SEO tickets voor een betere samenwerking met development

Als freelance SEO specialist heb ik samengewerkt aan verschillende projecten. Voordat ik aan een nieuw SEO project begin, zorg ik dat er vooraf duidelijkheid is over de capaciteit bij development. Op deze manier weet je hoeveel ruimte development krijgt om bepaalde aanpassingen door te voeren. Is dit te laag? Dan stel ik de verwachtingen bij of vraag om meer capaciteit. Ik verzorg de uitvoering van technische SEO audits, met uiteindelijk een overzicht aan fouten en verbeteringen. Ik adviseer over gewenste aanpassingen en bespreek dit met de leidinggevende en development.

Ticketsysteem uitgelegd
Er zijn meerdere manieren om een overzicht te houden met aanpassingen voor een website. De meest gebruikte methode is een zogenaamde ticket systeem, waarbij in een log de status van taken worden bijgehouden totdat ze afgerond zijn. In deze context gaat het om een SEO log met SEO tickets gericht aan development, die de betreffende tickets verder afhandelen. Gedurende dit proces definieer je als SEO manager de tickets, voorzien van beknopte beschrijving met de gewenste aanpassingen. De tickets worden toegevoegd aan de log, zodat development de taken kan uitvoeren. Het ticket-proces van in behandeling tot afhandeling is als volgt:

1. Vooraf randvoorwaarden bespreken, zoals budget en capaciteitsgarantie.
2. Technische SEO audit uitvoeren.
3. Fouten, bugs en nieuwe features categoriseren.
4. Optimalisaties prioriteren op basis van impact en inspanning.
5. SEO manager in overleg met development.
6. Tickets definiëren voor de backlog.
7. Tickets in behandeling door development.
8. Development test i.s.m. SEO de aanpassingen.
9. Optimalisaties worden gepubliceerd op de site.

Best practices voor het uitwerken van SEO tickets
De belangrijkste tip: richt je op de verwachte resultaten en niet de instructies. Leg uit wat je wilt bereiken. Vertel developers niet hoe het gedaan moet worden.

Stel, je wilt alle URL’s van je website omleiden van de “www” versie naar de “non www” versie. In plaats van development aan te geven dat ze dit moeten aanpassen in de .htaccess bestand via 301 redirects (wat overigens niet altijd werkt, als je een Nginx server gebruikt), geef je aan dat de URL’s consistent moeten redirecten naar de “non www” variant.

Vertrouw op de expertise van developers. Vertel ze liever wat je nodig hebt en waarom het belangrijk is. Laat hen zelf bepalen wat de beste methode is om tot het eindresultaat te komen. Op de lange termijn zorgt dit voor betere resultaten en een gelukkig team met prettige samenwerking.

Creëer duidelijke SEO user stories
Een user story is een beknopte beschrijving die wordt gebruikt om specifieke functies of vereisten vast te leggen vanuit het perspectief van de gebruiker. Een user story bestaat uit vijf delen, te noemen: (1) titel, (2) gebruikerstype, (3) actie, (4) resultaat en (5) acceptatiecriteria. Ik zal dit illustreren met een voorbeeld.

1. Titel) Robots.txt optimalisatie,
2. Gebruikerstype) Als SEO manager,
3. Actie) wil ik het robots.txt vernieuwen op de website,
4. Resultaat) Zodat bots de juiste aanwijzingen krijgen voor het crawlen en enkel relevante pagina’s worden gecrawled.
   Robots.txt configuratie: https://voorbeeld.nl/robots.txt
   User-agent: *
   Disallow: /wp-admin/
   Allow: /wp-admin/admin-ajax.php
5. Acceptatiecriteria)
   – Het huidige robots.txt bestand moet bijgewerkt worden met de beschreven specificaties.
   – De bijgewerkte versie van het robots.txt bestand behoort gevalideerd te worden met het gebruik van de robots.txt tool, om syntaxfouten te voorkomen.

De acceptatiecriteria zijn essentieel als laatste check, om aan te geven dat een specifieke functie met succes is doorgevoerd.

Beschikbaarheid en capaciteit van developers
Voordat je development vraagt om wijzigingen door te voeren, is het belangrijk om stil te staan bij de werkdruk binnen het development-team. Denk aan de grootte van het team, andere taken die open staan van jou en andere teams. Zodra je dit weet kan je een moment inplannen om vragen te stellen. Bijvoorbeeld, is het beter om stapsgewijs met kleine aanpassingen te komen of direct een hele audit met aanpassingen?

Meer draagvlak creëren bij het management
De belangrijkste uitdaging ligt bij het creëren van intern draagvlak binnen het management voor SEO als investering. Alleen op deze manier kan development meer capaciteit toegewezen krijgen om SEO tickets uit te voeren. Dus voordat je begint aan een nieuw SEO project of functie, wil je vooraf weten hoe het zit met beschikbare tijd en budget bij development. Als SEO specialist wil je hierbij verwachtingen scheppen met tijd die je verwacht nodig te hebben van development. Op deze manier weet je precies wat je te wachten staat.

Fouten tegenover nieuwe functies afwegen
Als SEO specialist heb je te maken met bugs of fouten die voortgang in de weg zitten, maar ook nieuwe features of functies die zorgen voor groeikansen. Over het algemeen krijgen bugs en fouten voorrang op nieuwe functies. In je werkwijze wil je een splitsing maken in SEO tickets over technische fouten en nieuwe functies.

SEO-impact versus development-effort
Ongeacht het gaat om een fout of nieuwe functie, prioriteer de juiste wijzigingen op basis van de voordelen voor de gebruiker (impact) en inspanning die het kost om de wijziging door te voeren (effort). Met andere woorden, geef voorrang aan taken die veel waarde bieden aan bezoekers of omzet met een lage inspanningsgraad. Hou er rekening mee, dat nieuwe functies vaak fouten met zich meebrengen. Daarom is er altijd een voorkeur voor het oplossen van bugs of fouten. SEO Tickets kan je inschalen op basis van impact en effort-niveau van 1 t/m 5. Op deze manier hou je overzicht waar de prioriteiten liggen.

• Impact: Hoog betekent veel impact op een positieve gebruikerservaring, rankings, omzet of organische prestaties anderszins.
• Effort: Hoog effort niveau betekent dat het veel inspanning vereist vanuit development en/of dat de kosten hoog zijn voor implementatie

Samenwerking verbeteren met de juiste communicatie
Werken in teamverband brengt een bedrijf tot betere prestaties. Het is belangrijk dat teams elkaars werk en prioriteiten respecteren. Soms realiseren developers zich niet hoe belangrijk SEO is. In sommige gevallen kan dit een reden zijn om bepaalde SEO taken niet op tijd uit te voeren. Om je collega’s bij development te helpen, kun je tijd inplannen voor een uitleg hoe SEO de prestaties van een website beïnvloedt en waarom het belangrijk is dat taken op tijd worden uitgevoerd.

• Actief luisteren. Toon oprecht interesse en gehoor aan het perspectief van de developers. Wacht niet enkel totdat het jou beurt is om te spreken.
• Inlevingsvermogen boven je eigen ego. Voorkom dat het competitie wordt over wiens functie het belangrijkst is. Het gaat erom dat je de samenwerking verbetert.
• Stel open vragen. In plaats van aannames, gebruik open vragen, zoals “Wat zijn je grootste uitdagingen als het gaat om het uitvoeren van SEO-taken?”. Op deze manier stuur je aan op antwoord vanuit hun perspectief.

Door deze tips toe te passen en actief naar elkaar te luisteren, kunnen SEO marketeers en ontwikkelaars een werkomgeving creëren waarin iedereen zich gewaardeerd voelt en bijdraagt aan het succes van de website.

Alle stappen in het kort samengevat
Ik zal kort alle stappen opsommen. Door deze stappen te volgen zorg je ervoor dat technische SEO-adviezen efficiënt worden uitgevoerd.

• Bij het beschrijven van SEO tickets, focus op resultaten en niet op de instructies zelf. Beschrijf wat je wilt bereiken, niet hoe het gedaan moet worden. Vertrouw op de expertise van developers om te kiezen voor de meest efficiënte oplossing.
• Schrijf overtuigende user-stories. Beschrijf het gewenste resultaat vanuit het perspectief van de gebruiker (user), inclusief het verwachte eindresultaat.
• Hou rekening met de capaciteit, werkdruk en prioriteiten bij development. Splits grote taken op in kleine taken, zodat het beter beheersbaar wordt.
• Geef technische fouten de prioriteit boven nieuwe functies. Fouten die groei in de weg staan wil je als eerst opgelost hebben. Focus je daarbij op aanpassingen met de hoogste impact en laagste effort-niveau.
• Plan tijd met development voor kennisdeling. Vertel over het belang van SEO en het tijdig uitvoeren van SEO-taken.
• Stimuleer open communicatie. Luister actief om perspectieven van developers te begrijpen. Gebruik inlevingsvermogen boven je ego en stel open vragen.
• Creëer draagvlak bij het management voor SEO als investering. Om meer capaciteit en prioriteit te krijgen vanuit development, is het belangrijk dat het management hierop aanstuurt. Als SEO marketeer ga je daarom in gesprek met personen die hiervoor kunnen zorgen.