Congreshacks: 3 essentiële tips voor een succesvolle eventvoorbereiding

Begin op tijd

Het lijkt een open deur, maar op tijd beginnen is cruciaal voor het succes van je evenement. De afgelopen jaren is de definitie van ‘op tijd’ echter veranderd. Waar een half jaar voorbereiding ooit voldoende was, is het nu aan te raden om voor evenementen met meer dan 300 deelnemers een jaar van tevoren te beginnen. Dit geldt vooral als je evenement plaatsvindt in drukke periodes. Zoals Fleur zegt: “Het najaar is echt de drukste periode van het jaar, dat geldt niet alleen voor onze locatie. Over het algemeen zijn juni, september, oktober en november nu drukke maanden. Als je dan een half jaar van tevoren begint, heb je bijna geen keuze meer.”

Daarnaast is het essentieel om strenge deadlines te hanteren en slim te anticiperen op de deadlines van externe partijen. Zorg ervoor dat je bijvoorbeeld de cateringwensen van je gasten ruim vóór de deadline van de cateraar hebt verzameld. Dit voorkomt last-minute stress en zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt.

Weet wat je gaat doen

Voor een vlekkeloze organisatie moet je de 5 W’s en de H van jouw evenement duidelijk kunnen beantwoorden.

• Wie: Wie is je doelgroep? Maak deze zo concreet mogelijk.
• Wat: Wat staat er op het programma? Een goed doordacht programma helpt bij de keuze van de juiste locatie.
• Waar: Waar vindt het evenement plaats? Denk aan bereikbaarheid, capaciteit en faciliteiten.
• Wanneer: Op welke dag en tijd? Houd ook rekening met seizoensgebonden drukte.
• Waarom: Wat is het doel van het evenement? Wil je relaties versterken, merkbekendheid vergroten of iets vieren?
• Hoe: Hoe ga je het evenement organiseren? Denk aan budget, promotie, logistiek, techniek en beveiliging.

Een helder antwoord op deze vragen helpt niet alleen jou, maar ook je congrescoach of accountmanager om passend advies te geven en de juiste beslissingen te nemen. “Bij een intake gaan we echt de diepte in. We zorgen dat we de juiste vragen stellen waarom organiseer je dit evenement, wat is de doelgroep die erop afkomt, wat wil je bereiken met het organiseren van deze dag… Dan kunnen wij advies geven over de beste zaalopstelling, indeling van het programma, het aantal en de duur van de pauzes en meer.” Aldus Fleur en Corry.

Communicatie is key

Goede communicatie is de sleutel tot het succes van je evenement. Het is cruciaal om je deelnemers, stakeholders en leveranciers goed te informeren en eventuele onzekerheden weg te nemen. Dit begint al ruim voor het evenement zelf. Door proactief vragen te beantwoorden en duidelijke informatie te verstrekken, leg je de basis voor een soepel verloop van de dag. Zoals Fleur en Corry aangeven: “Hoe meer informatie van tevoren bij de deelnemer ligt, hoe beter.”

Houd de communicatie dus beknopt en duidelijk. Creëer een overzichtelijke eventpagina met alle benodigde informatie en handige linkjes. Daarnaast is het nuttig om op de locatie zelf een duidelijk aanspreekpunt aan te wijzen voor zowel medewerkers als gasten. Overweeg ook het gebruik van tools zoals verplaatsbare schermen en apps om bezoekers ter plekke te informeren.

De rode draad

Op tijd beginnen, een duidelijk plan hebben en goede communicatie zijn de pijlers van een succesvol evenement. Maar wat is nu de ultieme tip? Volgens Corry: “Waarom komen mensen naar jouw event? Dat is vaak vanwege een bepaald thema of de sprekers die komen.” Zorg ervoor dat het doel van het evenement altijd helder is en houd dit in gedachten bij elke beslissing. Dit helpt je om gerichte en effectieve beslissingen te nemen die bijdragen aan een gedenkwaardige en impactvolle ervaring voor al je deelnemers. Met deze strategieën en inzichten ben je goed voorbereid om je volgende evenement tot een groot succes te maken.

Boost je event met de congreshacks van Jaarbeurs

Bij Jaarbeurs begrijpen we als geen ander dat er veel komt kijken bij het organiseren van een event. De Jaarbeurs congrescoaches zijn jouw gidsen in de wereld van evenementen organiseren. Met hun ingenieuze congreshacks helpen zij je om het maximale uit je evenement te halen, zelfs als je geen dagelijkse organisator bent. Want hoe fijn is het als je gebruik kunt maken van jarenlange expertise?

Klaar om je volgende evenement tot een groot succes te maken? Neem contact op met de Jaarbeurs Congrescoaches en ervaar zelf hoe hun expertise jouw event helpen.