Zomerrokjes en spijkerbroeken: op stage bij Bol.com

Een dag meelopen met People & Organisation Development

Marketingfacts-oprichter Marco Derksen liep afgelopen jaar regelmatig een dagje stage bij organisaties en deelde zijn ervaringen via sociale media. Toen Stephan Fellinger hier enthousiast op reageerde, besloten ze het idee samen verder op te pakken. Dit resulteerde in het platform Dagstage.nl. Uiteraard blijven ze zelf ook stage lopen. Laatst was Derksen op stage bij Bol.com.

Het is begin juli als ik op Twitter aangeef dat ik wel eens een dagstage zou willen lopen bij een Learning & Development-team of -functionaris van een wat grotere organisatie. Al snel volgt een reactie van Niels Willems die vraagt of L&D van Albert Heijn of Bol.com misschien iets voor mij zou zijn. Daar hoef ik niet lang over na te denken en al snel volgt achter de schermen de introductie bij Harm Jans, director People & Organization Development bij Bol.com (door het bedrijf zelf geschreven als ‘People&’). Na enkele mailwisselingen spreken we af dat ik op dinsdag 27 augustus een dagje mee kom lopen.

Kijkje in de keuken

Met Jans heb ik om 8:30 uur afgesproken op het hoofdkantoor van Bol.com in Utrecht. Ik ben er ruim op tijd en meld me bij de receptie. Met een kop cappuccino van de AH to go neem ik plaats aan een tafel nabij de receptie waar ik goed zicht heb op de medewerkers van Bol.com die één voor één binnenkomen. Het is een warme dag met temperaturen die volgens het KNMI kunnen oplopen tot 34 graden. Het zijn vooral dertigers die voorbij lopen. Opvallend veel dames in vlotte zomerrokjes en heren in spijkerbroek, T-shirt en een rugzak. De meesten nog met hun oordopjes in en de mobiel in de hand.

“Jong, fris en energiek: knap voor een bedrijf dat toch al ruim twintig jaar bestaat”

Niet veel later arriveert Jans, die mij meeneemt naar het kantoor op de tweede verdieping waar zijn collega’s van People & Organisation Development zitten. Onderweg krijg ik een goede indruk van de werkvloer, de mensen die er werken en de prettige sfeer die er heerst. Ik moet daarbij denken aan ‘the smell of the place‘ van Sumantra Ghoshal waarbij Bol.com het best kan worden vergeleken met het Franse Fontainebleau. Jong, fris en energiek. En dat is knap voor een bedrijf dat inmiddels toch alweer ruim twintig jaar bestaat!

In 1999 vanuit het Duitse Bertelsmann-concern begonnen met de verkoop van boeken, is het inmiddels Nederlandse bedrijf – dat in 2012 werd overgenomen door Ahold – uitgegroeid tot de grootste webwinkel van Nederland, met een omzet van ruim 2 miljard euro. Twintig jaar na de start heeft Bol.com bijna 10 miljoen actieve klanten in Nederland en België en een assortiment van ruim 20 miljoen artikelen. Op het hoofdkantoor in Utrecht werken 1.800 medewerkers en verwacht men nog dit jaar de grens van tweeduizend medewerkers te passeren.

De afgelopen jaren hebben vooral in het teken gestaan van het verbeteren en efficiënter neerzetten van de eigen organisatie. Bol.com is één van de voorbeelden in Nederland als het gaat om wendbaar organiseren. Dit jaar wordt gefocust op de transformatie naar een platform-first-strategie. Bol.com zal in toenemende mate een platform zijn waar vraag en aanbod bij elkaar wordt gebracht en waarbij het vooral de faciliterende partij zal zijn voor derden.

Vlieg op de muur

De dinsdag blijkt een dag te zijn waarop nagenoeg alle medewerkers op kantoor zijn en de periodieke meetings worden gehouden. Ik mag de hele dag als een soort fly-on-the-wall mee naar meetings en heb tussendoor voldoende ruimte om met Jans en zijn collega’s van gedachten te wisselen over learning en development bij Bol.com.

We beginnen met de wekelijkse Spark-meeting van het People& Organisation Development-team. Spark is de Bol.com-versie van holacratie, een nieuwe manier van werken geïnspireerd op agile werken, waarin de traditionele hiërarchie plaats heeft gemaakt voor zelforganiserende teams. Tijdens de Spark-meeting doet ieder teamlid om de beurt een korte check-in, volgt er een update van de projecten en is er ruimte voor sparks die zijn ingebracht door de teamleden. Na precies een uur wordt de meeting beëindigd met een check-out waarin iedereen een korte terugblik geeft van de meeting. Alhoewel ik niet alles in detail kan volgen, geeft de meeting mij een goed inzicht van de rollen van de teamleden, de tools die ze gebruiken voor de dagelijkse werkzaamheden (van Microsoft Teams tot Facebook Workplace en GlassFrog) en de projecten waar het team op dit moment aan werkt.

“Leren is belangrijk bij Bol.com”

Mijn aandacht gaat vooral naar het project over het nieuwe leerplatform dat begin 2020 beschikbaar moet zijn. Toeval of niet, Harm had aansluitend op de Spark-meeting een overleg voor mij ingepland met de groep dat zich bezig houdt met de implementatie van het leerplatform. Bol.com heeft na een uitgebreid selectieproces gekozen voor Studytube. Dit najaar vindt de pilot plaats en als alles goed verloopt, volgt de lancering begin volgend jaar. Leren is een belangrijk aandachtsgebied bij Bol.com, sterker nog, het is corebusiness volgens Jans. (Luister ook naar de podcast van People Power waarin Jans en zijn collega Rieneke Heinink hun visie geven op de rol van leren.)

Medewerkers zijn meer dan resources

Na de lunch is er de grote ‘People&-meeting’. Het is interessant om te zien dat bij Bol.com de medewerkers niet als resources worden gezien, maar als mensen met individuele achtergronden, ambities en groeikansen. Ze hebben het dan ook niet over een HR-afdeling, maar over People&-teams dat naast het Organisation Development-team bestaat uit Recruitment, Strategy & Analytics en Services & Rewards. Het is dan wel weer grappig dat naar buiten toe het hoofd van de afdeling wordt gepresenteerd als directeur Human Resources (CHRO). Directeur People& zal inderdaad niet door iedereen worden begrepen.

Tijdens de People&-meeting worden diverse actuele ontwikkelingen kort toegelicht door de verschillende teams. Vanuit People& Organisation Development worden de medewerkersbetrokkenheidsresultaten en het eerder genoemde leerplatform besproken. Vanuit de andere teams is er onder andere aandacht voor de lancering van de recruitmentsoftware van Greenhouse later die dag, de visie op agile @scale en misschien wel het belangrijkste aandachtspunt voor een snel groeiende organisaties als Bol.com: diversity en inclusion!

“Bol.com is één van de koplopers in Nederland als het gaat om zelforganisatie”

Aan het eind van de middag sluiten Jans en ik de dagstage af met een mooi gesprek over de toekomst van Bol.com. Over de platform-first-strategie, over learning & development en over het overdragen van kennis en ervaring van wendbaar werken. Want één ding is mij vandaag wel duidelijk geworden, Bol.com is één van de koplopers in Nederland als het gaat om grootschalige zelforganisatie en daar kunnen velen van leren.