Digitale evenementen: hier hebben Nederlanders zich het meest aan gestoord

Mensen denken nog te vaak dat ‘live’ een vrijbrief is voor improvisatie.

Het afgelopen jaar heeft iedereen wel eens een digitaal evenement bijgewoond. Ze vormden een leuk en veilig alternatief toen fysieke evenementen niet mogelijk waren, maar zorgden ook voor irritaties. Meer dan een derde (34%) van de Nederlanders stoorde zich aan het niet één-op-één kunnen praten met mensen tijdens digitale evenementen. Daarnaast geeft 39 procent van de Nederlanders aan dat ze zich stoorden aan het feit dat ze niet zelf hun route kunnen bepalen zoals ze dat bij fysieke evenementen doen.

Dit blijkt uit een onderzoek van Multiscope – onder 1.000 Nederlanders – in opdracht van Quadia. Nu fysieke evenementen weer mogelijk zijn, zal een deel weer volledig op locatie georganiseerd worden. Maar we zijn er tijdens de pandemie ook achter gekomen dat niet alles fysiek hoeft plaats te vinden en dat voor sommige evenementen digitaal een echte uitkomst biedt. Online is here to stay en daarom is het belangrijk om goede voorbereidingen te treffen om digitale ergernissen in de toekomst te voorkomen. Ik deel graag een aantal tips.

1. Zorg voor voldoende contactmomenten

Uit het onderzoek blijkt dus dat 34 procent zich stoort aan het niet één-op-één kunnen praten met anderen. Dit probleem is simpelweg op te lossen door contactmomenten te plannen via break out-rooms, digitale ‘Round Tables’ en chats. Het zal niet precies hetzelfde zijn als we gewend zijn van fysieke evenementen, maar het zorgt wel voor meer interactie en contactmomenten met de doelgroep van je organisatie of juist tussen de bezoekers onderling. Online netwerken heeft zelfs voordelen die fysieke ontmoetingen minder hebben: je kunt direct een mailtje sturen, je scherm delen of wat links doorsturen via de chat.

2.Goede kwaliteit geluid en beeld is key

Veel ergernissen bij evenementen zijn het gevolg van weinig of slechte voorbereiding. Het kan eigenlijk niet meer zo zijn dat, anno 2021, bijna een vijfde (18%) van de Nederlanders zich moet storen aan de kwaliteit van beeld en geluid bij digitale evenementen. De bezoekers van je digitale evenement moeten ervan uit kunnen gaan dat de kwaliteit goed is. Zorg er daarom voor dat je de juiste apparatuur in huis hebt, of zorg voor professionele hulp om de kwaliteit van beeld en geluid te garanderen.

Creëer het besef: ‘dit kan alleen maar digitaal’

3.Kopieer niet zomaar je fysiek evenement

Een digitaal evenement is een compleet ander concept dan een fysiek evenement. Veel bedrijven willen het fysieke model van evenementen vertalen naar online, en simuleren dat je in een hal of een terrein kunt rondlopen. Dat is natuurlijk leuk, maar dit geeft nooit hetzelfde resultaat als bij een fysiek evenement. Wel kun je bezoekers de optie geven hun eigen route te bepalen tijdens een digitaal evenement; aangezien 39 procent van de Nederlanders zich hieraan stoort als dit niet mogelijk is. Zo hoeven ze niet alleen achter hun schermpje een programma te volgen, maar zijn ze ook ‘in charge’. Zorg er wel voor dat je in plaats van een ‘mindere’ versie van de werkelijkheid na te bootsen, juist iets maakt dat alleen digitaal kan. Op die manier creëer je het besef “dit kan alleen maar digitaal”, in plaats van “dit was bij een fysiek evenement leuker geweest”.

4.Ga hybride, want dat is de toekomst

We zullen ook méér en méér een fusering zien van digitale en fysieke evenementen: hybride events. Online blijft ook na de pandemie een mooie aanvulling. Enerzijds omdat het soms een makkelijkere en slimmere keuze is en anderzijds omdat we op deze manier minder hoeven te reizen voor werk, evenementen of andere activiteiten. Iets wat de meeste Nederlanders toch wel als voordeel zagen in de afgelopen anderhalf jaar.

5.Voorkom blunders!

Een laatste tip die ik zou willen meegeven aan toekomstige organisatoren van digitale evenementen is: voorkom blunders. Niet ieder digitaal evenement verloopt even soepel. We kennen allemaal de video’s waarin kinderen plotseling in beeld komen tijdens belangrijke interviews of waarbij een spiegel in de achtergrond toch te veel blootgeeft tijdens een meeting. Breng daarom de omgeving – de set – van het evenement van tevoren in kaart, om zo uit te sluiten dat er zaken in beeld komen die je liever niet online wilt hebben. Is je (thuis)kantoor hier geen geschikte plek voor? Overweeg dan om het op een andere locatie te hosten, zoals bijvoorbeeld een studio. Mensen denken nog te vaak dat ‘live’ een vrijbrief is voor improvisatie. Maar de beste events laten niets aan het toeval over.

Ondanks dat we allemaal hopen dat deze pandemie snel voorbij is, verwacht ik dat het aantal digitale evenementen ook daarna blijft groeien. Als COVID-19 ons iets heeft geleerd, dan is het wel dat we enorm veel online kunnen. Er is een grote kans dat bedrijven grotere evenementen fysiek blijven organiseren, maar wellicht bij kleinere contactmomenten kiezen voor een digitale uitrol. We hebben nu eenmaal gezien dat het kan. Dus waarom zouden we dit niet blijven doen?