Zo schrijf je een briefing voor een videoproductie

Okee, je wilt dus een video of in ieder geval wil je iets met video. En je wilt daarvoor een videobureau inschakelen. Een goed plan, je wilt het succes van jouw diensten en producten laten zien aan je doelgroep, op een toegankelijke, duidelijke en moderne manier. Maar hoe maak je een briefing voor zo’n bureau? Aan wat voor kosten moet je denken? En welke acties liggen bij mij en welke bij het bureau? Deze how-to helpt je op weg.

Een krachtige video zegt meer dan een geschreven tekst. We worden instinctief getrokken naar bewegende beelden en hechten veel waarde aan non‐verbale communicatie. Door de opmars van mobiele devices blijft het publiek van online video bovendien razendsnel toenemen en is het delen van video’s bijzonder eenvoudig. Online video is het medium dat kansen biedt om jouw diensten en producten in de markt te zetten.

Online video is een gepersonaliseerd medium dat mensen verleidt en bindt. De cijfers liegen er niet om: het gebruik van video op je landingspagina’s verhoogt de conversie met 86 procent, het woord ‘video’ gebruiken in de onderwerpregel van je e-mailcampagne verhoogt de open rate met 19 procent en de click-trough-rate met 65 procent en websites met video’s hebben gemiddeld een twee minuten hogere time-on-page dan websites zonder videocontent.

Stappen

Een goed videobureau kan én wil een rol spelen in het bereiken van jouw doelstellingen. Dit kan in vele vormen van online videoproducties en/of animaties, interactief, met behulp van virtual reality- of 360-gradentechnieken. Om tot het gewenste resultaat te komen is het effectief het proces in vier stappen te verdelen; binnen die vier stappen vallen vervolgens verschillende activiteiten.

1. De uitdaging

Een videobureau luistert eerst naar de wensen en motivaties. Waarom wordt er gekozen voor online video? Wie is de doelgroep? Wat zijn de doelen en de verwachtingen? De antwoorden op deze vragen zorgen ervoor dat het bureau met een gedegen plan aan de uitvoering kan beginnen.

2. Het plan

Het inhoudelijke thema en de doelstellingen die je met het bureau wilt bereiken, worden als eerste vastgesteld. De uitdaging wordt vervolgens vertaald naar een plan van aanpak, waarin uitgelegd wordt hoe het gewenste resultaat behaald wordt en wat daarvoor nodig is. Als daar een akkoord op is, kan het bureau overgaan tot het afstemmen van scenario’s en scripts.

3. De uitvoering

Als inhoudelijk is afgestemd wat het plan is en wat daarvoor nodig is, kan het bureau beginnen met de uitvoering. Het begint met het maken van afspraken over locaties, data en tijdstippen waar en wanneer er gefilmd wordt. De contactpersonen worden op de hoogte gesteld. De crew is gemobiliseerd. Alle benodigde gegevens worden verwerkt in een callsheet, een overzichtsformulier met daarin alle praktische informatie voor betrokkenen.

Na het filmen verzamelen en creëren de mensen van het videobureau (zo nodig) materialen als foto’s, illustraties en logo’s die (eventueel) geanimeerd worden.

Wordt het verhaal in de video verteld door een voice‐over? Dan wordt daarvoor de tekst geschreven, de keuze van de stem bepaald en uiteindelijk opgenomen. Het geheel van beelden en geluid wordt vervolgens gemonteerd tot een eerste versie. Er zijn verschillende momenten gedurende dit proces waarop jou een tussentijds resultaat getoond wordt. Hierop mag je reageren. Per productie krijg je meestal twee correctierondes. Met behulp van jouw gebundelde reacties kan het videobureau de productie afronden tot het gewenste resultaat.

4. Het resultaat

De video wordt opgeleverd. Dit gebeurt vaak online via WeTransfer of de video wordt het direct gepubliceerd op de gewenste videokanalen, zoals bijvoorbeeld YouTube of Vimeo. Maar dan ben je er nog lang niet. Bij het inzetten van een videomarketingstrategie dien je de video te optimaliseren voor verspreiding en zul je de video slim moeten delen, zodat je ook gevonden en bekeken wordt.

Als je vooraf je key performance indicatoren (kpi’s) hebt bepaald, kun je de vooruitgang en kwaliteit meten van je campagne. Bedenk ook wat de kritische succesfactoren (ksf’s) kunnen zijn waar het slagen of mislukken van je videomarketingcampagne van afhangt.

Zo maak je een briefing

Nu je weet wat een videobureau voor jou kan betekenen en hoe zij te werk gaan, is het goed om te weten hoe je het bureau van de juiste informatie voorziet. Aan de hand van die informatie kan het videobureau adequaat een offerte opstellen.

Zelden is video als confectie met een fixed price, het is eerder maatwerk waarbij je het zo gek kunt maken als je zelf wilt. Een videobureau kan uurtarieven rekenen van 35 tot 150 euro per uur. Een gespecificeerde offerte toont aan hoeveel uren besteed worden aan pre‐productie (scenario, script, storyboard, callsheet), de productie (het filmen en welke crew daarvoor nodig is), de post‐productie (inladen, spotten, monteren, nabewerking van geluid en kleur, animeren van logo, toevoegen van naamtitels en tekstkaarten) en de oplevering (converteren, uploaden, labelen, verspreiden, videoplatform inrichten).

De briefing is ook een onderdeel van het inkoopproces en het is voor jezelf fijn om goed voorbereid het videobureau te benaderen. Hieronder heb ik daarom schematisch elementen voor een volledige videoaanvraag uiteengezet. Daarbij heb ik overigens gebruikgemaakt van de sterke briefingsdocumenten die ik vanuit mijn eigen werk heb ontvangen van o.a. de Gemeente Rotterdam en UWV.

Projectnaam

• Wat wordt de werktitel van het project?

Inkoopordernummer

• Altijd handig om die vooraf te vermelden.

Opdrachtgever

• Wie is er tekenbevoegd (inclusief adresgegevens)?

Contactpersoon

• Wie is de begeleider van het proces vanuit de opdrachtgever?

Contactgegevens

• Met welk e-mailadres en telefoonnummer ga je communiceren?

Deadline

• Heel belangrijk, want hier wordt de planning van de productie op afgestemd.

Lengte

• Hoe lang wordt de vide maximaal? Let wel: dit is platformafhankelijk: bij sociale media is de spanningsboog bijvoorbeeld kort (tot maximaal 1,5 minuut).

Videoformaat

• Wat zijn de aanleverspecificaties? Een H264-gecomprimeerde video die als .mp4 wordt aangeleverd is het meest toegankelijk voor online gebruik en bij keynote presentaties. Voor je archief zul je een hoge-kwaliteit prores-.mov willen hebben.

Call to action

• Denk na over de gewenste actie van de doelgroep na het bekijken van de video.

Wat is de reden voor de opdracht?

• Waarom kies je voor video? Wat is de aanleiding?
• Wat is de communicatiestrategie?

Logline

• Leg in één zin uit waarover de film gaat.

Wat is de context van de videoproductie?

• Geef het type video aan: informatief, instructief, animatie.
• Wat is het onderwerp?
• Wat is de doelgroep?
• Wat is de doelstelling? Welk effect wil je met video bereiken? (Denk aan meetbaarheid.)
• Wat is de relatie met andere middelen? (brief, campagne, formulier)

Verspreiding

• Hoe en waar wil je de video tonen?
• Hoe vaak?
• Hoe lang?
• Via welke mediakanalen?

Uiteraard kan het videobureau je helpen met de verdere invulling hiervan.

Bestaand beeldmateriaal

• Is er bestaand beeldmateriaal aanwezig en kan dit materiaal opnieuw gebruikt worden?

Planning

• Zijn er al data bekend om rekening mee te houden (bijvoorbeeld voor opnames of tussentijdse deadlines)?

Taakverdeling

• Welke mensen zijn er volgens jou allemaal betrokken bij het project?

Blijf zelf onderdeel van het proces

Een videobureau zal zich met deze informatie een voorstelling kunnen maken van wat je als opdrachtgever voor ogen hebt. Dan nog is het altijd fijn om persoonlijk af te spreken en de opdracht door te nemen. Hiermee heeft de producent kans om specifieke vragen te stellen en met je te brainstormen hoe het verhaal verteld kan worden en in welke vorm dat het beste kan. Tijdens de persoonlijke ontmoeting ontdek je gelijk of je een klik hebt met de mensen van het videobureau.

Er komt wel wat bij kijken voordat de video er is. Het is een creatief proces waarin je als opdrachtgever een essentieel onderdeel bent. Daarom is het goed om er vooraf goed over nagedacht te hebben en dat dit denkproces wordt weerspiegeld in de briefing.