Zo creëer je energieke virtuele workshops die impact maken

Tips voor slim gebruik van online tools en ontwerp van workshops

Normaal gesproken doen we onze workshops altijd live met een groep van tien tot vijftien deelnemers van verschillende afdelingen van een organisatie. Maar dat ging hem dus niet worden deze keer. Tijd voor een online experiment, vonden we. Dat experiment werd een succes! In deze blog deel ik zeven tips zodat ook jij energieke virtuele sessies en workshops kunt verzorgen.

1. Kies de juiste tools

Voor onze workshop hebben we een mix gebruikt van Google Meet en Miro. Uiteraard kan ook Zoom prima. Check alleen zelf even wat recente blogs over hun security issues, zodat je bij gebruik van Zoom wel alle instellingen goed hebt staan.

Wat heel handig is, in welke video-oplossing je ook gebruikt, is de gallery view of grid view (zie deze link als je de grid view-plugin van Google zoekt). Dat is het beeld waarin je alle deelnemers als kleine video’s in één scherm ziet. We hebben later ook een journey workshop gedaan met Microsoft Teams, waar geen grid view in zit. Ook dat ging eigenlijk ook beter dan ik had gedacht, maar grid view heeft wel de voorkeur.

Het ging goed, omdat ik inmiddels aardig nauwkeurige non-verbale luistervaardigheden heb opgebouwd, waardoor ik kon doorvragen als ik iets in iemand stem hoorde. En we kozen voor Miro als onze virtuele whiteboard-tool.

2. Agenda gelijk aan live-sessie

Aan de agenda die we normaal hebben voor een live journey-workshop, hebben we niks veranderd. De sessie planden we van 9.30 tot 15.00 uur en we hielden onderwerpen, tijdsblokken en ook pauzes. Introductie van de deelnemers, introductie van het waarom van deze sessie, de workshop zelf (door de journey lopen en deze vastleggen) en een individuele feedbackronde. Bij de pauzes ging iedereen op mute en camera uit en kon iedereen thuis zelf kiezen hoe ze de pauze willen invullen (mails doen, even frisse neus in de tuin, kop koffie).

3. De juiste discussies

Als je dit soort workshops vaker hebt gedaan, dan weet je dat de meest waardevolle input komt uit de discussies die de deelnemers onderling hebben. Dit was vooraf mijn grootste zorg. Als je namelijk ook wat ervaring hebt met virtuele sessies, dan weet je dat interactie in die setting altijd een uitdaging is. Maar in deze context van de workshop werkte het perfect! Grid view is hier wel ideaal om op elkaar te kunnen reageren en elkaars reactie te kunnen zien. Niemand voelde zich ongemakkelijk om zich in te discussie te mengen en alle deelnemers konden actief delen wat relevant was.

4. Bereid je Miro-board voor

Start de workshop nooit met een leeg board. Zorg dat je de hele structuur van de workshop al in Miro hebt gevisualiseerd. In het geval van een journey-workshop zoals ik ze doe, zorg je dat de basisstappen van zowel de generieke als de detail-journeys erin staan. Dit kunnen deels blanco stappen zijn als je ze nog gedurende de workshop gaat aanvullen. Omdat ik zelf een eigen aanpak heb, waren voor mij de beschikbare journey-templates niet werkbaar. Maar voor jou wellicht wel, dus kijk ook zeker naar de al beschikbare templates in deze tools.

Dus als start heb ik in het Miro-board de hele structuur van de journeys al voorbereid.

5. Ga even lekker los

Het helpt altijd als je wat toffe graphics in je board stopt. Heb wat plezier in het maken van het board! Natuurlijk kun je het branden met je organisatie-logo’s en de bijbehorende kleuren. Ik zou je echter zeker aanraden om ook smileys, cartoons en ander niet-branded grafisch materiaal te gebruiken voor extra energie en plezier gedurende de workshop.

Gebruik smileys en cartoons voor extra energie en plezier tijdens workshops

Gedurende de workshops maak je de aantekeningen en na de workshop zorg je dat je een nette versie van het definitieve board maakt.

6. Facilitator en notuleerder

In ons geval was ik de facilitator en was een collega degene die meteen alles vastlegde. Dit betekende concreet dat ik degene was die mijn scherm deelde met het Miro-board tijdens de hele sessie (ik zag dus de deelnemervideo’s zelf niet). Mijn collega deelde haar scherm niet en richtte zich volledig op het vastleggen van alle info tijdens de sessie. Op momenten dat het relevant was, konden we meteen haar notes zien in mijn scherm, maar had ik ook de vrijheid om naar andere delen van het scherm te bewegen terwijl zij nog aantekeningen maakte. Dat houdt het tempo van de workshop erin.

Ik zou je zeker afraden om de facilitator-rol en de notuleerder rol te mixen. Zelfs iemand die niet facilitator is maar wel een actieve deelnemersrol heeft, zou ik niet laten notuleren. Het vergt namelijk redelijk wat type en opmaakvaardigheden, dus leidt enorm af als iemand dat erbij moet doen.

7. Vrees niet, experimenteer!

Ik had nog nooit virtuele journey-workshops gedaan, maar wel al jaren ervaring met live-workshops. Vertrouw gewoon op je niet-virtuele ervaring en wees niet bang om fouten te maken (denk aan het per ongeluk verschuiven van elementen op het board, waardoor mijn collega niet meer wist waar ze zat (ja, er is een lock-optie, weten we nu!) of mensen die op mijn vraag met hun hoofd knikken, terwijl ik ze niet zie).

Wees niet tegelijk een facilitator en notuleerder bij een online workshop

Kortom: het was absoluut geen probleem om de live-energie die we met deze workshops altijd creëren ook virtueel te realiseren. Zelfs de deelnemers die vooraf erg skeptisch waren of het virtueel wel zou gaan werken, waren enthousiast aan het eind. Dus ook in coronatijden is dit een perfecte manier om de energie en beweging naar meer klant- en mensgerichtheid in gang te zetten!