Crowdsourcing en vertrouwelijkheid: 4 trucs uit het werkveld

Met crowdsourcing kom je in contact met je doelgroep zoals je nog nooit eerder in contact bent gekomen. Opeens kan je de vraag van de markt met de ontwikkeling van het product haarfijn aansluiten. Je speelt een spel zonder ruis, met een zuiver contact tussen een bedrijf en zijn klanten. Maar tegelijkertijd kunnen vraagtekens ontstaan of je niet te veel prijsgeeft. Zo zijn er genoeg projecten waarbij de concurrentiegevoeligheid van de gedeelde informatie hoog is. Hoogste tijd om het vertrouwelijkheidsaspect eens goed uit te denken, met vier handigheidjes die je op weg helpen.

De aanleiding

Dit jaar zijn we samen met WeLL Design met een dienst gestart waarbij innovaties door een combinatie van een crowd en designprofessionals samen worden ontwikkeld. Een dienst die uit de eerste cases goed blijkt te werken. Tegelijk is het een aanpak die bij prospects wel vraagtekens oproept rondom vertrouwelijkheid, door de focus op innovatie. Hoe gaan we om met concurrentiegevoelige informatie? Hoe zorgen we dat er zo weinig mogelijk wordt gelekt en dat het intellectual property (IP) in onze handen blijft? Hoe weten we zeker dat de concurrent niet meekijkt? Om hier antwoorden op te geven, geef ik de belangrijkste foefjes graag weer.

Vier trucs…

1. Incognito blijven

Om zeker te zijn dat de concurrent niet met jouw project meekijkt, kan je ervoor kiezen het volledig in het midden te laten wie het vraagstuk plaatst en zelfs voor welke branche het vraagstuk bedoeld is.

Zo hebben wij wel eens een project meegedraaid voor “een internationale organisatie die jaarlijks 10 miljoen euro aan R&D besteed, waarvan 20% ‘open innovatie’-projecten zijn, en die te vergelijken is met een farmaceutisch bedrijf”. De vraagtekens bij het project maakten het spannend. Zij waren op zoek naar een voorspellend economisch model om bij nieuwe R&D-projecten vooraf al in te schatten of het beste gebruikgemaakt kan worden van open innovatie of juist niet. Via Skype-gesprekken kon de CFO incognito de oplossingen bijsturen naar een meer toepasbaar concept. De crowd kwam met onvoorziene oplossingen die zij kenden vanuit andere expertises. Zo kon dit vraagstuk opgelost worden, zonder dat hun nieuwe strategische richting (open innovatie structureel binnen R&D toepassen) naar concurrenten verklapt werd.

Deze methode werkt goed bij vraagstukken waar het niet direct obvious is met wat voor soort bedrijf je te maken hebt. Mensen kan bijvoorbeeld naar alledaagse ervaringen gevraagd worden, zonder dat dit specifiek voor een bedrijf of branche geldt. Wordt aan de crowd naar ideeën gevraagd om happiness te symboliseren, dan kunnen zowel Coca-Cola als Disney als Snausages-hondenvoer erachter zitten. Een dergelijke vorm van crowdsourcing leidt onder meer tot out-of-the-box-gedachtes, omdat je minder kaders schets voor de crowd; ze hoeven niet in het stramien van een specifiek bedrijf te denken. Daarnaast kan het klantbehoeften helder in kaart brengen en voorkom je dat mensen over de organisatie of diens branche en de bijbehorende innovatie kunnen communiceren. Let wel: marketing-technisch zal deze vorm niets opleveren. Er worden geen ambassadeurs gecreëerd en geen mond-tot-mond-reclame rondom jouw merk gegenereerd.

2. Schifting bij de poort

Een veelgebruikte manier om een platform vertrouwelijk te houden, is door deze af te schermen met een log-in-module. Om toegang te krijgen tot een crowdsourcingproject dient dan eerst een profiel aangemaakt te worden, dat vervolgens kan worden beoordeeld door de organisatie. Wanneer iemand zich aanmeldt via zo’n profiel – of via een social login met een socialmedia-account – kan je hem of haar een reeks selectievragen stellen. Hiermee wordt het risicoprofiel van de crowd-member bepaald en kan je de participant checken. Let wel: de tone of voice speelt hier een belangrijke rol bij.

Stel dat je in de appelstroop-business zit en je wilt een crowd betrekken bij een innovatie. Je zou dan logischerwijs de selectievraag vooraf kunnen stellen: “Werk jij bij een appelstroopfabrikant, en zoja: welke?” Werk je daadwerkelijk bij de concurrent, dan is een leugentje echter snel gemaakt. Slimmer zou daardoor zijn in het midden te laten dat je een crowd wilt betrekken bij een specifiek stroopvraagstuk van jou, en door de vraag te stellen: “Wat voor werk doe je?” Antwoorden zullen dan sneller volgen. Door daarnaast even later (bijv. op een vervolgscherm) aanmoedigend te vragen of er “toevallig familie in de appelstroop-business werkt, omdat dit waardevol kan zijn”, zal de participant dit sneller aangeven, mocht dit het geval zijn. Voor jou als initiatiefnemer is de simpele vervolgstap deze participant niet uit te nodigen in het verdere traject.

Naast de log-in module is het aan te raden de participanten een non-disclosure agreement (NDA) te laten tekenen. Alles wat de participant deelt en leest van andere crowd-members, blijft op het platform en mag niet worden verspreid buiten het platform om. Dit kan met een insteek zijn dat uitlekken van informatie, onaangename juridische consequenties ten gevolge heeft. Maar het kan ook positiever. Een voorbeeld dat bij een recentelijk project werkte en wat door een verzamelde crowd van moeders goed beviel:

3. Open lijken, gesloten blijven

Een beschermde omgeving lijkt een cruciale randvoorwaarde als vertrouwelijkheid een issue is. Maar niets is minder waar. Veel organisaties hebben in de loop der tijd ‘open platformen’ geboden om de crowd op te betrekken, waarbij de inzendingen van de crowd eigenlijk toch niet inzichtelijk waren voor andere participanten. Zelfs als het wel open leek.

Een voorbeeld: de meest bekende crowdsourcingcampagne van Nederland is de ‘Maak de Smaak’-actie van Lay’s, waarbij heel Nederland werd gevraagd om een nieuwe chipssmaak in te zenden. Op Lays.nl kon je dit als participant doen door slechts je naam en e-mailadres achter te laten naast je (zonder twijfel winnende) smaak. Aan de zijkant van het scherm werden smaken van andere participanten ter inspiratie getoond, en alles zag er open en transparant uit, wat Lay’s sierde. Voor Lay’s leek het concurrentiegevaar groot, want wat belette een Pringles en Croky immers om zelf ook inspiratie op te doen voor een eigen nieuwe smaak?

Wat Lay’s echter slim aanpakte, was dat de smaken aan de zijkant van het scherm een gecontroleerde groep smaken waren, die langs ‘rolden’. De rest van de inzendingen bleef achter gesloten deuren. Zo brachten ze wel inspiratie voor de participant, maar gaven ze geen nuttige data aan derden weg. Bovendien, de echte waarde voor Lay’s lag hem in het totaaloverzicht: hoe vaak kwam een inzending of een foodcategorie (zoals pizza) binnen, en wat vond de crowd van de smaken. Ook deze informatie was niet toegankelijk voor de concurrenten.

Deze vorm heeft het voordeel dat het laagdrempelig wordt om als participant mee te doen. Ook heeft het marketingvoordelen, omdat inzendingen deelbaar worden en de mond-tot-mond-reclame wordt vergroot. Nadeel is het gemis aan onderlinge interactie. Hieruit komen soms de beste – op elkaar voortgebouwde – ideeën naar boven. Maar door een slim trucje toe te passen, zoals Lay’s dat deed, kun je tot op een zeker niveau de crowd nog steeds inspireren om nog betere inzendingen te doen.

4. Zoekt en gij zult blijven zoeken

Wilt een organisatie voorkomen dat concurrenten überhaupt in de buurt van het crowdsourcingplatform komen, dan dient er ook rekening gehouden te worden met de plek waar concurrenten data bij het leven scannen: Google en socialmedia-netwerken. Door niet gevonden te worden door Google bots en andere spiders, voorkom je dat concurrenten op je platform terechtkomen. Kijkend naar het appelstroop-voorbeeld kan het ‘verstopte’ platform het beste voorkomen dat het te vinden is op relevante trefwoorden (appelstroop – innovatie – naam bedrijf), door zoekwoordenuitsluiting en een afgeschermde projectbriefing.

Conclusie

Door het toepassen van een of meerdere van bovenstaande foefjes, kan een organisatie een goede start maken om vertrouwelijkheid te waarborgen. Gevoeligheid hoeft in ieder geval geen dealbreaker te zijn.

Behalve de zojuist besproken foefjes, zijn er nog meer. Daarin ben ik benieuwd: wat heeft voor jezelf in het verleden ook gewerkt? Laat het vooral als comment achter, zodat we samen een mooi geco-creëerd overzicht kunnen maken!

Credits afbeelding: Michael Kenny (CC)