Hoe je zorgt voor een goede marketing-meeting

Wees kritisch op de cyclus, de genodigden, de voorbereiding en de opvolging

Jouw marketingteam komt met regelmaat samen. Dit kan, afhankelijk van jouw organisatie, wekelijks, tweewekelijks of maandelijks zijn. Het marketingoverleg is een belangrijke bron van informatie-uitwisseling, maar bovenal een moment dat het behalen van de targets moet dienen. In dit blog nemen we cruciale factoren door voor het realiseren van een efficiënt proces van marketingmeetings.

De cyclus

De regelmaat waarmee je marketingteam samenkomt voor een meeting is waarschijnlijk afhankelijk van hoe ‘intens’ de marketing is, binnen jouw organisatie. Draaien er campagnes waarbij dagelijks honderden euro’s worden uitgegeven, dan komt je team zeer waarschijnlijk wekelijks bij elkaar. Worden er enkele honderden euro’s uitgegeven op maandbasis, dan is een tweewekelijks of maandelijks overleg vaak ook voldoende. Het belangrijkste is dat er wordt gewerkt met cycli waarin iets kan worden geleerd.

Tijdens de meeting worden de resultaten van de voorgaande periode besproken. Op basis van deze resultaten worden nieuwe experimenten bedacht en bijbehorende hypothesen geformuleerd. Tijdens de volgende meeting is het een must dat deze nieuwe experimenten zijn uitgevoerd en dat er genoeg resultaten zijn om de gevormde hypothesen te weerleggen of te bevestigen.

Bijvoorbeeld: Tijdens de meeting van week 40 is gebleken dat de cost per download te hoog is ten opzichte van de prognose. Na analyse van de resultaten doet een van de marketeers de suggestie dat er iets te breed is getarget wat betreft functietitels. De volgende hypothese wordt opgesteld: Door functietitel X, Y en Z uit de targetting te halen, gaat de cost per download met minstens 15% dalen. Om de eerstvolgende meeting waardevol te houden, is het van belang dat er genoeg data is verzameld om deze hypothese te weerleggen of te bevestigen. Zo garandeer je dat er een les wordt gehaald uit ieder marketingoverleg.

De genodigden

Meetings worden door veel mensen als omslachtig en inefficiënt ervaren. Dit zorgt voor een frustrerend gevoel. Dat gevoel kun je wegnemen door meetings resultaatgericht en efficiënt te maken. Een van de sleutels naar een efficiënte meeting is het kritisch zijn op de lijst met genodigden. Nodig alleen personen uit die écht aanwezig moeten zijn. Jouw contentmarketeer mag dan onderdeel zijn van het marketingteam; aanwezigheid bij de evaluatie van de performance van de Instagram Ads is wellicht niet noodzakelijk.

De voorbereiding

Een goede voorbereiding is het halve werk. Klinkt misschien als een open deur, maar veel marketingmeetings bereiken nooit het maximale potentieel als gevolg van een slechte voorbereiding. Zorg dat alle deelnemers tijdig de agenda en aanvullende documenten ontvangen. Nog belangrijker: zorg ervoor dat iedereen alvast zijn of haar input op de agenda kan leveren. Zo is iedereen goed voorbereid. Dit geeft bovendien het gevoel dat iedereen écht betrokken is.

De opvolging

Eindig iedere marketingmeeting met het bespreken van de actie- en besluitenlijsten. Zo heb je na afloop van de meeting een beeld van wat de meeting concreet heeft opgeleverd. Zijn deze lijsten erg leeg? Dan zit er iets niet goed! Zorg dat de actielijst inzichtelijk is voor alle deelnemers. Wanneer de actielijst niet opgevolgd wordt, dan is een meeting alsnog niet waardevol geweest. Het succes van jouw meeting wordt grotendeels bepaald in de dagen/weken na de meeting. Kortom, een marketingmeeting is goed en efficiënt wanneer er een concrete, data-gedreven, les uit gehaald kan worden. Om dat te bereiken is het belangrijk om kritisch te zijn op de cyclus, de genodigden, de voorbereiding en de opvolging. Ga je hier écht mee aan de slag? Dan wordt het marketingoverleg een waardevol feestje