De Code E-mail in de praktijk

In de praktijk blijkt de Code E-mail toch best een lastige zaak

Iedereen zou zich vanaf 1 januari 2012 moeten houden aan de nieuwe Code E-mail. Op dat moment is hij namelijk onderdeel geworden van de Reclamecode en daarmee van toepassing op alle bedrijven (adverteerders, bestandseigenaren en bewerkers).

Toch zijn er best wat bedrijven die zich (nog) niet aan de code houden, terwijl ze dat wel zouden willen. Dat is ook niet altijd helemaal aan hen te wijten. Er zijn namelijk best wel wat praktijkgevallen waar je zelfs met de checklist code e-mail nog niet helemaal zeker bent wat nu te doen.

Samen met de privacy officer van de DDMA hebben we een aantal praktijkgevallen bekeken. Hieronder staan ze in vraag-en-antwoordvorm.

Mag je data beschikbaar stellen voor partners?

Vraag: Een partner van ons bedrijf wil 1.000 producten weggeven aan onze klanten. Men wil dan ook graag kunnen beschikken over data van de mensen die zich voor de actie aanmelden. Deze groep willen ze dan vervolgens vanuit hun naam kunnen benaderen per e-mail. Wat zijn de (on)mogelijkheden?

Antwoord: Een klant moet zelf bij aanmelding aangeven waarvoor hij toestemming geeft, maar de bestandseigenaar blijft altijd verantwoordelijk. Dit betekent dat je nooit de gegevens van jouw inschrijvingen mag delen met een partner. Een mogelijkheid is om de mensen bij het aanmelden voor de actie een extra opt-in te vragen door of namens de partner, die je specifiek bij naam noemt; het noemen van ‘zorgvuldig geselecteerde partners’ is onvoldoende.

We doen een promotie met een verplichte opt-in!

Vraag: Wij kunnen iets met promotie of waardebonnen van derde partijen gaan doen. We willen bijvoorbeeld een waardebon voor pretparken gaan weggeven: mogen we dan verplicht een opt-in vragen voor onze e-mailnieuwsbrief?

Antwoord: Je kunt natuurlijk altijd een opt-in vragen. Een promotie als deze gebeurt vaak als middel om inschrijvingen te stimuleren. Maar volgens de privacywetgeving moet toestemming 'vrij' gegeven worden. De vraag is of dit het geval is als je opt-in meeneemt als voorwaarde van deelname. Je kunt natuurlijk bepleiten dat het nog steeds 'vrij' is omdat men er ook voor kan kiezen niet mee te doen, maar de vraag is of dit in lijn is met de visie van het College Bescherming Persoonsgegevens.

Aanvullende info met een commercieel tintje

Vraag: Een groep klanten heeft een product gewonnen. De winnaars, van wie niet iedereen noodzakelijkerwijs een opt-in heeft, ontvangen binnenkort een e-mail om hen op de hoogte te stellen dat ze gewonnen hebben. Nu bestaat de wens om daar een aanbieding in op te nemen voor korting op een aanvullend product.

Dit zal daar expliciet in moeten staan omdat de aanbieding niet op de site staat / kan staan i.v.m. een beperkte voorraad. De aanname is dat veel mensen het aanvullende product zullen gaan kopen en wellicht anders de volle prijs betalen. Het is dus bedoeld als een service / extraatje. Mag dit?

Antwoord: In de ideale situatie vraag je bij deelname aan de actie een opt-in voor reclame via email, dan is er ook geen discussie over deze vraag. Het is volledig duidelijk dat bij een actie de deelnemers op de hoogte zullen worden gesteld over de uitslag en eventueel instructie / aanvullende gegevens ontvangen om het verdere proces te doorlopen (routebeschrijving, contactgegevens, etc). Het communiceren over het verloop van de actie is een servicemail en valt niet onder de Telecomwet. Je hebt geen toestemming nodig omdat je in principe mailt ter uitvoering van een overeenkomst. Zodra je in deze servicemail echter een commerciële propositie in opneemt, wordt het reclame en zijn de telecomwet en de Code van toepassing. Het maakt dan niet uit of het aanbod gerelateerd is aan de actie.

Een product als extraatje aanbieden, en gratis

Vraag: We willen een gratis product aanbieden aan de inwoners van die wijk waarvan wij een e-mailadres hebben. Met sommigen hebben we een klantrelatie en/of hebben we een opt-in om te mogen e-mailen; van anderen hebben we alleen het e-mailadres zonder opt-in en al dan niet een klantrelatie.

De e-mail wordt zonder commercieel oogpunt verstuurd en het dient puur als extraatje/service naar die inwoners. De vraag is nu of wij dit naar al die e-mailadressen mogen versturen.

Antwoord: De mensen die een afdoende opt-in hebben gegeven mag je sowieso deze mail verzenden. Klanten mag je benaderen voor gelijksoortige producten, indien deze op het moment van registratie voldoende zijn geïnformeerd en de optie van verzet (uitschrijven) hebben gekregen. Als die beide situaties niet van toepassing zijn, mag het dus niet. Deze personen zou je dus eerst om toestemming moeten vragen. Omdat je ook huisadressen beschikbaar hebt, zou je hier bijvoorbeeld een DM per post voor kunnen inzetten.

Nog vragen over de Code E-mail?

Transparantie is het sleutelwoord in de Code E-mail. Ik adviseer om je in- & uitschrijf- en mailprocessen en -bronnen na te lopen en te controleren of alles voldoet aan de Code E-mail en wet- en regelgeving. De antwoorden op deze cases zijn opgesteld met Jitty van Doodewaerd van de DDMA (net als ik geen advocaat). Mocht je onzeker zijn over de toepassing van wetgeving en Code E-mail dan moet je die voorleggen aan je huisjurist, vragen kunnen ook gesteld worden aan Jitty via jittyvandoodewaerd@ddma.nl.

Meer informatie over de Code Email vind je ook hier.

Dit artikel was eerder te lezen op het emailblog van de DDMA.