Hoe de evenementenbranche de coronacrisis het hoofd kan bieden

De coronacrisis zal de evenementenbranche honderden miljoenen euro’s schade berokkenen. Hoe kunnen de organisatoren van events en live communicatie overleven?

De Europese evenementenindustrie, volgens het European Institute for Live Communication goed voor een economische impact van 8,2 miljard in 2019 en brood op de plank voor ruim 55.000 werknemers aan bureauzijde en een veelvoud aan toeleveranciers, is shell shocked.

Lege agenda’s

Van bureaus tot zzp’ers: het coronavirus heeft de agenda’s de afgelopen veertien dagen blinkend schoongeveegd. Tot wanneer weet niemand. Het zou zomaar tot het najaar kunnen duren voordat opdrachtgevers er weer voldoende in vertrouwen om hun evenementenleverancier te bellen. Voor dat vertrouwen zal veel afhangen van het al dan niet doorgaan van de zomerevenementen, waarvan het Songfestival, het EK en de eerste races van het Formule 1-seizoen inmiddels gecanceld zijn.

De schade

Waar de evenementenindustrie, in economische cycli, altijd de kanarie in de kolenmijn is geweest: als eerste neer en als eerste weer op, is het dit keer anders. Zolang niemand je kan garanderen dat er geen kans op besmetting is, organiseer je niet als eerste weer een evenement, zakelijk of publiek. En die garantie kan dus nog wel eens op zich laten wachten.

De evenementenindustrie is altijd de kanarie in de kolenmijn geweest

Dat maakt de raming van de schadeomvang lastig in deze fase. Maar je hoeft geen raketgeleerde te zijn om te begrijpen dat het hier uiteindelijk om honderden miljoenen euro’s zal gaan.

Op de korte termijn heeft de evenementenwereld nu andere dingen aan het hoofd, zoals het beperken van de schade door annuleringen en de gevolgen daarvan voor de liquiditeit en het voortbestaan.

Zo zag een Nederlands bedrijf een opdracht van 1,2 miljoen euro verdampen door de recente annulering van het Mobile Congres in Barcelona en zit aan de andere kant van het spectrum, misschien wel Nederlands beste geluidstechnicus, tot voorkort ‘aan de knoppen’ van joekels van evenementen en concerten over de hele wereld, als zzp’er werkeloos thuis. Hij heeft zich aangemeld als vrijwilliger bij het Rode Kruis. Bless him.

Uitstel of afstel?

Waar normaal gesproken de verkoopvoorwaarden van evenementenbureaus richting geven aan schadevergoeding bij het annuleren van evenementen, heeft het overheidsverbod op evenementen een overmachtsituatie gecreëerd. Alle partijen draaien op voor de eigen schade en eventueel verstrekte voorschotten moeten, onder aftrek van concreet gemaakte kosten, worden terugbetaald. Dat is – los van gederfde inkomsten – een directe aanslag op de liquiditeit van bureaus.

En waar normaal gesproken de coulanceregel geldt dat partijen bij uitstel van een evenement om de tafel gaan om dit zo kostenvriendelijk mogelijk te realiseren zolang er een nieuwe datum wordt geprikt, is nu het grote probleem dat niemand dat pijltje durft te gooien.

Of afgesloten evenementenverzekeringen zijn aan te spreken, hangt bovendien zeer af van de dekking en de polisvoorwaarden.

Wat doet de branche?

De kop boven water houden, dat heeft branchebreed de hoogste prioriteit. De grotere bureaus hebben de weg naar arbeidstijdverkorting inmiddels gevonden. Maar veel bureaus en het ‘corps zzp’, happen vooralsnog naar adem.

Helaas is de evenementenbranche niet zo collectief verenigd in één branchevereniging

Inmiddels zijn er op nationaal en Europees niveau fondsen opengesteld om mkb’ers die zwaar door de gevolgen van het coronavirus zijn getroffen, overeind te houden. Maar helaas is de evenementenbranche niet zo collectief verenigd in één branchevereniging zoals bijvoorbeeld Horeca Nederland, die nog vóór de fysieke sluiting van haar leden al een bonnetje van vijf miljard euro op de bus naar Den Haag deed.

Het is nog te vroeg om vast te stellen of de evenementenindustrie de weg naar die fondsen zal weten te vinden, of als een konijn in de koplampen op een spoedig einde van de coronacrisis zal blijven hopen.

IDEA, waarin zich een aantal bureaus in events en livecommunicatie hebben verenigd, trekt op met VNO-NCW en CLC-VECTA, met daarin de traditionelere evenementen- en entertainmentbureaus, wijst leden vooralsnog vooral op de ‘standaard’ mogelijkheden om uitstel van belasting aan te vragen of een beroep te doen op de bijstandverlening zelfstandigen, die rentedragende leningen verstrekt aan levensvatbare ondernemers die tijdelijk even knel zitten.

Tijd voor creatieve alternatieven

Nu fysieke bijeenkomsten van meer dan 100 personen verboden zijn en die van minder dan 100 personen minstens even risicovol, rest de vraag voor bedrijven die events de afgelopen jaren een steeds prominentere plek hebben gegeven binnen hun merk- en marketing gereedschapskist: wat nu?

Ik zeg: ga digitaal! De Nederlandse evenementenbranche beschikt over hele slimme m/v’s die een online eventervaring kunnen orkestreren die niet veel onder doet voor de fysieke beleving, inclusief interessante data-, interactie- en activatie/conversie-opties. Zomaar een ideetje…