Congrescoach geeft ultieme hacks voor het organiseren van een congres

In 2023 lanceerde Jaarbeurs ‘De wereld van Jaarbeurs’ waarmee ze de evenementenlocatie letterlijk een gezicht geeft. In deze persoonlijke campagne staan haar bezoekers, klanten en eigen medewerkers in de hoofdrol. Je ziet wat ze doen, zien en beleven. Esther: “Anderhalf jaar geleden stapte ik in de wereld van Jaarbeurs. Ik werd verrast door de veelzijdigheid, de eindeloze mogelijkheden en de enorme bevlogenheid die er heerst. Ik was verwonderd door al die verschillende mensen die Jaarbeurs bezoeken. Van kampeerliefhebbers tot Lego-fans, van artsen tot motormuizen en van onderwijzers tot musicalliefhebbers. Die veelzijdigheid aan mogelijkheden en enorme diversiteit aan bezoekers wilden we laten zien in een campagne die inspireert, een lach op je gezicht tovert en bezoekers, organisatoren en nieuw talent uitnodigt om in de wereld van Jaarbeurs te stappen.”

Met de nieuwe campagne – die Jaarbeurs in april 2024 lanceert – gaat de organisatie dieper in op die bevlogenheid, de persoonlijke service en de kennis die we in huis hebben om een succesvol evenement of congres te organiseren. Mayen: “Uit ons jaarlijkse merkonderzoek blijkt dat niet iedereen bekend is met onze congres- en vergaderlocaties en wij vaak nog alleen geassocieerd worden met onze beurshallen. De perceptie is dat er alleen grote evenementen bij ons plaatsvinden terwijl we juist ook congres- en vergaderzalen bieden van twee tot 1.500 personen.” Jaarbeurs beschikt over vier congreslocaties, waaronder het Beatrix Theater, Media Plaza, Supernova en Jaarbeurs MeetUp met grote en kleine vergaderzalen. Ook de restaurants Pleyn, Speys en Queens zijn onderdeel. Daarnaast biedt Jaarbeurs huisvesting aan innovatieve startups. In de nieuwe campagne staan de vergader- en congreslocaties centraal.

Congrescoach neemt je mee

Waar Jaarbeurs zich in de campagne ‘De wereld van Jaarbeurs’ richtte op verschillende doelgroepen, ligt de focus nu specifiek op organisatoren van congressen en kleinere evenementen. Het doel is hen kennis te laten maken met de vergader- en congrescentra én alle kennis en ervaring die Jaarbeurs in huis heeft. “Sommige van onze beoogde klanten organiseren vaak maar één of twee keer per jaar een evenement. Hierdoor hebben ze misschien minder kennis en ervaring dan professionele eventmanagers en kunnen ze het bijvoorbeeld lastig vinden ‘om door een ruimte heen te kijken’ of de mogelijkheden van een specifieke locatie te zien.” Uit gesprekken die we voerden bleek dat de drempel voor deze groep om bij Jaarbeurs aan te kloppen vaak hoog is. Terwijl we juist werken vanuit een persoonlijke, full service mentaliteit. En dat laatste is precies wat we in de campagne willen laten zien”, aldus Mayen. Ze vervolgt: “Juist doordat we zoveel ervaring hebben, kunnen we opdrachtgevers van A tot Z begeleiden. We kijken mee naar hun doel en denken proactief mee in hoe dat te bereiken. Mensen die hulp kunnen gebruiken, die willen we graag verder helpen en juist voor hen hebben we vaak een goede oplossing.” Esther: “Dat stuk brengen we naar voren met onze congrescoaches. En net zoals in de eerdere campagne werken we ook nu weer met onze eigen collega’s. In dit geval onze accountmanagers: de congrescoaches. Zij hebben enorm veel kennis en ervaring. Die kennis delen we in zogenaamde ‘hacks’, ofwel tips waarmee je net dat stapje verder kunt gaan bij het organiseren van een evenement. De persoonlijke insteek en de kennis van onze bevlogen medewerkers, daar zit onder andere de kracht van Jaarbeurs. ”

Uitgangspunt voor de campagne zijn de kernwaarden duurzaam, vriendelijk en vernieuwend. “Onze kernwaarden zijn de basis voor alles wat we doen, ze zijn het kloppend hart van onze organisatie. ‘De wereld van Jaarbeurs’ kwam volledig uit onze eigen koker, voor de campagne voor de vergader- en congreslocaties hebben we de hulp van mediabureau BrandWebbing ingeschakeld. Samen zijn we op dit concept uitgekomen”, zo legt Esther uit.

Het makkelijker maken

Om op een laagdrempelige manier te laten zien dat de congrescoaches van Jaarbeurs echt kunnen helpen werd een hele lijst aan hacks verzameld. “Het zijn echt handige tips die je mee kunt nemen om je evenement leuker te maken maar ook praktische zaken die je niet mag vergeten. Die hebben we gecategoriseerd in thema’s zoals bijvoorbeeld duurzaamheid en delen we op onder andere social media”, aldus Mayen. Een voorbeeld van zo’n hack is ‘kennisoverdracht verhogen met blauwe elementen’. Met kleurenpsychologie kun je namelijk de hersenactiviteit van deelnemers stimuleren en blauw draagt bij aan een verhoogde kennisoverdracht. De kleur blauw staat bekend om zijn kalmerende en evenwichtige effect, waardoor de hersenen kalmerende chemicaliën aanmaken. Dit kan vooral nuttig zijn tijdens presentaties, workshops of trainingssessies waarbij het begrip en de absorptie van informatie cruciaal zijn. Esther: “Jaarbeurs heeft twee keer de award voor beste congreslocatie van Nederland gewonnen. Daar zijn we trots op. ‘Lief personeel, fijne service, grote gastvrijheid en een unieke combinatie van ligging, faciliteiten en professionaliteit.’ Zomaar een greep uit de quotes in het juryrapport. Die professionaliteit en kennis, dat is wat we in deze campagne over de bühne willen brengen. We hebben zoveel te bieden.” Mayen vult aan: “We hopen met deze persoonlijke campagne de doelgroep te inspireren en vooral ook verrassen.”