Het belang van een digitale bedrijfscultuur

Digitalisering verandert organisaties in rap tempo. Nieuwe businessmodellen en werkwijzen worden geïmplementeerd om de winstgevendheid en het voortbestaan van de organisatie veilig te stellen. Een belangrijke succesfactor voor een geslaagde digitale transformatie is dat medewerkers de nieuwe modellen, technologieën en werkwijzen omarmen. Sterker nog, die moeten onderdeel gaan uitmaken van de bedrijfscultuur. Uit diverse onderzoeken blijkt dat zo’n digitale bedrijfscultuur niet van de ene op de andere dag tot stand kan worden gebracht. In dit artikel gaan we in op de vraag wat een digitale bedrijfscultuur is en hoe je medewerkers mee kan krijgen in de digitale transformatie van je organisatie.

Digitale cultuur als voorwaarde voor digitale transformatie

Uit een onderzoek dat Capgemini in 2017 liet uitvoeren, blijkt dat 62 procent van de ondervraagden aangeeft dat de bedrijfscultuur de belangrijkste drempel is bij de digitale transformatie van hun organisatie. CDO’s geven zelfs aan dat een digitale bedrijfscultuur een voorwaarde is voor het slagen van digitale transformatie. Het onderzoek laat ook zien dat er een verschil is in beleving tussen senior management en de werkvloer. Terwijl gemiddeld 40 procent van de ondervraagde senior-managers vindt dat er binnen hun bedrijf sprake is van een digitale bedrijfscultuur, denkt maar 27 procent van de medewerkers er net zo over.

Wat is een digitale cultuur?

Een digitale bedrijfscultuur is een cultuur die organisaties in staat stelt zich snel en fundamenteel aan te passen aan nieuwe omstandigheden in de markt om zakelijk succes te bereiken. Het maakt de organisatie wendbaarder en efficiënter en zorgt ervoor dat er sneller geïnnoveerd kan worden. Binnen een digitale cultuur hebben medewerkers ook meer vrijheid en verantwoordelijkheid dan bij een traditionele organisatie, dit zorgt ervoor dat een organisatie interessanter wordt voor jong talent.

Een digitale cultuur vraagt om andere skills van medewerkers, andere tooling maar ook andere denkwijzen. Organisaties richten zich anders in, bijvoorbeeld via het veel gehoorde agile principe. Alle kennis die nodig is voor een specifieke opdracht wordt dan in squads bij elkaar gebracht. Een manier om sneller te kunnen schakelen als de markt daar om vraagt. We spreken over een digitale cultuur omdat deze cultuur aan de basis ligt van een nieuwe digitale werkwijze die geldt voor alle onderdelen van de organisatie, zowel in- als extern. Denk bijvoorbeeld aan de wijze waarop de markt wordt benaderd en de manier waarop de interactie met klanten plaatsvindt.

Hoe zorg je voor digitaal DNA?

Hoe zorg je ervoor dat de medewerkers op de werkvloer digitaal gaan denken en werken? Bij het beantwoorden van deze vraag hanteren we de volgende twee uitgangspunten:

1. Een digitale transformatie is een mensgerichte transformatie
2. Een digitale transformatie vraagt om een holistische aanpak.

Mensgerichte transformatie

In veel gevallen gaat de aandacht bij digitale transformatie vooral uit naar technologieën en nieuwe werkwijzen, terwijl transformatie ook over mensen gaat. Jouw medewerkers zijn wat de buitenwereld van je bedrijf ziet en bepalen in grote mate of potentiële klanten je vertrouwen en zaken met je willen doen. Om transformatie van jouw organisatie tot stand te brengen, is het belangrijk deze medewerkers te betrekken en te faciliteren en digitaal werken te verankeren in de bedrijfscultuur.

Een holistische aanpak

Echte gedragsverandering komt pas tot stand wanneer je als organisatie de randvoorwaarden daarvoor schept. Dat kun je doen door iedere verandering die je doorvoert in een groter geheel te zien. Een holistische aanpak, waarbij je continu blijft toetsen of de verandering bijdraagt aan het functioneren van de mens binnen je organisatie. Wij hebben een model ontwikkeld dat als leidraad kan dienen bij het bepalen van de juiste aanpak (zie figuur).

Digital culture roadmap

Voordat je concrete stappen zet, is het van belang om een duidelijk beeld te krijgen van de digitale volwassenheid van de organisatie. En om de organisatie te overtuigen van de noodzaak van een digitale cultuur. Pas wanneer er commitment is vanuit de organisatie raken medewerkers betrokken en ben je in staat een gedragsverandering tot stand te brengen. Dit doen wij in de prepare en designfase. Het resultaat van deze fase is een digital culture roadmap waarin staat beschreven welke stappen er gezet gaan worden op weg naar een digitale cultuur.

Foundation

Wanneer je aanpak helder is, kun je gaan bouwen aan het fundament en schep je de randvoorwaarden voor een digitale cultuur. Dit doen we in de foundationfase. Denk hierbij aan het ontwerpen en implementeren van een nieuwe basis waarbinnen medewerkers en afdelingen digitaal met elkaar samenwerken. We definiëren bijvoorbeeld de nieuwe rollen binnen de organisatie, samenwerkingsprocessen, benodigde skills en gedragsrichtlijnen om te komen tot een digitale bedrijfscultuur.

Activation

Een belangrijke voorwaarde voor succes is dat alles wat is geïmplementeerd ook met zorg geactiveerd wordt, dat doen we in de activatiefase. Alleen implementeren is niet toereikend, medewerkers dienen opgeleid te worden en goed op de hoogte te zijn van nieuw beleid, nieuwe technologie en werkwijzen. Een concreet voorbeeld in deze activatiefase is een employee advocacy programma. Door middel van trainingen en coaching leer je de medewerkers hoe ze optimaal gebruik kunnen maken van digitale media. Ook beleid wordt in deze fase geactiveerd door medewerkers hierover te informeren en bijvoorbeeld te coachen bij het creëren van content voor social media die voldoet aan de het beleid van de organisatie. De activatiefase is in feite de menselijke fase en dus cruciaal voor het slagen van de digitalisering. Om het gedrag van medewerkers wezenlijk te veranderen, is het aan te raden om medewerkers gedurende een langere periode te trainen en coachen.

Om medewerkers goed te blijven faciliteren en het gewenste gedrag in stand te houden, is het bovendien zaak continu te meten of het fundament nog voldoet aan de eisen van de organisatie en de medewerkers. Worden medewerkers voldoende ondersteund door de organisatie? Lopen processen zoals je ze van tevoren bedacht hebt of moeten die worden bijgestuurd? Daarnaast is het van belang te beseffen dat de bedrijfscultuur continu in beweging is en zich laat beïnvloeden door externe omstandigheden. Het gevolg kan zijn dat medewerkers moeten worden bijgeschoold, werkprocessen moeten worden aangepast of nieuwe technologie moet worden geïmplementeerd. Het meten en analyseren doen we in de evolve & sustain fase.

Conclusie

Digitale transformatie heeft een grote impact op de organisatie. Het vraagt om een beleid dat digitaal werken als uitgangspunt neemt, faciliteert, stimuleert en verankert in beleid en onderdeel maakt van de bedrijfscultuur. Wanneer je de stappen uit ons model volgt, dan ben je in staat om de mens binnen je organisatie te activeren en een gedrags- en cultuurverandering tot stand te brengen die zal bijdragen aan het succes van de digitale transformatie.