Erwin van der Vlist (Speakap): “Met één druk op de knop iedereen binnen de organisatie bereiken”

Het idee voor Speakap ontstond in 2007. Erwin van der Vlist en zijn zakelijk partner Patrick van der Mijl werkten als teamleiders in een supermarkt. Daar merkten zij hoe lastig het was om met de verschillende parttime krachten te communiceren, laat staan hen te betrekken bij de organisatie. De oplossing werd gevonden in prikborden, postvakjes, bellen of sms-en. Allemaal suboptimaal. “Wij droomden toen al over een platform waarop medewerkers zouden kunnen inloggen om met elkaar te kunnen communiceren in een afgesloten omgeving. Een plek waar ze ook hun rooster konden bekijken en altijd heel snel van alles op de hoogte konden zijn.” Dat idee werd met een paar miljoen euro en een paar jaar bouwen werkelijkheid.

Inmiddels wordt Speakap door zo’n 50.000 mensen gebruikt. Onder de klanten grote namen als Pathé, Marqt, La Place en de Bijenkorf. Allemaal organisaties met veel incidentele werknemers op diverse locaties verspreid over het land. Voor de komst van Speakap werd de communicatie vaak in verschillende Whatsapp-groepjes georganiseerd. “Maar bij 50 medewerkers of meer en zijn Whatsapp-groepjes al gauw niet meer overzichtelijk. Wat we ook vaak zien is dat managers en medewerkers het irritant vinden dat privé en zakelijk door elkaar heen gaat. Nu hebben ze de mogelijkheid om Whatsapp volledig privé in te zetten en Speakap is dan het alternatief voor collega’s onder elkaar.” En dan niet persé alle collega’s van het complete bedrijf, maar keurig georganiseerd in relevante subgroepen.

“Een organisatie transformeren aan de binnenkant”

“Wij maken informatie relevant. Je kunt bij ons naast groepen ook locaties en business units aanmaken en daaronder weer afdelingen. Dus je kunt de organisatiestructuur weerspiegelen in het platform, zodat je het ook heel decentraal houdt. Bijvoorbeeld die medewerker van de kassa bij de Albert Heijn op IJburg ziet alleen de updates van die kassa-afdeling en de berichten die gelden voor heel Albert Heijn. Zelf kan iemand alleen iets op het laagste niveau plaatsen en niet daar boven. Dus dat wil zeggen dat je de tijdlijnen perfect overzichtelijk en schoon houdt. Dat is ook onze kracht.” Het aanmaken van de structuur kost volgens Van der Vlist maar een paar uur. Door het systeem aan de software van personeelszaken te koppelen, worden wijzigingen in het personeelsbestand automatisch meegenomen.

De grootste uitdaging blijft de adoptie van het systeem door het voltallige personeel. Dat gaat nooit vanzelf. De managers hebben een hele belangrijke rol, zij moeten het voorbeeld geven. Zij moeten de Whatsapp-groep verlaten en moeten ervoor zorgen dat hun profiel goed is ingevuld en dat ze de app gebruiken en daar de communicatie laten plaatsvinden. Alleen dan kan het gaan werken. Een recent voorbeeld daarvan betreft een grote uitzendorganisatie uit België. En na een week of twee was ongeveer 70 of 80 procent van de 600 medewerkers geactiveerd op het platform. Op dat moment stuurde de algemeen directeur een bericht aan iedereen waarin hij aangaf hoe trots hij was op zijn mensen. “Waarop vervolgens ongeveer 70 procent van al die mensen die op het platform geactiveerd waren een like gaven en ongeveer 30 procent ook reageerde in de vorm van een reactie. Dan transformeer je echt een organisatie aan de binnenkant. Dat kun je niet met e-mail, Whatsapp of een intranet oplossen. Daar hebben we dan echt iets te pakken waarbij we een verandering door zetten.”

“Pieken van gebruik ‘s ochtends om 7 uur en ‘s avonds om 11 uur”

Uit de statistieken van Speakap blijkt dat medewerkers bereid zijn om informatie buiten werktijd tot zich te nemen. Dat moet ook wel, want tijdens het werk is een mobiele telefoon vaak niet toegestaan. “Wij zien pieken van gebruik ‘s ochtends om 7 uur en ‘s avonds om 11 uur. Dat leert ons dat die medewerkers bereid zijn om in privétijd te kijken en dus ook beter geïnformeerd aankomen op hun werk. En op die manier sla je wel een slag in de kwaliteit.” De respons op Speakap binnen een bedrijf is ook vaak heel positief. “Medewerkers zeggen: we hebben onze eigen Facebook met een eigen huisstijl helemaal in onze look and feel en ik ben direct in contact met iedereen in de organisatie: ik kan mezelf laten horen.”

Naast de adoptie door een bedrijf is veiligheid een belangrijk punt. “Wij hosten alle data in NL, in tegenstelling tot concurrenten die dat vaak overzees doen. Wij hosten bij een partij in Haarlem. Dat is dichtbij en de Amerikaanse justitie kan nooit toegang krijgen. Het is ook niet in the cloud, we hebben eigen racks. We zien dat veel klanten daar behoefte aan hebben, dat de data niet ergens zweven. We zijn ook in gesprek met beursgenoteerde bedrijven en die willen het zelfs binnen de eigen muren hebben. Voor dat soort partijen is Amazon echt onbespreekbaar.” Ondertussen timmert Speakap stevig aan de weg. Van der Vlist verwacht aan het eind van het jaar zeker 100.000 gebruikers te hebben en dan ook winstgevend te zijn. “Eind 2013 hadden we het minimal viable product. Daarna hebben we nog wat tijd nodig gehad om door te ontwikkelen zodat de organisaties die met ons product gaan werken ook geen voorlopers meer hoeven te zijn en je alle functionaliteit die je nodig hebt, terug kunt vinden in ons product. Die status bereikten we eind 2014. Dus eigenlijk zijn we pas een half jaar aan het verkopen en we groeien nu echt heel erg hard, ook over de grens. Ik verwacht dat dat de komende maanden alleen maar sneller zal gaan.”