes
In dit bericht vind je vijf tips om dit probleem voor jouw marketingteam op te lossen.
Slechts één op de acht bedrijven heeft afspraken gemaakt over hoe snel werk-mails en appjes beantwoord moeten worden. Dat blijkt uit onderzoek onder meer dan 1.000 Nederlanders. Zonde, want het zorgt ervoor een kwart van de jonge werknemers besluit buiten kantoortijden te werken, zodat hij niet gestoord wordt door inkomende berichten.
Jongeren vaker afgeleid door appjes en mailtjes
Wie met zowel boomers als zoomers werkt, is dit vast niet ontgaan: niet elke generatie ervaart dezelfde problemen als het aankomt op het gebruik van technologie. Jongeren geven aan meer moeite te hebben met werk-appjes en mailtjes dan oudere werknemers. 25 procent van de Nederlandse werknemers vindt het lastig om een werk-appje of mailtje niet meteen te beantwoorden, terwijl zo’n veertig procent van de jongeren daar moeite mee heeft.
Op school leert helaas niemand je werken. Dat je een bericht niet altijd direct hoeft te beantwoorden, leer je vaak pas na een aantal jaar werken. Daardoor zijn jongeren onnodig afgeleid. Het is eigenlijk absurd dat we het scheikundig element van goud (Au) leren, maar er geen vak ‘moderne communicatie’ is. De ironie van dit blog: zelfs wie zich professioneel bezighoudt met digitale communicatie, heeft moeite met het managen van alle digitale communicatie-stromen als e-mail, WhatsApp, LinkedIn-berichten en werk-chats.
Te weinig bedrijven maken heldere afspraken
Slechts dertien procent van de Nederlanders geeft aan dat er op het werk duidelijke afspraken zijn over hoe snel een appje of mailtje beantwoord moet worden. Dat is veel en veel te weinig. Elk marketingteam zou het gesprek moeten voeren over werk-mail en app-etiquette, zodat iedereen weet hoe snel een mail, appje of chat beantwoord moet worden.
Onze tips om hier een begin aan te maken:
-
Welk moment van de dag vind je prettig om meetings te hebben?
-
Welke communicatie-kanaal heeft je voorkeur?
-
Hoe snel verwachten we van elkaar een reactie op mail/chat/telefoon?
Het op orde brengen van de digitale communicatie etiquette zorgt ervoor dat je collega’s effectiever zijn en minder gestresst. We besteden dagelijks gemiddeld 3 uur per dag aan onze mailbox, dat zijn twee volle werkdagen per week. Er valt voor marketing-teams gigantische winst te behalen door deze vijf tips te implementeren.
1: Blokkeer afleiding op je desktop
Om afleiding tijdens het werk te voorkomen, schakel je meldingen uit en blokkeer je websites die je afleiden. De gratis tool Simple Blocker komt daarbij van pas. Zorg ook dat je geen nieuwe mailtjes ziet binnenkomen, want die leiden alleen maar onnodig af.
2: Voorkom afleiding op je smartphone
Smartphones zijn ontworpen om af te leiden. Verwijder of blokkeer apps die je afleiden en schakel onbelangrijke meldingen uit. Werkt dat niet? Maak je scherm dan zwart en wit om het nog minder aantrekkelijk te maken.
3: Maak afspraken over appen en mailen
Een van de redenen waarom we worden afgeleid is dat we denken dat elk bericht onmiddellijk moet worden beantwoord. Heldere afspraken kunnen dit probleem helpen voorkomen.
4: Maak tijd om berichten te beantwoorden
Om te voorkomen dat je belangrijke berichten mist en er problemen ontstaan, plan je tijd in je agenda om e-mails te beantwoorden en apps te controleren. Denk bijvoorbeeld aan het begin, midden en einde van uw werkdag. Zo mis je nooit een belangrijk bericht.
5: Neem echte pauzes
Na het voltooien van een aantal taken kan het verleidelijk zijn om een paar minuten op sociale media door te brengen. Dat geeft je hersenen echter geen rust en zorgt er vaak voor dat je langere pauzes neemt dan de bedoeling is. Neem in plaats daarvan echte pauzes, zoals vijf minuten wandelen.
Ik schreef dit stuk met Ewoud Uphof, ondernemer en growth marketeer. Door het trainen van (junior) marketeers realiseerde hij zich dat de productiviteit van het marketing-team essentieel is voor succesvolle groei van bedrijven. Zijn bedrijf helpt de infrastructuur van groei op te zetten.
Aaron Mirck is denker, schrijver en spreker over technologie. Hij publiceerde een dichtbundel over technologie: Dit algoritme deugt niet en een etiquettegids voor het digitale tijdperk: Niet appen tijdens het eten. Hij maakt zich druk om hoe dom we omgaan met slimme technologie. Zijn missie: zorgen dat we bewuster omgaan met technologie, zodat we slimmer werken, minder afgeleid en gestrest zijn en gelukkiger worden.