Een eigen beeldbank opzetten. Hoe doe je dat en wat levert het op?

Voor veel bedrijven is de noodzaak voor een goede online aanwezigheid in de coronaperiode alleen maar gegroeid. Bij branding en voor je merkidentiteit spelen visuals een belangrijke rol. Goede, originele fotografie zorgt voor onderscheid. Foto’s kun je bij een stockbureau kopen, maar je kunt als marcomafdeling ook zelf een goede beeldbank aanleggen. Waarom het slim is om als bedrijf een beeldbank op te zetten en wat de voor- en nadelen zijn, leg ik je graag uit.

Als marketingmedewerker of communicatiemanager heb je een leuk blog, een vacature of een persbericht geschreven. Nu alleen nog een paar goede, relevante foto’s en je kunt het online zetten en delen via social media. Als een eigen beeldbank ontbreekt, gebruik je meestal foto’s van een stocksite waarop je een abonnement hebt. Eigenlijk ken je de meeste foto’s die relevant zijn voor jullie bedrijf al, maar je moet het hier mee doen.

Gebruik van stockfoto’s

Stockfoto’s zijn voor veel doeleinden en kleinere bedrijven een goed alternatief en je kunt vaak tegen relatief goedkope tarieven kiezen uit miljoenen foto’s. Het nadeel is dat je vaak bij verschillende bedrijven dezelfde stockfoto’s voorbij ziet komen. Zoals die van ‘vijf mooie, vrolijke mensen rondom een bureau’ in een modern (maar onherkenbaar) kantoor vol licht en glas. Helaas voegt de foto niets eigens toe van het bedrijf en de functie waar het omgaat. De foto zou bij ieder willekeurig bedrijf genomen kunnen zijn. Juist dat eigene en het onderscheid is net fundamenteel om je merk en identiteit neer te zetten. Door de combinatie van tekst in de stijl van je bedrijf met de juiste foto’s breng je de boodschap goed en eerlijk over. Dat geldt voor een vacature, maar ook voor een klantenverhaal, een persbericht of blog op je website.

Beeldbank met foto’s die passen bij wat je wilt uitstralen

Om het echt goed aan te pakken, is een beeldbank – voor grote bedrijven en middelgrote organisaties – aan te raden. Gevuld met beelden en fotografie die past bij wie je als bedrijf bent en wat je wilt uitstralen.

Een goede online aanwezigheid met aansprekende foto’s en content is belangrijker dan ooit

Helemaal als je weet dat thuiswerken en veel tijd online doorbrengen – door je collega’s en (potentiële) klanten eerder de norm dan uitzondering wordt door de voortdurende coronapandemie. Een goede online aanwezigheid met aansprekende foto’s en content is belangrijker dan ooit.

Eerst: wat is een beeldbank?

In een beeldbank verzamel je beelden en misschien illustraties die passen bij jouw bedrijf of organisatie. Deze beeldbank of fotodatabase kan alleen voor jou als marcommer toegankelijk zijn, maar ook voor collega’s die nieuwsbrieven verzenden of voor de media die willen publiceren over een product dat jullie maken. Meestal staat de beeldbank op een netwerk en online, je kunt bijvoorbeeld een Google Drive inrichten met daarop beeldmateriaal.

Voorbeeld van een beeldbank

Het is belangrijk dat je een beeldbank logisch inricht en een overzichtelijke structuur heeft. De beelden moeten correcte en consequente benamingen krijgen en een gebruiker moet snel beelden kunnen vinden.

Voordelen beeldbank

Als je het goed aanpakt, levert een eigen beeldbank aardig wat voordelen op:

– Je krijgt een beeldbank met foto’s met een eenduidige uitstraling en sfeer die passen bij de merkidentiteit en branding. Dit verhoogt de herkenbaarheid.

– Het zorgt voor consistent gebruik van foto’s die passen bij jouw bedrijf of organisatie.

– Je weet zeker dat foto’s van de juiste kwaliteit worden gebruikt en dat foto’s met een uitstraling die niet past bij jouw bedrijf tot het verleden behoren.

– Als regelmatig visuals nodig zijn, voor persberichten, social media of blogs, dan hoef je niet iedere keer stockfotosites af te struinen. Het bespaart tijd, zo kun je bijvoorbeeld op social media snel een post publiceren of een nieuw blog op de website zetten.

– Iedereen die beeld nodig heeft, kan deze zelf vinden, wat wel zo efficiënt is. Hierbij is wel belangrijk dat de huisstijlinstructies en gebruik van de foto’s helder is.

– Niemand anders kan gebruikmaken van de foto’s in jullie beeldbank. En met de juiste afspraken met fotografen kun je de foto’s altijd en overal zelf gebruiken.

Een eigen beeldbank, wat komt erbij kijken?

Een eigen beeldbank staat niet 1,2, 3 online. Daar moet je tijd en geld in investeren. Dit heb je nodig en hier moet je over nadenken:

– Waar ga je de beeldbank voor gebruiken en wie krijgt toegang?

– Voor het aanleggen van een beeldbank is budget nodig, hoeveel ben je als bedrijf bereid hierin in te investeren? Kijk hiervoor ook naar de investeringen die je tot nu toe hebt gedaan in stockfotografie en neem dat mee in het kostenplaatje.

– Om een idee te krijgen van de kosten is het slim om verschillende beeldbank systemen en prijzen met elkaar te vergelijken. Zijn de kosten maandelijks? Staan deze in verhouding met de kosten voor opslag van data? Kun je met oneindig veel medewerkers in de beeldbank werken? Is er een kosteloze introductieperiode?

– Heb je al fotografen op het oog die je foto’s wilt laten maken? Vraag dan offertes op en zorg voor een goede briefing om ervoor te zorgen dat je de foto’s krijgt die je zoekt.

– Hoe zit het met de back-up en beveiliging? Deze moet goed op orde zijn.

– Wie gaat de beeldbank bijhouden en ook updaten? Eens in de zoveel tijd moet je er doorheen lopen en foto’s verwijderen die niet meer actueel zijn.

Samenvattend, zitten de kosten voor het opzetten van een eigen beeldbank in:

1. Tijd van eigen personeel. In het opzetten en onderhouden van een beeldbank gaan de nodige uren zitten. Zo moet je de gemaakte foto’s uploaden en deze voorzien van de juiste titels en zoekwoorden.
2. Fotografen die je de opdracht geeft om fotografie op maat te maken, de beeldbank te vullen en deze actueel te houden.
3. De aanschaf en/of periodieke kosten van de digitale beeldbank zelf plus het onderhoud en de updates. Kijk hiervoor bij bedrijven gespecialiseerd in beeldbanksoftware. Zoek bijvoorbeeld op DAM (Digital Asset Management) software

Een eigen beeldbank is extra interessant als je een specialist bent

Is jouw organisatie of bedrijf specialist op een bepaald gebied? Dan is het aanleggen van een beeldbank nog logischer. Het laten maken van een serie goede, aansprekende foto’s is in dit geval sneller gedaan dan wanneer je algemene fotografie nodig hebt. Neem een specialisatie als installatietechniek. Een fotograaf kan relatief snel foto’s produceren die met dat thema te maken hebben. Je kan een fotograaf een wensenlijstje geven op volgorde van prioriteit en langzaamaan de beeldbank vullen.

Investeren in fotografie: de kosten

Als fotograaf werk ik op basis van een uurtarief en niet op basis van een bedrag per foto. De meeste fotografen die voor bedrijven werken op die manier. Stel: ik fotografeer 3 uur. De foto’s die ik maak, bewerk ik en lever ik aan. Ga er voor het voorbeeld even vanuit dat de kosten 600 euro zijn voor het aanleveren van 100 foto’s. Als je door de jaren heen er 25 keer een van gebruikt, zijn de kosten dus 24 euro per gebruik. In de eerste jaren zul je waarschijnlijk iets meer investeren in fotografie dan de jaren daarna.

Briefing voor een fotograaf

Het is handig dat je met een beroepsfotograaf gaat samenwerken. Dat is iemand die binnen een relatief korte tijd veel goede foto’s kan produceren. Om het maximale er door een fotograaf te laten uithalen is het belangrijk een goede briefing te schrijven. Op die manier kan de fotograaf meedenken met de opdrachtgever. Waar je op kunt letten bij het selecteren van een fotograaf kun je hier lezen.

Een specifieke fotograaf zoeken

Ook is het handig dat de fotograaf ervaring heeft met het maken van het soort bedrijfsfoto’s die jullie wensen. Om tijd te besparen is het handig om heel specifiek te zoeken naar een fotograaf. Als je graag foto’s van je medewerkers wil laten maken google dan niet op fotograaf+plaats, maar bijvoorbeeld op ‘fotos van medewerkers op de werkvloer’. Hoe specifieker je zoekt, hoe minder fotografen je tegenkomt die zich gespecialiseerd hebben in iets waar je waarschijnlijk niet op zit te wachten, zoals bijvoorbeeld bruidsfotografie.

Conclusie: wel of geen beeldbank

Een beeldbank vereist zeker in de eerste paar jaren een investering. Maar, op de langetermijn hoeft eigen, originele fotografie niet veel meer te kosten dan stockfotografie. Fotografie in opdracht laten maken kan tijd besparen die je normaal steekt in het zoeken van passende foto’s. Het grootste voordeel van een eigen beeldbank blijft echter de kwaliteit en het onderscheidende karakter van de foto’s. Een foto waar je eigen (potentiële) klanten op staan samen met een stapel Nederlandse boeken en een NRC (of krant naar keuze) op tafel creëert namelijk een stuk meer geloofwaardigheid bij je doelgroep dan een stockfoto.