Interne communicatie steeds minder via e-mail

Al zolang we actief internetten, wordt er veelvuldig gebruikt gemaakt van e-mail. Of het nu is om kennis uit te wisselen, afspraken te maken, leuke afbeeldingen en sites delen, notificaties te ontvangen of om te communiceren, e-mail kan het allemaal. De opkomst van andere communicatieplatformen zorgen er echter voor dat er steeds meer op andere wijze wordt gecommuniceerd. Sociale media zijn allang niet meer alleen voor privé. Maar betekent dit het einde van e-mail?

De reeks over Het Nieuwe Werken wordt mogelijk gemaakt door Projectplace, een online tool voor efficiënte samenwerking en communicatie. Met Projectplace kun je onder andere overleggen met teamleden, documenten delen, afspraken inplannen en online meetings organiseren. Lees hier verder over wat er allemaal mogelijk is met Projectplace.

Om het maar direct te ontkrachten: nee, email zal (altijd) blijven bestaan. Zij het naast andere platformen. Met zijn enorm hoge adoptie en integratie binnen een grote verscheidenheid aan software en hardware staat email nog altijd ijzersterk in zijn schoenen. Onderzoeken bieden geen uitsluitsel. Waar ‘Gen-Y’-ers aangeven bij voorkeur via sociale media met vrienden en collega’s te communiceren, maken andere onderzoeken duidelijk dat e-mail nog altijd favoriet is voor communicatie op de werkvloer.

Nadelen

Wel is e-mail niet altijd het optimale platform om mee te communiceren. Wanneer conversaties lang doorgaan wordt het al snel onoverzichtelijk. In welke email hadden we het ook alweer over klant X of product Y? Zelfs met de zoekfunctie is niet altijd alle informatie even gemakkelijk terug te vinden. Gelukkig bieden bv. Gmail tegenwoordig wel ‘threaded conversations’ die voor meer overzicht zorgen. Het organiseren van al die emails is niet eenvoudig. Veelal kun je je eigen mails onderbrengen in submappen of labels, maar hoe zit dit bij de verzender? Er bestaat geen gezamenlijk georganiseerde omgeving waarin documenten en conversaties gestructureerd worden ondergebracht. Om maar direct even door te gaan op documenten: het ontbreken van een wijze om bestanden overzichtelijk op te slaan zorgt bij menigeen voor frustratie. Blijk je toch ineens in een oude versie van het document van je collega te werken en heb je dubbel werk verricht.

Verwachtingen

Analisten bij Gartner verwachten dat in 2014 20% van alle zakelijke gebruikers niet langer email gebruiken om te communiceren met collega’s. In plaats daarvan zullen zij steeds meer gebruik maken van sociale media: eind 2014 verwacht Gartner dat het “tipping point” van 10% voor cloud e-mail en samenwerkingsdiensten wordt bereikt.

“Ultimately, we expect CECS to become the dominant provisioning model for the next generation of communication and collaboration technologies used in enterprises,” aldus Tom Austin van Gartner. “However, it is not dominant today, it will not be the only model, and it will take a decade or more for the transition to play out. Right now, the list of reasons to move to CECS is long, as is the list of reasons to avoid it.”

Efficient communiceren

Het zal echter nog wel even duren voor het zover is. Sociale media zijn nog vaak eng (ze praten over ons!) en worden vooral als externe communicatiemiddelen gezien. Toch lijkt er geen twijfel dat nieuwe communicatiemiddelen leunen op functionaliteiten uit de sociale media en een belangrijke rol in de bedrijfscommunicatie gaan spelen. Communicatie is sneller, transparanter, interactiever en maakt ons productiever en efficiënter.

De eerste bedrijven proberen hun medewerkers te stimuleren zoveel mogelijk gebruik laten maken van nieuwe manieren te communiceren (onlangs was ATOS hierover nog in het nieuws). In dit interview van Outside The Inbox laat Luis ons nog maar eens weten hoe en waarom we moeten stoppen met communiceren via e-mail:

1: Don’t reply

2: Use alternatives

3: Start small

En e-mail?

Maar betekent deze verschuiving ook het einde van email? Zoals eerder gezegd gaat dat niet gebeuren. Nieuwe vormen van communicatie winnen het qua snelheid, interactie en organisatie/structurering. E-mail zal hier altijd naast blijven bestaan. Als hub waarin alle communicatiestromen samenkomen. Dat merk ik zelf privé ook. Ik vind het prettig om via e-mail notificaties te weten wie mij op Twitter is gaan volgen, of om aan het begin van de week nog even te kunnen zien welk van mijn Facebook vrienden deze week jarig is. Hetzelfde geldt voor zakelijk gebruikt. Het is toch fijn om een e-mail notificatie te ontvangen als je afspraak voor morgen wordt afgezegd.