Brand Technology: Zwitsers zakmes voor brandmanagers

Organisaties zullen efficiënter moeten werken als het gaat om de ontwikkeling van merkuitingen en er tegelijkertijd voor moeten zorgen dat deze passend is voor alle relevante kanalen en platforms. De juiste tools voor merkmanagement vervullen daarbij een sleutelrol.

De hype rond de ‘digitale transformatie’ van de afgelopen jaren heeft geleid tot veel slecht doordachte investeringen. Dit zorgt er helaas voor dat veel brand managers hun bedenkingen hebben over het investeren in brand technology en tooling. In deze eerste blog van een drieluik over brand technology deel ik mijn inzichten over de voordelen van tools voor merkmanagement en leg ik uit waarom ze zonder meer de investering waard zijn.

De drie belangrijkste voordelen van brand technology en tooling

De juiste BrandTech tools kunnen bijdragen aan het vereenvoudigen en optimaliseren van je merkmanagementprocessen. Dit biedt brand managers en brand management teams diverse voordelen:

1. Meer efficiëntie in contentcreatie en merkmanagementprocessen

Het opbouwen van een sterk merk met de juiste on-brand uitingen is geen simpel proces en is niet alleen het werk van één team. Er komen diverse, soms overlappende processen bij kijken en het vraagt om continue samenwerking tussen diverse interne afdelingen en externe partijen. Daarbij worden grote aantallen bestanden en documenten uitgewisseld. Alleen al het bijhouden en documenteren daarvan is een lastige en tijdrovende taak die creatieve processen flink kan vertragen. Volgens een onderzoek van Harris Interactive zijn medewerkers gemiddeld ongeveer 18 minuten kwijt met het vinden van één document. Brand management teams moeten soms duizenden oude versies van afbeeldingen doorploegen, of in Google naar merkuitingen of content zoeken. Volgens een enquête van Templafy zegt 69% van alle merkprofessionals dit laatste ook echt te doen.

“Medewerkers zijn gemiddeld 18 minuten kwijt met het vinden van één document.”

De coronacrisis heeft de problemen rondom documentbeheer en merkmanagement versterkt. Een groot deel van de wereldwijde beroepsbevolking werkt tegenwoordig minimaal een deel van de tijd vanuit huis. Dit maakt het nog lastiger om bestanden op te vragen en te delen.

Om merkmanagementprocessen te optimaliseren, heb je tools nodig die goede samenwerking tussen de verschillende teams mogelijk maken en zorgen voor soepele werkprocessen. Een Digital Asset Management (DAM)-systeem kan een antwoord bieden op uitdagingen rondom document- en versiebeheer. Deze oplossing biedt gebruikers de mogelijkheid om via één interface naar bestanden, foto’s en andere merkdragers en merkuitingen te zoeken en deze eenvoudig te delen. Het DAM-systeem dient als een omvangrijke mediabibliotheek waarin merkbouwstenen en richtlijnen voor het gebruik daarvan centraal worden opgeslagen en automatisch bijgewerkt. Het zorgt daarmee voor het terugbrengen van het aantal handmatige taken en handelingen, ruimt obstakels voor samenwerking uit de weg en zorgt ervoor dat iedereen met de meest actuele versie van merkdragers en content werkt.

Naast DAM-systemen zijn er ook andere tools beschikbaar om sneller en efficiënter merkuitingen te kunnen produceren. Bijvoorbeeld template- en contentmanagement tools die ervoor zorgen dat materialen niet iedere keer weer helemaal opnieuw moeten worden ontwikkeld en automatisch voldoen aan de merkrichtlijnen.

2. Verbeterde merkconsistentie

Het gebruik en de verspreiding van merkuitingen en content is niet alleen een taak van je marketingteam en je andere creatieve team(s). Iedereen binnen de organisatie maakt en verspreidt content op een of andere manier, en meestal via e-mail. Maak je geen gebruik van een oplossing die medewerkers automatisch en eenvoudig helpt om aan de merkrichtlijnen te voldoen, dan zal je waarschijnlijk zien dat medewerkers moeite hebben om on-brand te communiceren. Een investering in brand technology oplossingen komt dus ook de merkconsistentie ten goede.

Een voorbeeld: recentelijk werkte VIM Group samen met een multinational met diverse merken en ruim honderd internationale vestigingen. De organisatie gebruikte wereldwijd bijna 500 verschillende versies van dezelfde e-mailhandtekening. Daar kwam verandering in toen we een template- en contentmanagementsysteem adviseerden en implementeerden. Daarmee kon de organisatie de creatie en het beheer van haar templates en content onderbrengen op één centrale locatie en haar digitale handtekeningen in lijn brengen met elkaar. Het resultaat: een coherente merkidentiteit.

Naast template management-oplossingen, kunnen oplossingen met slimme richtlijnen (brand portals) en software voor educatie en training bijdragen aan consistentie in merkuitingen. Deze tools bieden merkmanagementteams en andere betrokken partijen toegang tot up-to-date informatie over merkbouwstenen en speciale richtlijnen voor de ontwikkeling van nieuwe merkdragers en content. Op die manier kan iedereen met toegang tot dit soort tools, ongeacht de merkdrager of de externe partij waarmee wordt samengewerkt, on-brand content en materialen ontwikkelen.

“Uit onderzoek blijkt dat organisaties met een consistent merk meer zichtbaar zijn en profiteren van een hogere omzet.”

Merkconsistentie zorgt er niet alleen voor dat je merk goed overkomt. Uit een onderzoek van Demand Metric naar de financiële impact van branding blijkt dat organisaties met een consistent merk meer zichtbaar zijn en daarmee profiteren van een hogere omzet. Volgens het onderzoek kan een betere merkconsistentie leiden tot een omzetstijging tot maar liefst 23%.

3. Kostenbesparingen in de productie van merkuitingen

Het ontwikkelen van nieuwe merkuitingen, terugkerende handmatige taken en het gebruik van diverse platforms en software voor het bewerken van hetzelfde materiaal kan creatieve productiekosten onnodig hoog maken. Het gebruik van tools voor het automatiseren van de ontwikkeling van content en het op een centrale locatie onderbrengen van materialen en richtlijnen kan de kosten flink terugdringen door de efficiëntie in processen te verhogen en hergebruik van merkuitingen te stimuleren.

Bijkomende voordelen van brand technology

Naast deze drie kernvoordelen (efficiëntie, consistentie en kostenbesparingen) biedt het gebruik van BrandTech-oplossingen brand managers ook minder voor de hand liggende, maar zeker niet minder belangrijkere voordelen.

Brand managers kunnen op verschillende manieren profiteren van de steeds verder toenemende functionaliteit van brand management oplossingen:

• Geef medewerkers de regie door middel van de juiste tools

De juiste merkmanagement tools stellen teams in staat om taken uit te voeren die normaal gezien te complex of te technisch voor hen zouden zijn geweest. Een van de meest voorkomende voorbeelden hiervan is de inzet van IT-medewerkers binnen marketingteams voor hulp met technische aspecten van de ontwikkeling van merkuitingen. Tools die dit proces automatiseren, stellen marketingteams in staat om zelfstandig content te creëren. Daarmee wordt 95% van de voor marketingdoeleinden benodigde IT-capaciteit vrijgemaakt.

• Verander de manier waarop er binnen de organisatie naar het merkmanagementteam wordt gekeken

Met de juiste BrandTech tools kan iedereen binnen en zelfs buiten de organisatie merk- en marketingmateriaal ontwikkelen dat aan de merkrichtlijnen voldoet. Brand managers hoeven op die manier niet langer als politieagent op te treden. In plaats daarvan kunnen ze uitgroeien tot een gewaardeerde adviseur met een handige set van tools waarmee interne en externe collega’s beter werk kunnen leveren tegen lagere kosten.

• Meet de merkprestaties

De juiste merkmanagement tools bieden ook mogelijkheden voor data-analyse. Deze optimaliseren de besluitvorming van brand managers ten aanzien van de toekomst van het merk. In het bedrijfsleven staan kpi’s centraal voor het meten van succes. Het in kaart brengen van de prestaties van immateriële bedrijfsonderdelen zoals het merk is altijd een uitdaging. Een tool als een Brand Dashboard koppelt meerdere tools en kanalen met elkaar voor inzicht in real-time data rondom merkprestaties. Denk aan: merkloyaliteit, engagement, merkaanwezigheid en prestaties in verschillende fases van de brand funnel.

• Verbeter de compliance op het gebied van auteursrechten en licenties

Het beheer van digitale rechten is een aspect van brand management dat vaak over het hoofd wordt gezien. De juiste merkmanagement tools kunnen dit proces vereenvoudigen. Zo kan een DAM-systeem voorkomen dat medewerkers per ongeluk gebruikmaken van materiaal waarop auteursrechten rusten of waarvoor de licentie is verlopen.

Je weg vinden in het complexe landschap van brand technology en het nemen van investeringsbeslissingen omvat weer een heel ander traject. Daar zal ik in een volgende blog verder op ingaan.

Hopelijk helpen de voordelen hierboven je om een eerste stap te zetten in het complexe landschap van brand technology en daarmee verder voorop te lopen in de snel veranderende digitale wereld waarin de concurrentie steeds groter wordt.