Interne communicatie: trends voor 2021

Sterke interne communicatie won dit jaar enorm aan populariteit. En dat is niet raar: doordat we sinds maart abrupt voornamelijk vanuit huis werken, is goede interne communicatie met je medewerker belangrijker dan ooit.

Een ander belangrijk gegeven is dat we te maken hebben met een steeds groter percentage van generatie Y en Z op de arbeidsmarkt. Deze generatie heeft behoefte aan directe communicatie; ze willen zo snel mogelijk weten waar ze aan toe zijn. Een interactieve communicatie is nodig om deze doelgroep snel te betrekken. Een voorbeeld hiervan is visual storytelling die je kunt terug laten komen in je e-learning.

In dit artikel ga ik in op wat de meest beschreven interne communicatietrends van 2021 zijn en hoe jij ze als verandermanager toepast in je (komende) verandertraject.

1. Remote werken = communiceren op afstand

Anno 2020/2021 klinkt het communiceren op afstand voor de hand liggend. Dit doen we toch al? Denk aan het versturen van een e-mail en berichten via sms of WhatsApp. Maar ook op de werkvloer communiceren we op afstand: zoals met posters of een narrowcasting.

Medewerkers zijn onzichtbaarder en moeilijker te bereiken

Maar nu moet alle communicatie op afstand, en dat brengt de nodige consequenties met zich mee. Allereerst zijn medewerkers onzichtbaarder en moeilijker te bereiken. Op de werkvloer even langslopen voor een vraag of bijpraten met een bak koffie zit er niet in. De visuele meetings hebben een gericht doel en daardoor komt de chit chat in het nauw. Je weet hierdoor dus veel minder wat er speelt bij je medewerkers.

Dit maakt je verandertraject ook complexer. De noodzaak van duidelijke en gerichte communicatie is groter geworden. Neem je medewerker dan ook meer dan ooit mee in je digitale transformatie of andere verandering. Hiervoor kun je de Why-theorie van Simon Sinek gebruiken, met een twist. Begin bij het begin: zorg ervoor dat de medewerker begrijpt wat het probleem is, voordat je de oplossing introduceert. Nadat hij/zij begrijpt waarom de verandering nodig is, leg je uit wat er gaat gebeuren, en vervolgens hoe hij/zij daaraan bij kan dragen. Dit zijn de why-, what- en how-fases. Door je medewerkers door deze fases heen te begeleiden, transformeer je het abstracte, grotere geheel naar een betrokken, individuele bijdrage van je medewerker.

En hoe zorg je er vervolgens voor dat deze gerichte communicatie bij jouw medewerkers terecht komt? Let’s talk about intranet. Dit leek altijd zo ouderwets, maar in tijden als deze blijkt het een perfecte uitkomst te zijn. Het is bekend, alle informatie kan er bij elkaar staan en het is makkelijk om je medewerkers hier gericht naartoe te sturen. Hiervoor kun je bijvoorbeeld werken met landingpages of interactieve infographics en duidelijke call to actions. Waarom is dat belangrijk? Bekijk het vanuit een extern communicatie-oogpunt. Een cosmeticabedrijf zorgt er bijvoorbeeld voor dat je via een advertentie gericht op een product-landingpage terecht komt: de pagina waar alle informatie beschikbaar is en je direct een aankoop kunt doen.

2. Meten = weten

Tegenwoordig valt er heel veel te meten. Wat is het gedrag van je consument, wie is je consument en welke andere factoren (zoals geografie) spelen een rol? Maar pas je dit ook toe binnen interne communicatie? De kans is groot van niet.

Een eerste bron van informatie over je medewerkers is natuurlijk het intranet. Een andere optie is een e-learning. Wist je dat je hier ook allerlei interessante data uit kunt halen? Denk aan het slagingspercentages van de afsluitende quiz, welke demografische gegevens en wat het kennisniveau van je medewerkers is.

Op de hoogte zijn van het kennisniveau van je medewerkers, of de behoefte aan informatie die ze hebben, is essentieel om je interne verandering succesvol te maken. Zo weet je precies welke gerichte communicatie je in moet zetten. Eén van de beste tools die je hierbij kunt gebruiken is het juist inzetten van je (big) data. Als je niet weet wat je medewerker nodig heeft om een gedragsverandering door te maken om vervolgens de transformatie tot een succes te maken, dan heeft het geen zin om te communiceren.

Communicatie is alleen effectief als je weet wat je interne doelgroep nodig heeft, in welke fase zij zich bevinden en wat hun houding (motivatie) is ten opzichte van de komende verandering. En dat kun je voor een groot gedeelte meten!

3. Emotie = betrokkenheid

Ondanks dat we tegenwoordig bijna alles kunnen meten, is er een cruciale variabele waarbij dat een stuk lastiger is: emotionele resonantie. Hoe reageert de medewerker van nu op jouw boodschap? Nu iedereen veel meer thuiswerkt en er een grotere afstand is ten opzichte van het bedrijf, is dit een stuk lastiger om achter te komen.

In andere woorden: je employee experience verandert

In andere woorden: je employee experience verandert. De ervaring van jouw medewerker binnen het bedrijf is lastig te meten omdat iedereen thuis zit. Gezellig bijpraten bij de koffiemachine of de vrijdagmiddagborrel zit er even niet in.

Dit soort kleine momenten zijn belangrijke emotionele onderdelen voor iemands ervaring binnen het bedrijf. Daarnaast worden mensen steeds meer videobelmoe (‘Zoom fatigue’). Niet alleen omdat ze behoefte hebben aan sociaal contact, maar omdat het neurologisch is aangetoond dat videobellen ontzettend vermoeiend is voor je hersenen.

Je kunt dit anders insteken door visual storytelling in te zetten, bijvoorbeeld bij een e-learning. Door verhalend te vertellen, plaats je informatie in een beter perspectief. Het krijgt betekenis. Verhalen worden onthouden en doorverteld. En dat is de beste marketing die je kunt hebben: word of mouth.

Door je boodschap te visualiseren, heb je minder of geen woorden nodig om iets uit te leggen. En visuele informatie blijft sneller en beter hangen. Daardoor kun je ook meer informatie laten zien in hetzelfde tijdsbestek. En zo communiceer je effectief! Daarnaast wordt een visuele boodschap in je hersens zo opgeslagen, dat het een volgende keer beter wordt herkend. Waardoor het herhalen van je boodschap ook een stuk effectiever is!

De trends van 2021 zijn niet nieuw, maar dit jaar geeft wel genoeg redenen om een nieuwe, creatievere draai aan die trends te geven. Een deel van je non-verbale communicatie valt weg door het communiceren op afstand, medewerkers voelen een afstand met het grotere geheel van het bedrijf en de employee experience wordt negatief beïnvloed.

Emotionele betrokkenheid is cruciaal

Genoeg redenen dus om in te spelen op de informatiebehoefte van je medewerkers, die waarschijnlijk anders zijn dan in de ‘normale wereld’ van voor maart 2020. Emotionele betrokkenheid is cruciaal. Zet hier niet alleen je big data voor in, maar zorg ook dat je een creatieve draai aan video-meetings of -conferences geeft. Vervang deze door een interactieve e-learning en zorg dat je intranet de place to go is rondom je verandertraject.

En nog een tip: spreek eens af om eens een wandel-belafspraak te hebben met je team. Frisse lucht, nieuwe energie en even weg van je beeldscherm. Je weet hierdoor beter wat er speelt, waar je vervolgens weer op in kunt spelen.

2020, een interessant jaar met abrupte veranderingen. 2021 wordt het jaar om daar nóg beter op in te spelen. Happy holidays!