Documenten in de cloud: organiseren is de uitdaging

De opkomst van tooling in de cloud heeft online informatiedeling en samenwerken een flinke boost gegeven. In de privésfeer werken veel mensen al met tools als Skype, Wiki’s en Gmail. Veel werknemers zijn daarom al gewend om met deze tools te werken. Zakelijk zijn we wat terughoudender. Ook niet gek, er moet wel eerst worden gekeken of de tools wel geschikt zijn voor de complexe processen en werkzaamheden van een organisatie. De uitdaging is dan ook niet zozeer meer de innovatie, maar de ‘zachte afstemming’ op de werknemers.

De reeks over Het Nieuwe Werken wordt mogelijk gemaakt door Projectplace, een online tool voor efficiënte samenwerking en communicatie. Met Projectplace kun je onder andere overleggen met teamleden, documenten delen, afspraken inplannen en online meetings organiseren. Lees hier verder over wat er allemaal mogelijk is met Projectplace.

Van delen naar samenwerken

Het intranet was voor veel bedrijven de eerste manier hoe zij informatie en documenten beschikbaar maakten voor werknemers. Het delen van informatie was ‘a one-way street’, waarbij de organisatie top-down informatie beschikbaar maakt voor haar werknemers.

De opkomst van Web 2.0 met bijbehorende web-technologieën maakte het mogelijk dat gebruikers onderling informatie konden delen. Blogs en sociale netwerken duiken op en user-generated content vult het web. Tools als Google Drive stellen gebruikers in staat documenten in de cloud op te slaan, en Dropbox & Box.net synchroniseren ze bestanden zelfs seamless met je PC, tablet of smartphone.

En we doen dit massaal. Elke dag wordt er voor 700 miljoen minuten gratis gebeld. Daarnaast wordt er aan 30 miljoen minuten gebeld naar mobiele nummers en vaste aansluitingen. Elke 5 minuten worden er 1 miljoen files opgeslagen in Dropbox, en het aantal Nederlandse artikelen op Wikipedia bedraagt meer dan 850.000. Om een idee te krijgen van hoeveel documenten er online gehost worden: alleen Microsoft’s Skydrive host al meer dan 250 miljoen documenten.

Tools als deze kenmerken dat innovatie in toenemende mate wordt afgestemd op gebruiksgemak. Nu we onze documenten online tot onze beschikking hebben, is het denkbaar dat je hier samen met anderen aan wilt werken. Google Docs is een van de eerste tools die invulling geeft aan online samenwerken. Gebruikers kunnen online in hetzelfde document werken en zelfs tegelijkertijd veranderingen opslaan. Hiermee is het heen en weer mailen van documenten, waarbij het altijd de vraagt blijft welk document ook alweer de laatste versie is, verleden tijd.

Samenwerken voor organisaties

Wat kunnen organisaties nu met deze technologieën? De cijfers zijn veelbelovend. Gartner voorspelt dat de markt van cloud computing tegen 2013 goed is voor 160 miljard dollar. Dit nummer lijkt niet uit de lucht gegrepen: Merrill Lynch berekent deze omzet op 160 miljard dollar in hetzelfde jaar. Geschat wordt dat het Europese bedrijfsleven 20 tot 50% van hun ICT kosten kan besparen door te investeren in cloudoplossingen. Verwacht wordt dat in de EU 0.1-0.2% van de groei van het BNP toe te schrijven is aan cloudsoftware (RolandBerger & SAP).

Hoewel de hiervoor genoemde tools ideaal zijn voor privé gebruik, is het organiseren van online samenwerken weer een stapje verder. Samenwerken aan documenten met collega’s van afdelingen of in projectgroepen vereist dat je als organisatie kritisch kijkt naar de mogelijkheden voor zakelijk gebruik.

Bijvoorbeeld: in een organisatie werk je met veel mensen samen. Echter, je werkt niet met alle collega’s aan een project. Je wilt dus sommige gebruikers wel, en anderen niet toegang kunnen geven aan je documenten. Wanneer je met meerdere collega’s input geeft op een document wil je daarnaast inzichtelijk maken wie welke bijdrage heeft geleverd.

Ook procesmatig hebben organisaties specifieke eisen. Sommige projecten hebben een deadline. Toch handig als je dan een deadline kunt instellen en er automatisch een mailing wordt verstuurd naar degenen die hun input nog niet hebben geleverd.

Integratie

Bovenstaande punten zijn stuk voor stuk ontwikkelingen die het mogelijk maken om steeds intelligenter samen te werken (en zo tijd te besparen).

Lange tijd heeft de ontwikkeling vanuit de IT centraal gestaan. In plaats daarvan wordt er nu in toenemende mate naar gebruiksgemak en gebruikerssituaties gekeken: human-centered innovation. Een optimale oplossing is een mix van technologische innovatie afgestemd op de vraag van de organisatie. De werknemer centraal.

Als organisatie is het belangrijk dit te beseffen, het heeft gevolg voor het organiseren van je informatie voorziening en hoe je de mensen daar bij betrekt. Waar hebben zij behoefte aan? Hoe stel je hen in staat zo optimaal mogelijk samen te werken? Beter nog is het betrekken van de werknemers in het proces. Neem hen mee in de nieuwe manier van denken en werken. Mensen betrekken in het proces zorgt niet alleen voor een betere afstemming op de wensen, maar vergroot ook de draagkracht in de organisatie.

Wat kan er voor jou niet ontbreken voor online samenwerken? Of welke functies mis jij juist?